新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

王艷婕

(吉林化工學院，吉林 吉林 132022)

高校人事檔案主要是用于反映和記述個人德才表現(xiàn)和經(jīng)歷的過程，其通常是以個人為單位組合起來，由人事部門在對員工進行選聘、培養(yǎng)、使用階段所產(chǎn)生的，是對員工學歷、社會關系、工作狀況、人生經(jīng)歷等內(nèi)容的原始記錄。因此做好新形勢下高校人事檔案管理工作尤為關鍵，其可以推動高校的快速發(fā)展。

一、高校人事檔案管理中的問題

(一)檔案內(nèi)容和評價性材料有待完善

如今，大部分高校所開展的人事檔案工作更多的側重于對教職工政治面貌、工作經(jīng)歷、思想表現(xiàn)等內(nèi)容，而未對員工近期的表現(xiàn)給予重視，過去死板材料反映較多，而現(xiàn)實活動的鮮活材料反映較少，同時教職工的能力特點、工作實績、知識結構、業(yè)務專長等信息缺乏真實、有效的反映。此外，所采用的考核評價材料基本上是千人一面，千篇一律，大多選擇一些籠統(tǒng)的、固定的政治性套話和術語，無法對教職工的個性特點給予直觀的反映，知識檔案內(nèi)容有失全面、準確。

(二)檔案信息欠完整且缺乏真實性

高校人事檔案管理人員在進行人事檔案材料收集和管理的過程中，未對檔案管理的基礎知識給予重視，對于需要存檔的內(nèi)容也未及時進行存檔，檔案管理未嚴格按照相關規(guī)范和標準進行操作，從而導致檔案信息失真。同時，高校教職工未及時上報自己的相關資料，致使檔案信息欠完整，甚至一些教職工為了美化自己的檔案，而上報一些失真的信息，從而增加了檔案管理的難度。

(三)管理手段落后，資金投入不足

首先，高校缺少必要的硬件設施。大多數(shù)高校的人事檔案室都存在管理手段落后現(xiàn)象，致使人事檔案庫房、閱覽室、辦公室配置不合理，甚至有些高校將他們分配到一間辦公室進行辦公，這樣將會使人事檔案管理氛圍不理想，影響其工作效率；其次，人事檔案現(xiàn)代化、信息化水平低。隨著信息化技術的發(fā)展，社會各個領域都引入了信息化技術，但是由于高校人事檔案管理缺乏足夠的資金投入，從而導致他們沒有足夠的資金配置信息化技術，這樣一來高校檔案管理人員不得不繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，無法更好的與信息時代接軌，大部分人事檔案管理工作都需要靠手工來完成，浪費了大量的人力和物力，而且人事檔案管理不高。

二、提高高校人事檔案管理工作的對策

(一)完善管理機制，推動人事檔案管理工作朝規(guī)范化發(fā)展

首先，提高高校領導對人事檔案管理工作的重視。作為高校領導者，要充分意識到高校人事檔案管理工作的重要性，并將其納入重要議事日程之中，根據(jù)高校的基本情況來建立人事檔案管理機構，并委培專業(yè)人員定期對檔案管理工作進行檢查、督促，對該階段所遇到的問題要進行全方位的分析，并提出相匹配的解決方案。同時對現(xiàn)有的人事檔案管理考核機制進行相應的補充和完善，并根據(jù)實際情況對人事檔案管理工作進行定性定量考核，從而使人事檔案管理工作趨于規(guī)范化、系統(tǒng)化；其次，完善管理制度。實際上，人事檔案管理屬于瑣碎繁雜、頭緒多的工作，只靠單一的制度來約束，并不能達到理想的效果，此時就需要與人事檔案管理工作的實際情況相結合，對現(xiàn)有的各項檔案管理制度進行補充和完善，為人事檔案管理工作的開展提供保障。最后，完善計算機輔助管理制度，以確保人事檔案材料的及時、準確、全面收集、整理、歸檔，該過程要對人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行嚴格把關，從而有效阻止虛假材料進檔，更好確保檔案材料的真實、準確、全面、實用。

(二)加大資金投入力度

要想確保高校人事檔案管理工作順利的進行，就需要與之相匹配的硬件設施作為保障。此時就需要對檔案管理的相關要求進行分析，并把高校人事檔案管理所需要的硬件設施直接納入到高校的總體規(guī)劃之中，并將人事檔案的費用納入到高校財務預算之中。同時高校還需要在資金投入和人才配備方面給予保障，嚴格按照標準為其配備專用庫房、辦公室以及檔案室，根據(jù)需求購買打印機、復印機、電腦、掃描儀、檔案柜及裝訂機等辦公設備，以有效提高高校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

(三)提高信息化建設水平

在經(jīng)濟社會快速發(fā)展的過程中，要想提高人事檔案管理工作的整體效果，并使其滿足時代發(fā)展需求，就要在高校人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中引入信息化技術，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以電子化、數(shù)字化的形式呈現(xiàn)出來，更好地提高人事檔案管理的信息化建設水平，同時借助信息化技術可以實現(xiàn)對檔案信息的及時、準確查詢，并隨時增加員工的相關信息，進而確保人員信息的完整性，使高校人事檔案管理工作有條不紊地開展。

三、結束語

總之，高校人事檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，其主要是勞動工資、人事部門等在人員考核階段所形成的記錄，以更好地反映員工的基本情況。同時，高校人事檔案具有真實性、動態(tài)性、認可性、現(xiàn)實性、機密性等特點，可以為高校職工的晉升提供參考和借鑒，因此需要采取措施來提高人事檔案管理工作的效率，為高校的發(fā)展奠定良好的基礎。

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