淺談基于ERP系統的物資管理新模式

王希軍

摘 要：隨著信息化系統的普遍應用推廣，結合公司實際情況，本文談談基于ERP系統（企業資源計劃，以下簡稱“系統”）開展物資管理的新模式，以及按照ERP系統的物資管理的業務范圍，如何做到物資管理在預算、采購申請、采購訂單、采購入庫、庫存、核算及結算等業務環節的推廣應用，并淺談筆者自身在處理物資管理業務時遇到的問題、解決方法以及對ERP系統內物資管理新模式的不成熟的想法和意見。

關鍵詞：ERP；物資管理；采購

ERP是Enterprise Resource Planning，也就是企業資源計劃的簡稱，基于系統化管理思想，在信息技術應用下，為企業決策層以及員工構建決策運行管理平臺。這一平臺是建立在物料需求計劃發展基礎上，所得的新一代集成化管理信息系統。

物料管理（MM）模塊主要功能介紹

物料需求計劃

在倉庫/庫存系統應用中，MM模塊能夠為企業決策以及管理提供物料需求計劃基礎數據，分析物料需求來源以及計算方式等。在物料消耗需求計劃分析基礎上，依照消耗數據得出第二次訂單點原則或者制定采購計劃，并采用采購申請方式記錄其他需求，配備采購人員，基于此，能夠將訂單數量以及服務級別確定下來。

采購

采購本身的功能比較強大，能夠實現對其處理過程的有效優化，也就是從提出采購申請生成訂單，到之后的采購訂單制定以及長期采購協議制定。在系統應用中，能夠在事先設置采購框架協議的應用基礎上自動生成采購申請，并將其轉變為采購訂單。另外，采用信息記錄方式，可以對采購員對采購價格擅自更改起到一定限制作用，并基于此構建科學合理的監控采購過程體系，系統可查詢庫存數量、庫存可用量、供應商、采購訂單歷史、交貨時間及未結訂單數量等（異常）情況，以便采購人員更加真實地掌握采購信息。

庫存管理

庫存管理單元也就是物料收發的整個過程，不但要進行采購收貨以及采購退貨，同時也需要進行庫存轉移、生產收發、庫存調整等等，甚至在管理過程中也需要完成跨公司、工廠的轉移工作。庫存管理系統運行中，需要將系統操作時間以及過賬時間記錄下來，也可以將實際操作中的單據號碼記錄下來，便于之后的查詢以及搜索功能。

倉庫管理

倉庫管理也就是庫位管理。依照具體的功能，也可以將其稱為倉儲位置，可以將倉庫分為不同的物料或邏輯單元，可以隨機地組織和管理，也可以按貨位進行管理，記錄每個貨位的移動信息。

發票校驗

這一過程是針對供應商提供發票實施確認的過程，確保發票上的數據能夠和采購訂單數據、物料主數據以及收貨（包含質檢）數據相互匹配。在實際環境中，財務在管理過程中，需要針對采購訂單上的價格以及交期和收貨發票進行對比，以此對支付或凍結付款情況進行判定。

ERP系統下采購管理的主要特點

第一，整個管理系統建立在計算機系統上，必須要依照之前設定的流程模式制定相關操作，采購人員需要嚴格依照采購流程逐層執行，每一級均需要提交審批，保障可以完成整個業務；第二，基于計算機基礎的ERP系統可以匯總所有物料采購統計數據，并對其進行對比分析，從而有效掌握物料流轉特點，全面把握物料采購價格變化趨勢，并實施物流集中化采購；第三，ERP系統內如果需要新加各種物料或者入網供應商，首先需要對其實施審核，確保資質能夠滿足要求后，才可以建立主數據，不然系統將會對其拒絕執行；第四，嚴格控制付款程序。付款時，物料規格性能、合格數量、交貨日期是否與采購訂單一致，幾方面都相符才能執行付款程序。

基于ERP系統的物資管理的優勢

基于ERP系統的物資管理模式要比舊模式快捷、便利，但還需要對其實施完善以及優化，進而在現代化管理要求下保障其可以滿足需求。主要有以下幾點：

ERP系統屬于先進管理軟件，在應用過程中擁有現代化的管理理念，因此在設計過程中，對其設計思路、模塊建立以及方案等均進行了無數次試驗、摸索以及優化改進，整體建立在計算機基礎上，有效應用了計算機網絡信息處理技術，對傳統管理流程進行了優化，并構建了標準化流程模型，能夠為企業管理提供全過程科學合理的管理流程。

ERP系統的采購管理可實現“事前控制、事中監督、事后分析”，和傳統采購管理模式相比，這是最顯著的應用優勢。

ERP系統應用的重要效果

借助SAP-ERP系統，以一種煙用材料的編碼為例，可以熟練地在系統中查詢到該物料的訂單、入庫、出庫、轉庫、調劑、發票、結算等相關信息，及時有效地掌握單個煙用材料的各種情況，做好煙用材料的保障供應。

結語

綜上所述，ERP管理系統在實際工作中還存在一系列和ERP要求不相符的問題，應結合企業實際情況和業務崗位職責進行持續不斷的用戶培訓，實實在在地把系統應用到實際工作中，讓使用的員工能感受到系統帶來的準確、便捷、便利，從而顯著提升系統應用水平以及管理質量，促進ERP系統的應用推廣，讓ERP系統成為提升企業生產效率以及管理質量的重要動力。同時，ERP系統的應用還可以顯著提高企業內部管控能力，為企業發展決策的制定提供準確、全面以及科學的數據。

（作者單位：陜西中煙物資采購中心）

【參考文獻】

[1]文洋，尹鳳霞.SAP從入門到精通[M].人民郵電出版社，2010.