辦公自動化背景下醫院文書檔案管理探討

賈方琦

(唐山市婦幼保健院，河北 唐山 063000)

一、醫院文書檔案辦公自動化管理剖析

首先，辦公自動化保密性不高。醫院沒有重視辦公自動化的保密性，文書檔案進行管理得到了良好的管理效果。然而，在實際管理過程中，還是存在醫院文書檔案保密性差的問題。主要因為在檔案載體發生變化之后，電子文件內容穩定性較差，經常會受到各類因素的干擾出現保密問題。例如：沒有對系統進行必要的加密，不法分子進入醫院檔案系統中，然后對電子文件進行修改，導致出現難以解決的問題[1]。

其次，醫院文書檔案管理規范性不高。對文書檔案進行管理還沒有制定完善的管理制度，不能提高文書檔案管理的規范性，難以達到良好的管理效果。例如：在對醫院文書檔案進行分類與編碼的時候，不能根據各類醫院文件情況進行分類，不僅分類效率低，還影響了醫院文書檔案的使用價值，難以提高醫院文書檔案管理工作質量[2]。

二、自動化辦公技術在醫院文書檔案管理中的優點

醫院文書檔案管理人員在應用辦公自動化技術的過程中，可以有效提高其工作效率，達到預期的管理目的。具體表現為以下幾點：

首先，想要提高辦公效率，主要針對計算機系統，在處理文書檔案的過程中，能夠自動輸入數據與處理文件，減少了人工操作，減少中間環節，進而減少了人工操作的時間，可以有效提升辦公效率，過去，文書檔案管理人員都是通過手動錄入數據的，而自動化辦公技術可以提高文字輸入效率，提升辦公效率，實現一體化操作[3]。

其次，醫院文書檔案管理人員應用自動化辦公技術，可以實現信息資源共享。在傳統的醫院文書檔案管理過程中，文書檔案信息很難得到共享，導致文書檔案應用價值降低。然而，在應用辦公自動化技術之后，可以利用網絡信息技術對文件信息進行共享，進而提高醫院文書檔案的應用價值。

最后，可以提高文件保存質量。傳統的醫院文書檔案管理中，都是利用紙張對文件進行保存，很容易因為紙張損壞出現文件保存問題，難以達到良好的文書檔案管理效果，然而，在應用辦公自動化技術之后，相關管理人員可以利用數據庫等對文件進行保管，并且做好備份工作，這樣，除了可以提高文書檔案傳輸效率之外，還能保證文書檔案信息的可靠性，從根本上增強醫院文書檔案管理效果。

三、醫院文書檔案管理中辦公自動化技術應用措施

醫院文書檔案管理人員在實際工作過程中，要想提高工作質量與工作效率，就要重視辦公自動化技術的應用，保證可以提高工作質量與工作效率。

(一)提升文書檔案信息的安全性

針對文書檔案信息工作，安全性要重視。首先，及時發現其中存在的危險性問題，并且采取有效措施解決問題，避免出現危險事故。其次，管理人員要根據醫院文書檔案管理工作實際要求，在文書檔案系統中設置殺毒軟件與防火墻等，這樣，才能避免出現文書檔案信息安全問題。再次，要實時重視檔案信息安全工作，定期檢查網絡運行環境，定期對電子設備進行體檢、檢修，發現問題及時處理，杜絕重大安全隱患。最后，管理人員可以針對醫院文書檔案系統設置身份驗證密碼，保證可以提升醫院文書檔案信息的安全性。

(二)制定完善的工作計劃

醫院文書檔案管理人員必須要針對辦公自動化技術的應用，制定完善的工作計劃，進而提高辦公自動化技術的應用質量。

首先，管理人員要制定一套完整的管理體系，包括規章制度、管理辦法，要以此為管理準則和規范。其次，醫院文書檔案管理人員要在提高工作量的基礎上，為醫院提供完善的工作計劃書，在院領導審核之后，按照工作計劃書開展相關工作。再次，在年中要對工作計劃進行梳理，查對工作進度，撰寫階段性報告，根據工作計劃查缺補漏，在工作中發現的問題要及時在下一年度中進行改進。最后，醫院文書檔案人員除了要保證文書檔案信息數據安全性之外，還要重視數據傳統環境的優化，保證可以提高數據管理的便利性。

(三)建設高素質人才隊伍

為文書檔案管理工作的實施奠定基礎。首先，要聘請專業素質較高的文書檔案管理人才，要求其在具有較高學歷與素質的基礎上，掌握一定工作經驗，在工作過程中積極學習新知識，不斷地提高認知，有利于提升醫院文書檔案管理工作質量。其次，在聘用高素質人才之后，要階段性的對其進行專業知識的培訓，使其可以掌握先進的辦公自動化工作技能，提高工作效率，完成工作正確率高，優質完成工作任務，進而提升管理工作質量。再次，相關部門要對文書檔案管理人員進行思想知識的培訓，使其養成良好的職業道德素養。最后，要求管理人員要和專職管理人員共同學習，管理者了解文書檔案管理工作。

四、結語

醫院文書檔案管理人員必須要重視自身工作方式，積極學習先進的辦公自動化技術知識，全面掌握各類軟件與硬件的應用策略。同時，醫院領導人員還要全面監督文書檔案管理工作，及時發現存在的問題，發現問題及時解決，并提出改進措施，避免在今后的工作中出現類似錯誤，有持續改進目標，并且利用相關制度解決問題。

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國病案，2014(01).

[2]馬睿.論信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用[J].辦公室業務，2014(01).

[3]崔文霞.淺論文書檔案的信息化管理[A].齊魯檔案論壇[C].2015.