科研院所財務管理信息化系統(tǒng)建設研究

周 華

(江蘇省農(nóng)業(yè)科學院，江蘇南京210014)

財務管理信息化建設是利用現(xiàn)代化信息技術，對傳統(tǒng)財務管理進行模式重構，將財務信息作為管理信息資源，在此基礎上深化開發(fā)和利用，建立信息技術與財務管理高度融合的、開放的現(xiàn)代財務管理信息系統(tǒng)。隨著國家財政體制和科技體制改革的不斷深入，科研院所的財務管理正面臨著嚴峻的形勢和前所未有的挑戰(zhàn)，財務管理手段的創(chuàng)新勢在必行;國家對科技創(chuàng)新日益重視，投入經(jīng)費逐年加大，科研院所在國家科研任務中扮演的角色日趨重要，為科技創(chuàng)新服務的財務管理工作同樣需要與時俱進、不斷提高，財務管理信息化建設迫在眉睫。新的信息技術手段的不斷涌現(xiàn)，財務軟件產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，使得對海量財務數(shù)據(jù)進行動態(tài)實時監(jiān)控和深加工處理分析［1］、實現(xiàn)財務管理全程自動管控成為可能，財務管理信息化建設有了充分的技術支持和保障。

科研院所的財務管理信息化建設隨著全球信息化的發(fā)展而不斷發(fā)展，但發(fā)展的障礙依舊存在，發(fā)展的速度也不能完全滿足科研院所管理需要。大膽嘗試、勇于創(chuàng)新、深入研究、積極構建能夠對科研院所穩(wěn)定運營、持續(xù)發(fā)展提供有效支撐的財務管理信息化系統(tǒng)，成為新時代財務部門的首要任務。本文分析了科研院所財務管理存在的主要問題，提出了建設財務管理信息系統(tǒng)的對策建議，以期為科研院所提高財務管理效率和工作質(zhì)量提供依據(jù)。

1 科研院所財務管理存在的主要問題

1.1 對財務管理信息化建設認識不夠，其在單位管理中的作用未得到充分體現(xiàn)

大數(shù)據(jù)時代的信息化技術不斷發(fā)展并被廣泛使用，雖然科研院所的財務管理信息化已經(jīng)起步，并逐漸形成了一定體系，但財務管理信息化水平還較低，信息化程度還不夠深，加之科研院所財務管理本身受外部環(huán)境的種種限制，單位的管理層也尚未意識到財務信息是決策的基礎，尚未充分認識到財務管理信息化系統(tǒng)建設對提高管理水平、推進學科建設、促進科研事業(yè)發(fā)展等方面都具有積極的作用，因此導致科研院所的財務管理信息化建設步伐往往邁得不夠大、不夠快。只有充分認識到財務管理信息化建設是單位信息化建設的重要一環(huán)，對提高單位的核心競爭力具有相當重要的現(xiàn)實意義，才能把建設工作引領到正確的軌道上來。

1.2 現(xiàn)有財務管理軟件功能不足，不能滿足使用要求

當今科研院所財務管理大多已經(jīng)進入了信息化建設階段，但系統(tǒng)建設尚不夠完善，技術不夠先進，管理功能仍顯單一，比如賬務處理功能僅僅在會計業(yè)務基礎處理上實現(xiàn)了計算機軟件替代手工記賬，財務管理僅限于體現(xiàn)賬面狀況，賬務處理功能不能滿足核算要求，高層次的財務管理仍舊缺少技術支持，沒有完全實現(xiàn)財務從核算到管理的根本轉變等。現(xiàn)有財務管理軟件功能不足主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.2.1 現(xiàn)有財務管理軟件數(shù)據(jù)加工處理功能欠佳 首先，科研院所的發(fā)展日新月異，管理手段不斷創(chuàng)新，要求不斷變化，現(xiàn)有軟件功能不能滿足單位管理數(shù)據(jù)需要。其次，科研院所的項目來源繁多，不同項目往往有不同的管理要求，各項目主管部門經(jīng)常要求上報各種不同的報表數(shù)據(jù)，現(xiàn)有軟件功能不能滿足科研項目管理需要。再次，財政、稅務、審計等業(yè)務主管部門要求填報的報表數(shù)據(jù)種類較多、口徑相差也很大，現(xiàn)有軟件功能不能滿足這些報表數(shù)據(jù)填報要求。目前的財務系統(tǒng)無法實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)自動采集，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、篩選、匯總功能不能滿足使用要求，財務人員往往只能通過手工篩選匯總的方式完成各項數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計工作，工作準確性差、效率較低。

1.2.2 現(xiàn)有財務管理信息軟件自動控制及預警、信息查詢輸出功能不足 現(xiàn)有財務管理軟件自動控制功能不足表現(xiàn)在:有預算的項目經(jīng)費支出管理、有標準的支出(如有住宿費、補貼發(fā)放控制標準的差旅費支出)管理、資產(chǎn)管理等財務及相關業(yè)務的審核、控制主要依靠財務人員人工來進行控制，效率較低且容易產(chǎn)生工作差錯。現(xiàn)有財務管理軟件信息輸出、查詢功能較弱，及時性差，使用不夠便捷，突出表現(xiàn)在相關部門及人員不能方便、及時地了解如經(jīng)費到賬、預算執(zhí)行、個人收入等財務信息，導致財務信息的使用存在障礙，不能夠對單位事業(yè)發(fā)展充分發(fā)揮信息支撐作用。

