《企業檔案工作規范》解讀

第六章 企業檔案工作制度建設

二、企業檔案管理制度建設

6.2.4檔案統計制度。應明確統計內容、統計要求和統計數據分析要求。

統計工作的內容：檔案數量的統計，包括檔案的收進、移出、銷毀、實存等方面的情況；檔案業務工作質量的統計，包括檔案的歸檔率、完整率、準確率等；檔案開發利用工作情況的統計，包括借人次、借閱量、查全率查準率、利用率、準確率統計工作應當堅持目的性、準確性、連續性、全面性、系統性和及時性。同時檔案部門還應加強對統計數據的系統性分析，以掌握企業檔案工作的變化和規律。

6.2.5檔案利用制度。應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）閱檔案的要求。

本條對企業檔案利用制度提出要求。企業檔案部門要健全檔案檢索體系，建立檔案信息集中管理的開發模式。企業在開發檔案信息的過程中，要對企業核心技術檔案、知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的開發利用進行審查。要處理好利用和保密的關系。

檔案信息開發利用主要形式：從企業文化、企業產品宣傳等方面開展檔案、情報、信息編輯、匯編專題資料等工作；利用檔案制作多媒體宣傳品；建立企業精品檔案展室；依托網絡技術，開展檔案信息的網上服務。

企業檔案信息資源的開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度，在遵守保密制度和不損害國家、企業和個人利益的前提下，積極提供和開發檔案信息，為企業各項工作服務。

6.2.6檔案保密制度。應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應承擔的保密責任。

企業檔案保密制度，應從確保企業檔案實體和信息的安全提出具體要求。

應要求檔案管理人員必須嚴格遵守保密守則，包括離職后不得泄密。涉密檔案加強保密措施，嚴格履行借閱手續和控制知悉人員，指定檔案閱讀地點。

6.2.7電子檔案管理制度。應對企業各信息系統中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

本條對企業建立電子檔案管理制度提出要求。電子文件的歸檔應遵守兩個原則：一是電子文件的歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件，同時存檔；二是同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。

電子檔案管理制度應明確規定電子文件的收集范圍，收集積累要求，收集、積累辦法，電子文件的整理，電子文件的歸檔范圍、歸檔時間，有效性和完整性鑒定，保管期限劃分，歸檔要求，電子檔案利用使用拷貝件、保護電子檔案載體等要求及應注意的問題。

6.2.8檔案管理系統操作制度。應明確檔案管理系統操作人員的職責、檔案管理系統軟件、硬件的操作要求。

本條對建立健全檔案管理系統操作制度提出要求

三、企業檔案業務規范的制定

6.3.1文件、檔案整理規范。應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

本條是對企業文件、檔案整理提出的要求。文件、檔案整理原則是遵循文件、檔案形成規律，保持文件、檔案的有機聯系，便于保管和利用。

整理方法應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等的要求執行。

檔號編制應按照《檔號編制規則》（DA/T13-1994）要求，選擇適合企業檔案分類的標識方法，與企業檔案分類方案配套使用。

檔案裝具是檔案室存放并保護檔案的裝置或容器。主要有箱、柜、架、卷皮和卷盒等。無論何種裝具，都必須對檔案無損害作用，并且制作經濟，使用便利。檔案裝具無論是購買還是定制都應符合《檔案裝具》（DA/T6-1992）標準要求。

6.3.2檔案分類方案。應明確分類依據、類別標識、類目范圍。

制定企業檔案分類方案的分類規則是：同位類之間互不相容；各子項之和必須窮盡母項；同位分類必須按同一標準進行；分類必須按層次進行不能跳躍。

制定分類方案要根據企業檔案實際情況，遵循分類規則編制“類目表”，以指導具體的分類工作。

類目表：是根據本企業（系統）檔案的種類和數量情況，編制一個由大類、屬類、小類構成的，具有從屬關系（縱向）和平行關系（橫向）的不同層次的類目體系。

分類方案是由類目表、標記符號、說明與注釋、索引組成。

企業檔案分類體系的類目設置。工業企業檔案一級類目的設置按照《工業企業檔案分類試行規則》規定，一級類目有：黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

企業檔案二級及二級以下類目的設置，同樣要依據企業管理職能分工，結合檔案的內容和特點來進行具體劃分。參考《工業企業檔案分類試行規則》。

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