財務共享推廣上線過程中的問題分析

張月艷 黨小松 韓超 楊揚

[摘 要] 開展財務共享服務，已成為國內及國外眾多集團企業進行財務管理的新趨勢。文章結合CNPC集團財務共享服務案例，分析初期上線業務中出現的問題，探索改進措施，并進一步提出優化建議，持續推進財務共享建設。

[關鍵詞] 財務共享；推廣上線；問題分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 23. 018

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）23- 0043- 02

1 概 述

共享服務是將公司范圍內共用的職能集中起來（通常集中的有財務、信息系統、人力資源、法務、采購、研發等職能），高質量、低成本地向各個業務單元提供標準化服務。

財務共享服務是依托信息技術，以財務業務流程處理為基礎，以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的，以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的管理模式。開展財務共享服務，已成為國內及國外眾多集團企業進行財務管理的新趨勢。

CNPC公司為推進共享服務建設，加快構建“一全面、三集中、兩平臺、六轉型”為核心的新型財務管控模式，廣泛開展調查研究，全面梳理公司業務流程，深入分析國際國內財務共享案例，形成了自己的財務共享建設方案。在推進財務共享服務建設方面，按照“統一頂層設計、重塑業務流程”目標，結合公司十大板塊業務現狀，首先推進人力資源和財務共享服務體系建設。

在財務共享推廣上線初期，將總部、專業公司、地區公司涉及銷售至收款、采購至付款、總賬至報表三大業務主線的192項具體業務事項納入財務共享服務中心，建成CNPC的交易處理中心。

中心的應用系統是在對現有財務管理信息系統進行調整的基礎上，新建業務服務平臺、共享運營平臺，形成財務共享信息系統原型。

在選定的6家試點單位財務業務上線過程中，地區公司和試點現場工作組按照各自職責分工協同完成財務工作，盡管雙方的溝通機制、問題管理和服務熱線已提前做好了充分準備，但在實際操作中新問題還是層出不窮。

2 上線過程中主要問題

2.1 制證時退單多

（1）地區公司對FMIS系統、ERP系統數據維護不及時、ERP系統與共享平臺接口有問題、調不出ERP數據，導致維修、基建類ERP單據部分制證不成功。

（2）沒有billing號及有billing號沒有物料碼原因：一些裝備制造板塊企業，其ERP業務存在一定的特殊性，如對照表數據和配置問題、會計科目及供應商擴展問題、ERP有預付款核銷業務涉及外幣金額核銷等問題均易導致憑證制證失敗。

（3）提單人因不熟悉業務平臺系統，未選擇合同條款中質保金條款。

（4）像缺少附件、表單內容填寫錯誤、表單應用錯誤、部門分攤信息有誤、發票不合規或信息有誤、地區公司要求退回在財務推廣上線初期很常見，其中因人員部門與業務部門不一致、費用要素及票據類型填寫有誤等問題，占總體退單比例38.27%；缺少附件影像、銷售清單與驗收單和發票金額不一致導，占總體退單比率19.86%；地稅發票、發票名稱開具有誤、發票未蓋專用章導致退單119筆，占總體退單比率9.13%。

2.2 表單應用不能滿足實際需求

以差旅費為例

長期出差（2月以上）人員的差旅費申請不能重復使用，僅能“一月一申請，一月一報銷”，并且在報銷時，市內交通和其他費用項基本用不上。目前交通補助和伙食補助都是定額，均在出差補助中體現，易造成“交通補助在市內交通中填報”的假象。

2.3 模板套用出錯

測井分部的“財產保險費（機動車輛保險）”最初生成共享憑證時發現：借貸項等，兩邊各多一項車船使用稅金額，導致與實際報銷金額不一致。經查詢地區公司2017年賬套中同類業務，錯誤在于測井業務模板套用長慶所致。

2.4 業務表單應用出錯

以FK004預付款單據為例：

甲單位付“履約保證金”，借方科目（模板帶出）為“預付賬款—其他—代墊運費”，而地區公司卻要求借方科目為“其他應收款—質量保證金”。

乙單位付“領事認證費用”，收款單位名稱（A）與收款開戶名稱（B）不一致，且借方輔助核算中往來單位找不到B，經問詢地區公司財務人員，他們說這種業務一年一次，往來單位只能掛A。

