淺談供電企業營銷基礎資料檔案規范管理

王曼玲

摘 要：為了保證供電企業的穩步發展，應加強自身基礎資料檔案管理，結合供電企業的營銷情況以及發展戰略等制定規范的資料檔案管理，這些搜集的資料也將作為供電企業發展的主要參考數據。從當前的供電企業營銷基礎資料檔案管理的情況分析來看，還存在不規范的現象，直接影響到資料檔案管理質量。針對這種現象必須采取有效的整改措施，并嚴格遵循著國家發展的相關條例，認真完善供電企業營銷基礎資料檔案管理的相關規范，并將其嚴格落實下去，不斷提升資料檔案的規范管理水平，為供電企業的可持續發展提供保障。

關鍵詞：供電企業；營銷基礎；資料檔案；規范管理

客戶的檔案資料的收集歸檔是供電企業營銷管理工作的基礎和重要環節。它既有與其他行業相同的文書、科技、財務、基建等檔案類別，又有獨特的、真正具有供電企業行業特色的營銷基礎資料檔案。隨著電力行業內外部環境的不斷發展，客戶的維權意識日益增強，為了確保客戶資料的完整、安全和有效利用，最大限度地延長營銷基礎資料檔案壽命，為進一步提高供電集約化服務管理，保護好企業合法權益，必要時提供解決客戶發生業務糾紛或法律問題時的重要依據，因此，建立健全營銷基礎資料檔案規范管理的有效機制，則具有特別重要的社會意義和現實意義。

主要內容

申請報裝資料

高壓三相用電客戶

一是單位證明及營業執照復印件；二是項目審批文件復印件；三是用電地址產權證復印件；四是產權主和法人身份證復印件；五是國土規劃部門批準的征地紅線四至圖復印件；六是建設工程施工許可證復印件；七是產權主擔保證明、租賃合同（如土地屬租用）；八是《高壓用電報裝單》；九是《電力工程委托書》；十是《10KV專用變壓器報裝答復書》；十一是驗收送電資料。

低壓三相用電客戶

一是單位證明及營業執照復印件；二是項目審批文件復印件；三是用電地址產權證復印件；四是產權主和法人身份證復印件；五是國土規劃部門批準的征地紅線圖復印件；六是建設工程施工許可證復印件；七是產權主擔保證明、租賃合同（如土地屬租用）；八是驗收送電資料。

高層、成幢住宅小區客戶

一是單位證明及營業執照復印件；二是項目審批文件復印件；三是法人身份證復印件；四是建設工程施工許可證復印件；五是國土規劃部門批準的征地紅線圖復印件；六是高層、成幢住宅小區配套的供配電設施情況；七是《10KV專用變壓器報裝答復書》；八是驗收送電資料。

低壓單相照明用電報裝手續

一是報裝申請單；二是身份證復印件；三是房產證復印件。

客戶信息綜合資料

第一，高壓專變客戶基礎資料檔案內容包括：客戶名稱、用電地址、用電戶號、主供線路名稱、備用線路名稱、負荷類別、電價類別、變壓器臺數、各臺容量、總容量、安裝形式（室內、臺架、箱式）、計量方式、PT、CT、倍率、自備發電機臺數及各臺容量、保護方式、高壓配電柜名稱、型號、低壓配電柜名稱、型號、無功補償柜型號、電容器組數及容量、生產班次、產品名稱、季節影響、負荷高峰期、企業負責人姓名、聯系電話、電工負責人姓名、聯系電話，進網電工證編號，電費告知方式、電氣設備試驗時間、增容、減容、銷戶、遷址、電價改類、更名、過戶、換表等資料。

第二，低壓三相客戶基礎資料檔案的主要內容包括：客戶名稱及聯系電話、用電地址、用電戶號、主供公用變壓器名稱、電價類別、增容、減容、銷戶、遷址、電價改類、更名、過戶、換表等資料。

第三，低壓單相客戶基礎資料檔案的主要內容包括：客戶名稱及聯系電話、用電地址、用電戶號、電價類別、增容、減容、銷戶、遷址、電價改類、更名、過戶、換表等資料。

供用電合同資料

其他服務資料

管理現狀

高壓客戶

由一級機構市局市場部負責收集、整理、歸檔、立卷并保管；客戶服務部協助建立高壓客戶的營銷基礎資料檔案的管理工作。

低壓客戶

由于歷史遺留的客觀原因，汕頭供電局在低壓供電業務的管理上由金平、龍湖、濠江等四個區級供電局負責，分別與行政區域上的金平區、龍湖區、濠江區相對應。因此，在營銷基礎資料檔案管理上，同步實行以“區局”為管理單位的模式，即各個區級供電局分別負責各自轄區內的營銷基礎資料檔案的收集、整理、分類、建檔、保管、利用服務等綜合管理功能。