1.2.3 財務管理信息相對孤立，未能實現(xiàn)財務及相關系統(tǒng)的銜接和數(shù)據(jù)共享 財務管理信息相對孤立主要表現(xiàn)在3個層次:首先各財務管理信息功能模塊之間存在信息孤立，賬務核算、預決算、工資酬金發(fā)放等財務管理功能模塊之間未能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通共享;其次財務管理信息系統(tǒng)與單位各部門管理信息系統(tǒng)之間存在信息孤立，財務管理信息系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、人事人才考核系統(tǒng)等職能部門管理系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一的共享平臺，導致單位內(nèi)部管理流程的銜接不暢;最后，財務管理信息系統(tǒng)與單位外部管理信息系統(tǒng)之間也存在信息孤立，表現(xiàn)在與銀行系統(tǒng)、財政部門、稅務部門等外部數(shù)據(jù)使用部門由于安全考慮、技術層面的原因，未能實現(xiàn)完全對接，數(shù)據(jù)有效傳輸存在障礙。

綜上可見，科研院所的財務管理系統(tǒng)普遍存在數(shù)據(jù)處理與輸出、控制管理等功能的不足，財務管理信息相對孤立，財務信息實時性、流程可視性、使用的便捷性較差，導致財務管理效率較低，構建規(guī)范、智能、高效的財務管理信息化系統(tǒng)勢在必行。

2 建設科研院所財務管理信息系統(tǒng)的對策和建議

2.1 完善信息化制度建設

科學合理的信息化制度是信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行的基礎，科研院所涉及不同的級別、不同的研究方向，情況相對比較復雜。因此在財務管理信息系統(tǒng)實際建設過程中，不僅要考慮國家財經(jīng)制度的規(guī)定和要求，更要結合本單位的實際，建立行之有效的信息化管理制度，明確單位信息化管理的總體要求、部門職責、信息化工作流程等相關內(nèi)容，財務部門應根據(jù)單位信息化制度要求及財務管理的工作實際制定財務管理信息化管理制度，從而減少工作的盲目性，保障財務管理信息化建設的順利進行。

2.2 重視系統(tǒng)建設的頂層設計

頂層設計是鋪展在管理目標與實踐之間的精確可控的“藍圖”，財務管理信息系統(tǒng)建設要從系統(tǒng)和全局的高度對科研院所的財務管理進行總體構想和戰(zhàn)略設計。頂層設計要與科研院所不同類型工作的實際需求緊密結合，強調(diào)從理想到現(xiàn)實的技術化、精確化構建。頂層設計要圍繞全局目標，重視建設規(guī)劃的數(shù)據(jù)共享與互連，注重細節(jié)及各環(huán)節(jié)之間的銜接，從多角度來加以謀劃。貫徹執(zhí)行頂層設計要強調(diào)執(zhí)行力，具體實施機制與財務管理信息化工作要相互協(xié)調(diào)配合，這樣才能更科學、更有效地開展、推進系統(tǒng)建設工作，保障“藍圖”有序、漸進地落實和推進，最終產(chǎn)生頂層設計所預期的整體效應。

2.3 明確信息化需求，針對問題制定明確建設細化方案

財務管理信息化系統(tǒng)不是一個單純的財務信息系統(tǒng)，而是一項復雜的系統(tǒng)工程。財務管理信息化系統(tǒng)建設應包含但不限于以下方面的模塊:以全面預算管理為目標的預算管理模塊、網(wǎng)絡手機報賬模塊、基礎會計核算模塊、實現(xiàn)自動計算的工資薪金發(fā)放管理模塊、實現(xiàn)科學管控的物資采購模塊、實現(xiàn)精細化管理的資產(chǎn)管理模塊、實現(xiàn)資金全程動態(tài)化管理的項目管理模塊、滿足各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能的報表模塊、便捷安全的實時財務查詢模塊［2］、與銀行國庫支付系統(tǒng)無縫對接且能實現(xiàn)自動對賬的資金支付模塊、能自動催收的往來管理模塊、電子憑證檔案管理模塊、發(fā)票及收款管理模塊、業(yè)務流程實時物流查詢模塊等，各功能模塊之間應實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)全面共享互通。財務管理信息化建設應從宏觀著眼，同時考慮實際需求以及單位信息化發(fā)展現(xiàn)狀，系統(tǒng)合理規(guī)劃、科學分析調(diào)整相關業(yè)務流程，最終建立切實可行的財務管理信息化系統(tǒng)建設細化方案。