3 改進措施

3.1 不定期開展客戶走訪交流

以提高服務質量，提升地區公司滿意度為目的，開展客戶走訪交流座談，鼓勵參會人員暢所欲言，積極反映財務共享上線運行以來存在的問題。交流座談人員從日常報銷、合同結算、資金支付、收款業務、系統優化等多方面交流，現場溝通并討論，及時解決實際問題。

3.2 內帶外派，全方位解決問題

（1）選派工作經驗豐富人員前往地區公司進行業務現場指導及溝通；

（2）選派業務基礎好的員工“以老帶新”的形式指導二批新來員工進行業務處理，保證憑證的正確性；

（3）每天與顧問及時進行溝通解決當天表單及憑證中遇到的各類問題。

3.3 樹立服務意識，優化共享系統

針對地區公司提出表單填報及流程審批的合理化建議，共享中心上下高度重視、深入研究，指定專人與項目系統組、德勤咨詢公司對接，限時制定《表單填報優化方案》、《報銷系統幫助鍵描述方案》、《部門差旅費表單填寫優化方案》、《財產保險費先預付，后核銷方案》、《促銷費方案》，提報中心會議討論審定。將采納的優化方案及時向地區公司反饋，滿足了共享業務處理與地區公司管理的雙重需要。

3.4 持續開展用戶培訓，提高員工業務技能

用戶培訓包括地區公司人員培訓和共享運營人員培訓兩部分，其中地區公司人員培訓采用集中培訓和內部推廣培訓相結合的方式，培訓范圍覆蓋財務共享范圍涉及的所有財務、業務人員；共享運營人員培訓采用集中培訓的方式，內容包括共享運營制度講解、工作紀律要求、業務場景講解和演練、業務流程培訓、整體遷移計劃培訓、運營方案培訓和演示、業務模擬操作及各部分內容測試。

為了提高員工業務水平和工作能力，一是發放資料并組織所有人員學習整體報銷流程業務處理、重點業務操作審核要點梳理及未上市單位制度及業務處理；二是持續組織二批人員進行《集團公司會計手冊》、《共享案例分析及SOP編寫講解》的培訓。

3.5 加強不同公司間交流，推廣共享新理念

安排人員參與共享流程操作展示的培訓與演練，并邀請長慶電視臺專業講解員對部分員工進行培訓，為改革與企業管理部觀摩團、新疆油田觀摩團及華北油田觀摩團進行共享系統展示，推廣共享理念。

4 推進建議

（1）地區公司業務人員對服務平臺的費用要素的啟用情況不夠了解，建議地區公司財務人員制作在用費用類別和費用要素明細表，供業務人員填單時參考。

（2）部分地區公司同一業務的憑證模板不統一，需再次加以確認，如確認低值易耗品結算采用過渡性模板或非過渡性模板。

（3）部門科目的輔助分錄信息需考慮是否加以固化，如增值稅的稅源屬地，管理費用的銷售方式和成本中心等。

（4）持續關注新上線業務運行中出現的問題，檢查憑證模板定義的準確性，并對表單的適用性繼續進行驗證，對問題模板及表單字段及要素的不足及時進行修正完善。

5 小 結

共享信息系統是以FMIS和ERP為基礎，充分應用移動互聯、云計算、大數據技術建立的財務共享運營平臺。對于初期上線的業務，共享工作人員在操作上尚且需要很多學習，而對于要遷移業務的地區公司，他們面臨更多的難題。一直在用ERP系統的財務人員需及時轉換角色，不斷適應新的報銷形式，而對于壓跟沒有用過ERP系統的地區公司二級單位，在2018業務重組后又要面臨財務上線共享系統，其難度就又多了一層。

作為共享工作人員，只有本著理解為上、扎實干活的精神，才能做好現場的具體問題指導和溝通，不怕麻煩，設身處地幫助地區公司解決具體問題，逐步建立起彼此的信任。

地區公司和共享中心是一種服務關系，更是相互依賴的合作關系，共享的價值就是體現在各種服務和管理上。

只有做好建設期各種基礎服務，擁有了一定的好口碑，才能在成熟期進一步擴大業務范圍，并將部分專業性的高附加值業務納入共享。

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