傳統與變革：大數據時代下電子會計憑證全面發(fā)展的困境及應對措施

葉穎 張熠寒

摘要：本文基于大數據時代背景下會計行業(yè)的快速發(fā)展，主要分析電子會計憑證全面發(fā)展的困境及相應的應對措施。首先簡單介紹紙質會計憑證與電子會計憑證，分析其聯系與區(qū)別，進而引出電子會計憑證發(fā)展的必然性，它可以說是時代發(fā)展的產物之一；然后著重分析電子會計憑證對會計行業(yè)發(fā)展的幫助，以及阻礙其發(fā)展的原因，并對此提出應對措施及展望。最后得出結論，雖然電子會計憑證要全面發(fā)展仍存在很多問題及困境，但其在會計領域的發(fā)展卻是必然的。

關鍵詞：大數據時代；電子會計憑證；變革

一、紙質會計憑證與電子會計憑證

（一）兩者的定義

會計憑證是指記錄經濟業(yè)務發(fā)生或者完成情況的證明，是登記賬簿的依據。①紙質會計憑證則是指經濟業(yè)務發(fā)生或者完成情況記錄于紙質，將其作為書面證明，并有序的進行整理、裝訂成冊。隨著時代的發(fā)展及科技的進步，紙不再是記錄儲存會計信息的唯一載體，經濟業(yè)務所涉及到的會計信息還可以存放在計算機系統中，人們稱之為電子會計憑證。

（二）紙質會計憑證與電子會計憑證的聯系

無論是原始的紙質版會計憑證，還是隨著時代的變革發(fā)展而產生的電子會計憑證，均是為記錄經濟業(yè)務發(fā)生情況而存在，都要求會計信息必須具有真實性、完整性、正確性。在此基礎上形成與企業(yè)財務狀況、經營成果和現金流量有關的會計信息，幫助企業(yè)管理者做出正確合理的經營決策。

（三）紙質會計憑證與電子會計憑證的區(qū)別

從傳統的會計憑證到電子會計憑證的發(fā)展過程中，首先會計憑證的載體從紙變成了計算機系統，也造成了電子會計憑證對計算機系統的強烈依賴性，沒有計算機它便無法進行查看。再者紙質憑證是實物，人們可以摸得著，而電子會計憑證是以影像的形式供人們查看，存在于計算機系統的磁片中。二者存在聯系，但又有很大區(qū)別。

二、電子會計憑證的全面發(fā)展

（一）順應大數據時代的發(fā)展

當今社會是一個信息主導的社會，且由于原始憑證的手工做賬存在著眾多的弊端，目前大部分企業(yè)已慢慢步入會計憑證電子化、信息化的軌道。但同時會計憑證全面電子化也存在很多尚未解決的缺陷，企業(yè)只是不再手工做賬，選擇把電子會計憑證打印下來并進行紙質保存，所以電子會計證要全面發(fā)展，就必須要在發(fā)展中對其加以改善。

（二）節(jié)省檔案管理的空間及人力物力

在實行會計電算化之前，企業(yè)定期整理紙質憑證，需投入一定的人力物力，并且憑證歸檔后，少則保管10年，多則保管30年，在此期間為了確保憑證被保管的完整性、后期可使用性，仍需投入大量的人力物力及財力。但企業(yè)使用電子憑證，可直接將憑證保存在計算機的磁片上，這樣可為企業(yè)省下一筆不必要的支出，也可騰出大量的空間，使之用得其所。

（三）幫助企業(yè)高效管理會計信息

對于傳統的紙質會計憑證，必須定期的、按順序的將其整理好，并裝訂成冊；在企業(yè)規(guī)模較大、業(yè)務較多的情況下，很容易把憑證所需的附件搞混，甚至會出現附件丟失的時候，這樣會影響憑證整理歸檔的效率。而在計算機系統環(huán)境下進行的線上記賬會智能的給憑證自動編號，憑證所需的附件也不會因人為因素而錯誤，這優(yōu)化了企業(yè)的財務做賬流程，大大提高了企業(yè)對會計信息的管理效率。

（四）后期進行憑證查看存在隱患

電子憑證生成之后，便被保存于計算機設備中，后期會計人員查看相關憑證，設置權限的合理性難以把握。例如在一定會計期間內，財務人員進行會計記賬工作需要擁有制單、審核、反審核等權限可以及時做賬且能對一些做賬錯誤及時改正，而會計人員對已結賬的業(yè)務還有以上權限，很容易對其進行篡改，憑證的真實性難以得到保證；再者斷電、網絡運行速度較慢、影像系統出錯等因素也會影響憑證的查看。

（五）帶來會計信息泄露問題

如今雖是一個信息高速傳播的時代，但信息泄漏的情況較為嚴重。電子憑證是依賴于計算機進行儲存，如果計算機被惡意攻擊使其遭受病毒破壞，企業(yè)的會計信息將會被盜取，存在危險性；且在相關人員查看電子憑證的時候，是一種數據信息傳輸，若傳輸路徑不安全、存在漏洞，容易造成信息失真或是信息被截取的情況。

