淺談檔案管理策略

陳青龍

摘 要：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發展提供了第一手資料。它是前人傳給后人的一份寶貴遺產，是歷史留給未來的一筆無價資源。新的歷史時期，新的工作需要，如何做好檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理工作做好了，一方面為單位科學發展奠定堅實的基礎，提升單位在社會中的影響力和信譽度，另一方面為領導及時了解單位工作開展情況，適時調整工作思路提供準確依據。

關鍵詞：檔案管理；管理制度；管理措施

檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。全面提高檔案管理者的素質，在企業檔案管理工作開展的時候，檔案管理工作人員作為有效聯系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質，這樣不僅可以促進檔案管理工作的順利開展，還能使檔案管理人員通過熟悉檔案管理工作的流程，加強開展檔案管理工作。因此，對企業內部的檔案管理一定要嚴格把好人才關，加強對應聘人員專業知識水平的考核力度，這樣才能為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。

健全制度，不斷把關，努力把好檔案材料的收集關要結合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。

提高認識水平，強化繼續教育。發展繼續教育需要解決的問題很多。首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者，機遇與挑戰并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

開展綜合培訓，提高業務水平。應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平；給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關學科知識的補充和更新。加強制度建設，建立運行機制。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

增新檔案資料整合收錄工作、加強檔案現代信息化管理。要想切實提高檔案的有效管理，就必須實現檔案的現代化管理，使企業的設備技術現代化、管理標準化、資料輸出的合理化。雖然大家熟知標準性的現代化技術包括：微機檢索技術和網絡技術等，可是能夠充分利用這些技術來作為保護好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進一步開發資源，收集和整合更多有價值的資料，來滿足當今企業對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發與利用作為重點工作，作為目標工作，檔案信息量的多少局限了企業的發展所汲取的營養資源，所以定期存儲檔案內容，增新有價值的信息儲存量，發揮檔案信息的最大利用功能。

創新服務手段要充分利用互聯網等信息手段提高服務質量，給檔案使用者提供主動、多元化、開放型的服務，實行多形式、多渠道拓展服務方式可以有效提高服務質量。建立信息資源數據庫，方便信息檢索。數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。

創新對利用者的研究檔案的整理工作不是僅僅為了保存，而是對其價值的利用。如何通過檔案的整理提高檔案的利用率，就應該研究利用者信息利用的預測能力和利用率。而且這種研究應該具有前瞻性，對未來檔案利用者利用率的前瞻性可以最大化提高檔案的利用率。掃清各種障礙，提高檔案的利用率和利用價值，更好地為使用者提供高質量的服務。

樹立檔案主動服務的思想觀念一個機關或者部門的檔案管理是其發展和運轉的基礎性工作，極其重要，工作中會有許多的知識和技術，是一項具有廣泛社會性的工作。工作人員應該通過各種途徑獲得檔案工作豐富的知識，要通過各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識，使大多數員工都能體會到和認識到檔案管理的重要性，并且配合檔案管理人員積極做好檔案管理的相關工作。擴大檔案工作的知名度和社會滲透力，使更多的人員重視檔案工作，并積極支持和參與。

轉變思想觀念，樹立信息化管理意識目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。信息化檔案管理在促進檔案信息資源的有效開發與應用的同時，還為社會提供了更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發展。endprint