信息化環境下辦公室管理效率提升應用研究

梁宏音

(深圳信息職業技術學院交通與環境學院，廣東 深圳 518172)

辦公室管理工作涉及到的內容比較復雜，這就對管理工作的效率有著很高要求，只有充分注重信息化技術的科學應用，才能真正有助于提高辦公室管理的效率。通過從理論層面深化信息化技術的應用研究，就能為辦公室管理工作提供相應理論參考。

一、信息化環境對辦公室管理影響和信息技術應用必要性

(一)信息化環境對辦公室管理的影響

信息化環境對辦公室的管理工作產生的影響比較大，從產生的積極影響層面來看，主要就是對信息技術的應用促進了辦公室管理的效率，改善了傳統的管理模式，使得信息量以及傳播的速度都得到了提高，也大大提高了辦公室管理的精確度[1]。

(二)辦公室管理信息技術應用必要性

辦公室的管理工作中對信息技術的應用，是保障管理質量的重要支持力量，這是提高辦公室管理綜合能力的應用技術。信息技術的應用過程中，有助于相關政策的推廣，將一些新的規章制度通過信息技術的共享功能加以實施，方便了信息的傳遞及時。辦公室的工作涉及到的內容較多，而其自身有著樞紐的作用，所以這就要求辦公室的管理工作要注重效率的提高，而通過信息技術的應用，就能實現精簡高效的作用，能協作配合具體的管理工作，提高管理工作的整體效率。

二、辦公室管理信息化的現狀和應用策略

(一)辦公室管理信息化的現狀

其一，不注重辦公室管理信息化發展。處在當前信息化發展時期，辦公室的管理工作開展，就要注重信息技術的科學應用，從而才能保障管理工作的質量。但是在實際的管理工作開展中，一些管理人員沒有注重辦公室信息化建設和管理，沒有樹立新的管理思想，對信息化管理的重要性和需求沒有準確的分析，這些都會影響辦公室管理工作的進一步深化開展，不利于辦公室管理效率的提高[2]。

其二，辦公室管理信息化制度不完善。實現辦公室管理質量水平提高的目標，就要充分重視制度的完善建立，按照制度進行操作才能保障管理工作有序開展。但是從實際的現狀能看到，一些辦公室的管理工作缺乏制度的支撐，以及制度的建設不完善等問題比較突出，這些都會影響信息化管理工作順利開展。制度的缺失造成信息化管理工作責權得不到有效落實，分工方面也不能明確，這些就會影響更高層的決策。

其三，不注重信息化管理基礎設施建設。辦公室信息化管理工作的開展，需要在基礎設施建設方面進一步深化實施，這是保障辦公室管理質量提高的基礎[3]。但是實際中的信息化基礎設施建設還沒有完善，這就不利于信息化管理工作的進一步實施，未來在這一方面的投入就要進一步加強。

(二)辦公室管理信息化技術應用策略

第一，及時轉變信息化管理觀念。辦公室信息化管理目標實現，需要相應信息化技術的支持，要進一步加強信息化技術的科學應用，和實際辦公室管理的內容能緊密的結合起來。管理人員自身要及時轉變辦公室信息化管理的觀念，和時代發展的要求緊密結合起來，這樣才能真正有助于辦公室管理水平的提高。要注重信息的收集以及整理分類等，從而保障辦公室信息化管理目標實現。

第二，加強信息化管理制度完善制定。辦公室管理工作的開展過程中，對信息技術的應用就要充分注重相應制度的完善制定，按照規范化管理的流程制定完善的信息化管理制度體系，只有如此才能規范辦公室的管理[4]。這就要能和辦公室管理的性質以及功能相結合，融入信息化管理的內容和行為規范，保障辦公室信息化管理系統的完善實施。加強辦公室管理的重點突出，將其管理的重點和信息化技術能緊密的結合起來，從而促進管理工作的順利進行。

第三，注重辦公室信息化基礎設施完善建立。保障辦公室信息化管理目標實現，首先在相應的基礎設施建設層面要能加強，注重完整開放的信息網絡基礎設施的投入，從而促進辦公室信息化管理工作的順利開展。注重信息化網絡的升級以及管理維護等工作的完善，加強信息的收集以及處理效率的提高，方便信息的查詢以及交換等。進一步加強辦公室信息化基礎設施建設的投入力度，從這些基礎層面得到了加強，才能有助于辦公室信息化管理目標實現。

第四，保障信息的流通順暢。辦公室管理工作開展中，信息化技術的應用首先就要保障信息的暢通，及時的發布企業或者單位的各種各樣的工作信息，保障工作能順利的開展[5]。注重部門以及處室工作的計劃編寫以及綜合整理等，通過多樣化的信息化管理形式，提高辦公室綜合管理能力，如此才能有助于整體工作完成的效率。

三、結語

總而言之，保障辦公室管理的效率提高，就要將信息化技術應用其中，結合辦公室管理工作的內容，制定相應的管理方案，從多方面著手實施，保障管理工作順利實施。希望能通過此次對辦公室信息化管理的研究分析，能為解決實際的管理問題以及促進實際管理工作的順利實施提供相應發展思路，保障辦公室管理工作的質量。

[1]鄒春連.現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].中國高新技術企業，2016(30).

[2]何玉琴.用科學發展觀指導地勘單位辦公室管理工作[J].國土資源職教改革與創新，2016(Z1).

[3]付志軍.如何創新石油企業的辦公室管理[J].現代經濟信息，2017(18).

[4]任浩明.新形勢下如何做好辦公室管理工作[J].企業改革與管理，2016(12).

[5]李志偉.煤礦企業辦公室管理工作存在的問題及對策[J].東方企業文化，2014(22).