創新辦公室管理 提升工作效能

高波

[摘 要] 伴隨企業、機關等組織所承擔的社會責任越來越多，其辦公室的工作內容也越來越寬泛，管理的人員逐漸增多，給辦公室工作和管理增加了一定難度，同時也要求辦公室工作更加細致化、準確化。辦公室作為企業的中樞機構，不僅對下屬員工起到管理作用，同時還是上級領導監督和政策執行的二級單元。文章結合我國企業和各個機關單位辦公室工作的實際情況，分析辦公室工作中出現的各種問題，并提出相應的解決措施。

[關鍵詞] 創新管理 辦公室 工作效能

中圖分類號：C931.4 文獻標志碼：A

辦公室管理工作的創新、工作效率的提高對企業各項活動的開展有著重要的意義。

一、做好企業辦公室管理工作的重要性

其一，企業辦公室管理工作，本身有著較強的全局性。辦公室作為企業賴以正常運轉的重要樞紐，在企業中發揮著承上啟下的作用，加之其所做的工作大多需要為企業發展全局所服務，故有著極強的綜合性特征。此外，企業辦公室的相關工作，必定與企業其他部門之間有著極為密切的關聯，故無論是對企業或是企業下屬部門，均有著重要意義。其二，企業辦公室工作具有明顯的協調性。一直以來，辦公室于企業發展進程中，始終扮演著內外部信息溝通渠道的角色，無論是針對上下級或是不同部門，均發揮著協調與管理的作用。其三，企業辦公室管理工作同時體現出較強的服務性，當然，也正是基于辦公室的這一特性，才有利于維護企業內部的和諧與穩定。因此，為切實促進企業發展，身為企業領導，在管理企業過程中，還需致力于企業辦公室協助能力的有效提升，如此方能在提高辦公室管理的服務性能同時協調好企業各方工作，進而保證理想的管理成效[1]。

二、當前企業辦公室管理工作中存在的問題

（一）管理理念落后

現階段，隨著社會經濟的快速發展，各個企業之間的競爭也越來越激烈，企業要想在這日益激烈的市場競爭當中立足，就必須積極地創新管理理念。但是，當前很多企業在管理的過程當中，無論是在技術方面還是在管理方式方面，都較為傳統單一。管理理念作為企業管理的核心組成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的話，那么辦公室管理工作效率及質量必然無法得到有效的提升。

（二）缺乏良好的創新能力

在新的發展形勢下，信息技術水平快速提升，計算機以及自動化技術在社會的各個領域都得到了廣泛應用，尤其在大型企業的辦公室管理工作中也得到了廣泛應用，也改變了辦公室的管理工作。但當前大型企業辦公室中的相關人員缺乏良好的創新能力，影響了管理工作的有效進行。

（三）管理制度不完善

對于一個企業的發展來說，管理制度發揮著至關重要的作用。只有構建了一套科學、規范、完善的管理制度，才能夠更加穩定的促進企業的發展。只有這樣，才能夠形成良好的約束機制，使得辦公室人員都能夠更加自覺、主動地去遵守相關的規章制度，進而促進辦公室工作效率的提高。隨著時代的快速發展，企業辦公室管理當中所存在的問題日益突出，由于制度的不規范、不完善，使得辦公室管理無章可循，不得不說，這在很大程度上影響著辦公室管理工作的開展。

三、創新管理辦公室，提升工作效能

（一）思想觀念的創新

辦公室管理離不開合理科學思想的指導。企業辦公室的工作人員必須保持積極開放的心態，積極學習最新理念、知識和技能。結合工作要求，辦公人員需要不斷“創新”，堅持學習“以精為本，摒棄糟粕”。先進的理論知識和思想觀念是辦公室人員做好各項工作、克服困難和障礙的精神力量。企業辦公室工作人員只有做到用先進的理論武裝自己，將理論積極應用于實踐中才能使辦公室工作緊跟時代潮流，不斷提升管理與服務質量[2]。

（二）制定完善的辦公室責任制度

企業需要積極地制定一套完善的辦公室責任制度。首先，應實現對企業的定崗定制，企業應充分地意識到辦公室管理工作的重要性，一旦辦公室工作出現問題，必然會影響到整個企業的發展。在這種情況下，就應積極地借鑒現代管理理念，充分地結合辦公室職責的不同，科學合理地對企業辦公室定崗定責，真正做到有章可循。與此同時，還應將企業辦公室的責任任務納入到實際的工作管理范圍當中，進而營造出一個更加和諧的辦公室環境，使得每一名員工都能夠團結共事，促進執行能力的提高。