2.4 充分利用有效資源，對財務管理信息系統(tǒng)及相關系統(tǒng)進行集成整合

高效的財務管理信息系統(tǒng)必須具有強大的兼容性，兼容性除了要實現(xiàn)財務管理信息系統(tǒng)內(nèi)部功能模塊之間的兼容外，更要實現(xiàn)與相關管理信息系統(tǒng)的對接。首先要充分開發(fā)利用單位現(xiàn)有信息資源，打通與其他管理軟件間的數(shù)據(jù)通道，實現(xiàn)與單位其他管理信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)系統(tǒng)間的信息數(shù)據(jù)共享互通;其次還要建設與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接接口，實現(xiàn)內(nèi)部財務管理信息系統(tǒng)與財政、銀行、稅務等外部數(shù)據(jù)使用單位的系統(tǒng)對接與數(shù)據(jù)。只有充分利用有效資源，對財務及相關系統(tǒng)進行整合，才能實現(xiàn)財務管理信息的高效集成，充分發(fā)揮財務管理效能。

2.5 充分考慮到科研院所內(nèi)部控制建設的需要

為加強內(nèi)部管理，加強廉政風險防控機制建設，目前各科研院所都按照財政部要求積極開展了內(nèi)控制度建設和評價工作。財務管理信息系統(tǒng)的建設要充分利用信息技術增強財務控制手段的多樣性、靈活性、高效性，加強內(nèi)部控制的預防、檢查與糾正的功能，擴大原有財務系統(tǒng)控制范圍，優(yōu)化各項銷售與收入、采購與付款、資金支付、資產(chǎn)管理等內(nèi)部控制活動環(huán)節(jié)，對內(nèi)部控制從控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控等5個方面進行優(yōu)化，從整體層面助力內(nèi)部控制建設，提高單位內(nèi)部控制水平。

2.6 加強風險管控，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全

財務管理信息化建設過程中，財務管理系統(tǒng)內(nèi)部、所依賴的外部環(huán)境都存在一定風險［3］，財務管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡與其他平臺對接時存在著被攻擊、惡意篡改等威脅，網(wǎng)絡報賬、手機報賬等現(xiàn)代化財務手段的運用更增加了風險。因此，建設現(xiàn)代化的財務管理信息系統(tǒng)，必須強調(diào)系統(tǒng)的安全建設，對系統(tǒng)要定期進行風險排查和測評，增加安全邊界防護，時刻做好軟件殺毒、登錄防護、數(shù)據(jù)加密與備份、權限控制等風險防控工作。

2.7 注重財會信息化人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代化財務管理信息化改變了傳統(tǒng)的財務管理核算模式，財務管理信息化建設和實施的關鍵在于人，系統(tǒng)建設和實施不僅需要引進專業(yè)的信息化管理人才，也需要引進或培養(yǎng)既懂信息化技術又懂財務管理的復合型人才，對原有財務及相關人員更要加強財務管理信息化培訓，制定具有針對性的在職培訓計劃，使之熟練掌握系統(tǒng)操作及管理技能，提高他們的綜合業(yè)務素質(zhì)，同時還要制定長期的后備人才培養(yǎng)方案，注重對后備人才的培養(yǎng)。總之，要注重多層次人次的培養(yǎng)，提高本單位財務管理信息化建設和應用水平。

2.8 加強宣傳推廣，營造良好的系統(tǒng)建設、運行環(huán)境

財務管理信息化系統(tǒng)的使用者不僅僅是財務部門、財務人員，財務管理信息化的開展、系統(tǒng)的正常運行和推進，還需要依靠相關部門、相關人員的支持配合。財務部門應著力做好實施財務管理信息化的宣傳工作，使各部門人員都能認識到實施財務管理信息化的必要性，為財務管理信息化建設營造良好環(huán)境，確保財務管理信息化建設有序進行。信息化宣傳工作可通過多種方式進行，如組織專場培訓、運用各大網(wǎng)絡平臺、建立微信群和QQ群等，也可以根據(jù)各下屬單位、學科的特點，指定專門的對口服務財務人員或設置專業(yè)的財務助理，進行多層次現(xiàn)場指導，通過多種方式和途徑實事求是地解決實際運行問題。

3 結語

為學科建設、科研事業(yè)的長遠發(fā)展保駕護航，是當今科研院所財務人員必挑的重擔，唯有以一體化的財務管理信息系統(tǒng)為著力點，不斷提高財務管理工作水平，提升財務管理服務能力，才能很好地完成這項工作。財務管理信息化建設又是一項管理理念創(chuàng)新的系統(tǒng)性長期工程，財務管理信息化建設雖能具備一定的前瞻性，但《政府會計制度》等國家各項制度對科研院所的財務管理不斷提出新的要求，科研院所持續(xù)發(fā)展導致內(nèi)部管理對財務信息需求不斷變化，以及財務及相關業(yè)務管理流程的不斷調(diào)整，這些都決定了財務管理信息系統(tǒng)的建設絕不是一勞永逸的，其功能需要根據(jù)實際情況不斷進行補充完善和拓展創(chuàng)新，才能保證財務管理信息系統(tǒng)與時俱進，保證其便捷性、高效性，才能持續(xù)發(fā)揮決策支持作用。