關于檔案安全的分析

楊秀娟

(哈爾濱市第一社會福利院，黑龍江 哈爾濱 150001)

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案工作也得到了很大進步。檔案能夠幫助我們更好地處理問題，而在檔案利用中經(jīng)常出現(xiàn)安全問題，使檔案被盜取或者損毀，所以應該加強對檔案安全問題的重視，做好檔案的安全管理工作。

一、檔案利用的安全類別

(一)實體安全

通常來說檔案的存在形式有兩種，一種是紙質(zhì)檔案，另一種是電子檔案。對于紙質(zhì)檔案來說，雖然經(jīng)歷時間比較長，保管的措施也在不斷更新，但是仍然存在一些安全漏洞，一旦出現(xiàn)被盜或損毀的情況，將造成很嚴重的后果，因為某些檔案具有不可復制性。在檔案管理中工作人員工作疏忽，如果檔案柜忘記鎖，或者出現(xiàn)檔案資料借閱未歸還的現(xiàn)象，都可能造成檔案的安全問題。此外，還存在檔案室沒有建立專門登記簿，檔案隨意借閱。對于電子檔案來說，由于這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，雖然電子檔案的安全性比紙質(zhì)檔案高一些，但是相比紙質(zhì)檔案來說仍然存在很多安全問題，例如電子檔案容易被涂改、刪除、可被復制等。而且電子檔案的保存條件要求比較高，必須在保存的時候避免人為破壞。

(二)信息安全

隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息安全已經(jīng)引起公眾的關注。檔案信息是檔案管理中的核心內(nèi)容，在檔案信息傳播的過程中，容易發(fā)生信息安全問題。信息安全具體體現(xiàn)在以下兩個方面，一個是電子信息安全。由于電子檔案的讀取涉及到很多數(shù)據(jù)和背景信息，為了保證電子檔案的各項防護措施都符合相關的保管要求，需要將電子檔案和背景信息以及相關數(shù)據(jù)一同保存，但是在此過程中沒有及時將數(shù)據(jù)安全、完整地遷移，也沒有對這些數(shù)據(jù)和信息進行保存，導致電子檔案打不開。另一個是開放檔案的信息安全。依法公開檔案信息是各級檔案機關的一項重要職責和基本義務。隨著檔案信息公開的廣泛實施，保存在檔案室和檔案館的檔案信息正在由內(nèi)向型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，檔案開放的利用將呈現(xiàn)出更加多元化的發(fā)展趨勢，也對檔案利用的安全提出了更高的要求。

(三)國家秘密安全

由于我國歷史悠久，所以留存下來的檔案數(shù)量也比較多，其中有很多檔案涉及到國家機密，這部分的檔案安全事關重大，必須加強這部分檔案的安全工作。根據(jù)檔案重要性來進行加密處理，關系到國家安全和利益的檔案要做好更高層次的加密處理。對這類檔案限定使用人數(shù)、使用范圍，沒有經(jīng)過相關機關許可不可以隨意復制。保證這類檔案的安全是各級檔案部門應盡到義務和責任。隨著信息化技術的快速發(fā)展，對國家安全工作產(chǎn)生了很大影響，黑客、病毒等不安全因素的出現(xiàn)加大了檔案部門安全保密工作的難度。同時隨著時間的流失，涉及國家機密的檔案保密級別也在發(fā)生變化，但是仍然有部分檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)的加密體系，這就對檔案安全產(chǎn)生不利影響。

二、做好檔案利用的安全措施

(一)逐漸增強檔案安全責任感意識

做好檔案安全工作并不是某個單位或者某個個人就可以完成的，而是需要相關單位的共同協(xié)作，肩負起相應的責任和義務。各級事業(yè)單位、檔案局等應該認識到檔案安全的重要性，逐漸增強檔案安全的責任意識。作為檔案管理部門的領導者應該制定人員負責制，遵守相關的原則，明確負責人的崗位職責，并把安全責任意識貫穿到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。

(二)逐步完善檔案開放認定體系

檔案管理工作是一個復雜的體系，各層級之間緊密聯(lián)系，檔案管理的各個部門和個人都必須肩負起檔案利用安全工作的責任和義務。相比單位內(nèi)部的檔案部門，檔案館的檔案利用率比較高，而且利用比較廣泛，這就需要檔案館做好檔案的安全控制工作。隨著社會的不斷進步，關于國家機密的檔案會發(fā)生改變，所以相關的檔案加密級別認定也需要改變。根據(jù)國家相關的規(guī)定，檔案管理人員需要根據(jù)外部環(huán)境的變化做好檔案發(fā)展工作。同時不斷建立健全檔案認定審批體系，爭取檔案管理部門能夠在短時間內(nèi)完成檔案安全系統(tǒng)的建立，并全方位、多角度地開展檔案安全控制工作。

(三)建立并完善信息安全防范措施

在檔案利用的過程中會涉及到檔案信息公開工作，在此過程中各級檔案部門必須加強檔案信息的安全管理制度，做好檔案信息資源的分類管理、檔案信息資源目錄以及檔案信息的審查制度等，保證在檔案利用過程中的檔案完整性和安全性。同時，檔案管理部門應該結(jié)合自身的實際情況做好檔案的內(nèi)部信息化管理，同時制定好檔案信息的保密制度，在檔案錄入、掃描、歸檔、管理等環(huán)節(jié)中做好信息安全管理。

三、結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理過程中檔案安全問題必須引起檔案部門的重視，因為檔案安全關系到國家、集體、個人的切身利益，需要各級部門的相互配合，保證檔案利用的安全。作為檔案管理人員來說，應該認識到檔案安全的重要性，同時不斷提升自身的專業(yè)能力，做好檔案安全工作。作為檔案管理部門應該引進更加先進的管理理念，為檔案管理工作提供足夠的設備和資金。做好檔案管理工作也是維護社會穩(wěn)定的一個方面。

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