探析高校基建檔案管理中存在的問題及應對措施*

王小芳

(河北機電職業技術學院，河北 邢臺 054000)

一、新形勢下高校基建檔案管理面臨的問題

(一)高校基建檔案的管理工作存在懈怠

高校基建檔案管理目前處于一種半忽視的狀態。現今檔案管理方面人才的稀缺，大部分高校基建檔案管理人員從根本上意識不到檔案管理信息化的重要性。在高校基建的大環境下，各類互相競爭，為本來生存空間小的高校基建檔案管理增加困難。高校基建在設立檔案管理人員是少之又少，在人員調配上均投入高校基建實際經營的工作崗位上。資金的分配上區別于高校基建的其他崗位，高校基建主要優秀資源分配在實際經營的方面上，對于高校基建檔案管理資源微乎其微。

(二)高校基建檔案管理存在局限性

現階段高校基建檔案管理存在不僅僅是工作態度上的不夠重視，檔案管理相關制度不夠健全也是阻礙檔案管理信息化的原因之一。現今高校基建制度中沒有明確提出針對檔案管理的相關條例，檔案做不到明確分工，信息不明確和缺失，影響著其他的相互協作，造成資源浪費影響工作進程。檔案管理人員素質上和工作態度大部分均無法達到現代教學管理的水平，加上檔案管理相關軟件硬件設施老舊，無法達到檔案管理理想狀態。

二、新形勢下高校基建檔案管理的對策措施

(一)從根本上意識到高校基建檔案管理的重要性

高校基建檔案管理是不能忽視的，在高校基建管理工作中是無可或缺的。在教育事業蓬勃發展的今天，加強高校基建檔案管理是有助于各工作協調統一，井然有序的進行。只有高校管理高層人員對檔案管理給予高度重視，才能在源頭上改變現今高校基建檔案存在的詬病。在思想上認識到高校基建檔案管理的重要性，加大投入、加強管理、做到與其他系部管理一視同仁。在根本上改變檔案管理人員的工作態度，提高工作熱情，認識到工作重要性。

(二)健全高校基建檔案相關體制建設

沒有規矩不成方圓，現今高校基建檔案管理存在著缺少健全合理的制度，檔案資源存在浪費等問題。應對這一問題應當從自身發展實際情況出發，依據優秀高校基建成功的制度案例，取其精華，在一定程度綜合各方因素，制定科學規范的制度確保工作井然有序開展，同時解決以往的檔案雜亂不成章法的問題。為了拉動管理人員的工作積極性，創建績效制度。在一定程度上，帶動相關人員的主觀能動性、工作積極性，以便更好開展信息化檔案管理工作。

(三)加強現代化手段運用在高校基建檔案管理中

互聯網的發展使信息更全面廣泛，高校基建檔案管理信息化亦是如此。現今高校基建檔案管理信息化相關設備老舊、技術不發達，導致工作效率低下，使高校基建整體發展趨勢下降。引入現代化管理檔案信息尤為重要，在電子信息時代，從難以查閱的資料向簡單易找轉變。運用高科技手段投入在高校基建檔案管理中，從實際情況出發，在制度的幫助下，科學制定檔案管理，統一規范相關工作。保證每一個檔案的真實性、安全性、有效性，工作效率提高會帶動各方面效益。

三、高校基建檔案應大力重視信息化管理

(一)信息化管理檔案的重要性

在現代化信息時代，國家大力提倡運用現代信息技術在各個行業改革。對于高校基建檔案管理是在這樣的大環境下，通過高科技手段和現代信息技術，對于高校基建檔案進行科學化、系統化的改革。運用數字化改造和網絡化管控等方式對高校基建檔案進行高效流動、安全共享、高效現代化管理。

(二)高校基建檔案管理信息化的長足性

高校基建檔案管理信息化是將傳統的紙質文檔轉化為簡易的電子文檔，在科學技術的督導下，運用電子掃描和數字化轉換等方法將傳統檔案文件歸檔。還能實現根據文檔數字化檢索，輕松高效的找到需要的檔案資源。解決傳統手動歸檔，信息查閱不全等問題。

高校基建檔案信息化改變了傳統的弊病，運用信息化實現最大限度獲取檔案資源，高效廣泛進行資源共享。原來需要浪費不必要的時間和過多精力耗費人力、物力來獲取資料，在信息化資源管理的今天不復出現。高效、快捷、方便已經成為高校基建資料管理信息化的專屬符號。

四、結語

現代社會提倡與時俱進，順應時代潮流，有創新發展意識。在現代信息時代，教育改革刻不容緩。詬病諸多的高校基建檔案管理也將變成拉動時代發展的優秀資源。高校基建檔案管理用科學和現代信息化理論支持下，解決傳統出現的資源不合理利用，查閱時空地點受限等問題。高效快捷發揮檔案資源的長處，做到資源合理運用。為我國高校基建發展提供推動力，也為高校基建檔案事業做出里程碑的貢獻。

[1]李君，陳建群.高校基建檔案管理中存在的問題與措施[J].湖南醫科大學學報(社會科學版)，2009，11(04)：74-75+113.

[2]楊小江.高校基建檔案管理存在的問題及應對改進措施[J].江西建材，2015(06)：286-287.

[3]范譯文.淺談高校基建檔案管理中存在的問題和措施[J].科技風，2014(08)：234.