（六）所支持的技術不成熟

無論是電子會計憑證還是其他依賴于計算機系統存在的事物，都需要一個完善的、穩(wěn)定的、安全的系統去支持。由于目前技術存在局限性，無法保證會計信息能穩(wěn)定安全的保存在一個不具備實物形態(tài)的系統中，可能會出現會計信息紊亂的情況；且目前的技術無法保證不同會計期間的會計信息具有兼容性，計算機系統不斷升級后，之前版本生成的數據在最新版本的系統中將很難被取讀；以及安全指數不達標的系統，容易造成會計信息被盜取或是丟失的后果。

（七）電子會計檔案管理制度不完善

新生事物必須經歷一定的階段才可以發(fā)展成熟。在電子會計檔案管理制度尚未完善的情況下，如管理職員的職責不明確，這樣不利于電子會計憑證管理，工作人員維護電子會計憑證完整的意識較弱，對此容易帶來人為破壞和自然損壞。再者管理職員的分工不明確，使得其管理效率降低，會計檔案的管理工作容易陷入混亂狀態(tài)。

三、電子會計憑證全面發(fā)展的應對措施

（一）完善電子會計憑證信息系統

只有電子會計憑證所依托的信息系統不斷地被完善和升級，才能盡可能的降低保管風險。原始憑證的保管需要把具體工作細化，做到權責分明，電子憑證的保管也是如此。例如：

第一，確定各個職員的權限設置，查看憑證時，權限應是是只讀狀態(tài)，不可編輯數據內容，維護數據安全性。

第二，升級系統加密功能，提高加密指數，外來入侵者便不可隨意破壞系統。

第三，優(yōu)化系統的憑證管理流程，例如查看憑證流程可以為：提交查看申請、部門負責人同意申請、管理者通過申請、查看憑證、交還憑證。優(yōu)化流程可節(jié)約時間，提高憑證管理工作效率。

（二）定期檢查數據，做好數據維護工作

為了防止會計信息在不知情情況下丟失、被篡改或是混亂，憑證管理者應當定期做檢測以及抽查數據，做好數據維護工作。

首先要進行硬件檢查，確保憑證存儲介質的完好，如出現介質被磨損、或是變形的情況，應及時把數據信息拷貝到新的磁盤中，并將舊磁盤銷毀。

然后進行軟件檢查，應使用數據校對軟件對電子會計憑證進行讀寫驗證，以保證會計信息取讀的正確性，如信息取讀內容存在偏差，應及時升級軟件系統。

最后進行內容檢查，可以采用簡單隨機抽樣、系統抽樣或整群抽樣的方法對電子會計憑證進行審查，判斷其內容的真實性、完整性，若發(fā)現內容有誤，應查明原因并恢復憑證準確內容。

（三）做好備份，同時改善保存環(huán)境

當傳統與變革發(fā)生沖突的時候，可以選擇在傳統的基礎上變革，在變革的過程中吸取傳統的優(yōu)良。原始憑證并非一無是處，恰恰相反它擁有數據不易被篡改及便于后期查看的優(yōu)勢，企業(yè)可以選擇二者并存的方式來管理會計憑證。考慮到原始憑證所需的紙質成本，可只保留紙質會計憑證做賬的部分，無需再保留紙質附件，如需查看附件，可到系統中查看影像。這樣也起到憑證備份的作用，防止原始數據被改變。

除了備份工作，保存環(huán)境對其影響也是不可忽視的。電子檔案雖被保存于電子設備中，但是所處的物理環(huán)境可以影響電子設備的穩(wěn)定性，從而影響保存環(huán)境。電子檔案室應當滿足防火、防潮、防塵、防震等需求，保證電子設備磁片的相對穩(wěn)定。還應當安裝監(jiān)控器及防盜設備，實時監(jiān)控檔案室的人員出入情況，以確保憑證的安全性。

四、結語

中華人民共和國財政部于1994年6月30日頒發(fā)的《會計電算化管理辦法》，這是我國會計電算化的開端，并隨著時代的進步及科技的發(fā)展，電子會計憑證在會計領域逐漸得到了重視。但其想要在該領域全面發(fā)展，仍需各個方面的力量一起發(fā)揮作用。例如研發(fā)更加成熟的軟件技術、完善其管理制度辦法、提高保管人員的素質、定時維護會計數據等等。系統更加智能化更加成熟的時候，一些基本的操作都不需要會計人員手動，系統將自動化提取報賬附件的金額、日期和業(yè)務類型等關鍵信息，待工作人員審核通過，便可根據模板自動生成會計憑證。無論它本身的發(fā)展存在多少阻礙，都會跟著時代的步伐一個一個被解決。

財務部門在一個企業(yè)中起著舉足輕重的作用，也是其他部門的連接點，促進電子會計憑證發(fā)展可以使財務部門對會計信息的高效管理，同時也促進了各個部門之間的交流和互動，部門之間雖然權責分明但也相互制約，有利于形成良好的管理體系和促進高行政效率，進而推動企業(yè)的不斷發(fā)展與優(yōu)化升級。

注釋：

引用百度百科。

參考文獻：

[1]邵佳樂.會計信息化發(fā)展趨勢——原始憑證電子化[J].納稅，2018 （4）：57-59.