（三）優化資源配備，改善辦公室職能

由于企業辦公室工作幾乎囊括企業所有范圍，故其工作內容也相對較為繁雜。事實上，規模越大的企業，其辦公室職員的日常工作愈加繁忙，其中雖是以小事居多，但也包含部分大事。與此同時，辦公室于企業發展過程中，要配合領導的分配安排，與各個部門之間形成有效配合，以幫助其完成各項工作及任務。故經常導致辦公室行使了其他部門的職權，但自身職能卻未能得到充分發揮。基于此現狀，企業應務必明確辦公室職能，并對其職能予以進一步優化，將原本不該由辦公室處理的工作及業務從日常工作中脫離出來，使其有更多的精力與時間投入到自身的本職工作中。為了確保企業全面、均衡發展，企業還需根據辦公室職員的個人能力素質水平，為其分配符合其能力與水平的工作任務，以做到人力資源的最大化利用[3]。

（四）增強企業辦公室人員的責任服務意識

辦公室管理人員要明確企業的總體發展形勢，通過積極轉變觀念，明確辦公室管理工作的具體責任與任務，不斷增強自身的服務意識，充分發揮其所具有的參謀助手作用，幫助企業領導建立更加規范有序的工作流程及秩序，確保能夠更加科學地進行決策。此外，企業還要對辦公室管理工作進行有效監督。督查同樣是辦公室管理工作的主要內容與職責，其能夠使企業的計劃以及工作任務得到有效落實。辦公室在開展各項工作時要圍繞企業的工作重心，通過構建高效的督查機制，促進企業不斷進步。

（五）優化職責分工與人員管理

辦公室工作涵蓋了公文處理、印信管理、會議管理、外事接待、督查督辦、檔案管理、保密管理、后勤保障等多項管理服務職能，工作千頭萬緒、紛繁復雜。因此，辦公室人員必須具備較高的思想政治覺悟、熟練的綜合業務能力和較強的心理素質。辦公室內部要明確職責分工，結合各人所長合理分配工作任務，確定崗位職責分工，并且引導員工樹立“分工不分家”的大局意識。“你也許能教會一只火雞去爬樹，但還是找一只松鼠來得容易一點” 。這句人力資源管理的格言說明了人才培養的重要性，更強調了選對人的重要性。為高效推進辦公室工作，辦公室應當配置秘書學、漢語言文學、行政管理、工商管理等專業的高層次專業人才，通過業績考核、開展繼續教育、設置晉升通道和制訂職業規劃等方法激勵員工不斷學習成長，并通過“輪崗”學習的方式，著重培養“一崗多能”型人才，以避免員工休假或突發離職造成的被動局面。

（六）有效處理突發事件，提升應急處理能力

隨著現代化企業人性化管理理念的普及與應用，也要求企業在開展辦公室管理工作的過程中，要有效落實以人為本的理念，并對思想進行統一，達到凝聚人心的目的。此外，辦公室人員還要具備超前的思維意識，通過制訂有效的應急預案，確保突發性事件能夠得到有效處理。

（七）融入“以人為本”思想，努力提升企業凝聚力

從上面的內容中，大家可以看到，不管是管理理念還是管理模式，都提到了“以人為本”的中心思想，因此，現代化企業辦公室管理工作的優化過程需要將“以人為本”融入進來。某種意義上來說，“以人為本”的辦公室管理思想就是指企業需要以員工為中心，滿足員工的個性化發展需求，使員工有歸屬感，從而達到管理工作順利進行的目的。具體表現為：辦公室的管理者在管理工作強化過程中，多關心員工，想員工之所想，急員工之所急，問員工之所問，為員工解決實際問題，從而提升辦公室的團隊凝聚力。

四、結語

總之，隨著我國經濟社會的不斷發展，企業辦公室的重要作用愈發凸顯，且鑒于企業辦公室的工作質量將直接影響到企業的整體發展成效。故基于此，企業應務必加強對辦公室的管理，若發現問題及時加以解決，方能在維護辦公室工作開展有序性與有效性的同時，為企業實現可持續發展目標提供有效助力。

參考文獻：

[1]董峰文.簡析現代企業辦公室管理工作的改進措施[J].東方企業文化，2015（15）：13.

[2]唐小鈞.現代企業辦公室管理工作的優化探討[J].現代國企研究，2015（8）：30.

[3]師蔚群，火金琍.專業所辦公室工作的體會和思考[J].辦公室業務，2016（1）：43.