存在問題

在各個區級供電局關于低壓客戶基礎檔案資料的管理過程中，基本上配合營銷系統的流程，主要采用以時間順序為主、分類保管為輔的建檔形式。這種建檔形式具有明顯的優缺點：

優點

1.日常收集比較方便；2.分類方法簡單；3.整理工作量較輕；4.已經形成一定規模的歸檔資料。

缺點

1.基礎資料檔案收集與營銷系統登記管理不同步，契合性有待提高；2.利用時查找困難。需要在營銷系統上查詢具體客戶基本資料后，再根據相關提示分別到檔案室查找相關年度或月份中的具體類別，才能找出所需要的目標檔案資料；3.未能較好反映客戶歷史記錄，不符合營銷稽查的要求；4.已經實現了的跨區報裝業務，因為分“區局”的管理增加了營銷基礎資料檔案的難度。

解決思路

根據國家能源部1991年3月份頒發的《電力工業企業檔案分類規則》的分類項目中，營銷基礎資料檔案基本上涵蓋了“經營管理”類別下的大部分內容，是“用電營業”及“農村電網及農電管理”兩大類目所概括的主要內容。經過了近30年來電力體制改革的不斷發展，《電力工業企業檔案分類規則》中關于營銷基礎資料檔案的分類已經有一部分不太適應目前供電企業營銷規范管理的需要。

電力體制的改革，其實是我國從計劃經濟向市場經濟轉變的改革，是電力企業從壟斷走向競爭的改革，歸根結底其實就是一個逐步確立電力企業市場地位的改革過程。

作為供電企業，始終應該圍繞“企業”二字來定位。既然是企業，就不可避免地面臨著市場競爭、經營效益、企業決策等企業行為。如果從這一角度來分析，那么電力營銷應該就是供電企業重要核心業務之一，電力營銷工作的質量關系到公司自身的生存和發展，同時也決定著供電公司的市場競爭力。而作為供電企業營銷管理活動的真實記錄的營銷基礎資料檔案，是企業管理活動中重要的一種信息資源，因此，營銷基礎資料檔案其實應該歸于供電企業生產檔案的范疇，它的分析、歸納、利用、提升將為企業在營銷決策上提供重要的依據，并將發揮實實在在的經濟價值和社會價值。

解決途徑

營銷基礎資料檔案管理應該遵循大營銷的思路，按照精益化管理的要求，建立并規范營銷基礎資料檔案管理工作，即逐步建立一表一檔的管理模式。在目前的情況下，可以制定分級、分步規范管理的方案，先高壓、后低壓；先三相、后單相，逐步推進，直至一表一檔。

營銷基礎資料檔案日常管理及工作職責

第一，由業擴窗口發起的業務在業務完成后相關業務班（組）應及時將有關資料送業擴窗口人員，業擴窗口人員負責收集、整理并每周一次將資料送對口資料管理班組。對欠缺資料的業擴窗口人員應負責向相關班（組）索取，由相關班（組）對應落實。

第二，批量客戶信息資料由資料管理班（組）負責收集、錄入、校對、整理及歸檔。

第三，客戶動態信息管理的主體及要求。業擴報裝窗口人員是實施客戶動態管理的主要責任主體，資料管理班組人員主要做好配合工作。當客戶信息發生改變時，單相客戶資料由窗口班組按照變更事項規范填寫并收回，及時歸檔；對三相及專用變更客戶在要求客戶填寫信息表時，應重新與客戶簽訂供用電合同歸檔備查。在客戶新裝、增容或用電變更時，在現場勘查過程中應對客戶資料進行仔細核對，當發現現場客戶資料與報裝資料不符或與電腦內檔信息不符時，應要求客戶填寫信息表并審核填寫內容，負責收回并交內勤班處理，遇客戶不配合時必須終止業務的受理。受理增容或變更業務時，應認真審查客戶所提供的有關資料，當用戶提供的資料與電腦內檔不符或不全時，應要求客戶提供所需資料并正確錄入；用戶不配合時應停止受理申請業務。資料管理班組應對客戶信息要及時進行復核、修改、整理并歸擋，確保客戶信息的及時更新。

第四，進行檔案交接時應有交接登記手續。

第五，檔案入檔案庫后，無論因何原因被使用時，都必須嚴格執行查閱、借用、歸還的登記手續以確保檔案的完整性。

結語

確立營銷基礎資料檔案工作在供電企業經營管理過程中的重要地位，從提升企業經營水平、規范企業經營管理的角度來看應進一步加強營銷基礎資料檔案管理工作。盡快由局職能部門牽頭，組織力量研究、制定營銷基礎資料檔案規范管理的方案，通過規范化營銷基礎資料檔案管理，來為營銷的進一步規范化、科學化管理創造更加堅實的條件，從而促進營銷規范化、科學化管理水平的進一步提升。

（作者單位：廣東電網有限責任公司汕頭供電局）