機關檔案管理中的幾個問題及對策

陳德華

習近平總書記曾指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。誠然，機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，實現機關檔案科學有序、集中統(tǒng)一的依法管理必將對提高機關的工作效率和工作質量起到舉足輕重的作用。因而，加強機關檔案管理其意義不言而喻，下面結合工作實際談幾點建議。

一、機關檔案管理中存在的問題和不足

近幾年通過對部分機關檔案管理工作開展檔案執(zhí)法檢查的情況看，機關檔案管理仍然存在諸多不盡人意的問題和不足。主要有如下三個方面。

1.“不要”。所謂“不要”，即為不重視，從領導到普通機關工作人員，依法收集、管理、利用檔案的意識淡薄，日常工作不注重及時收集、及時歸檔，管理制度不夠健全，久而久之，檔案工作就處于“荒廢”的狀態(tài)，處于“有人用無人管”的狀態(tài)。

2. “不懂”。“不懂”相于“不要”來講，領導重視程度高，直觀的認識到了檔案的重要性，懂得檔案工作是機關一切工作的基礎和根本，但是由于檔案工作絕非“文盲”工作，搞好檔案工作需要系統(tǒng)的檔案業(yè)務知識做支撐，從檔案的管理制度的制定、檔案日常的安全管理和維護到檔案的收集、整理、歸檔、利用和移交都有著專業(yè)的要求，因而，單位檔案工作就出現了“想抓而無從下手”的狀態(tài)。

3.“不熟”。這里的“不熟”專指機關檔案員的業(yè)務水平而言，多數機關單位檔案員對檔案業(yè)務存在不熟悉、一知半解等問題。客觀上存在一些原因，比如，一部分機關檔案員類似“走馬燈”一樣更換頻繁，于是單位的檔案工作也就像“擊鼓傳花”，在一個人手里還沒有捂熱又傳到他人手中；一部分機關檔案員兼任數職，因而，踏踏實實的，鉆研檔案業(yè)務工作實屬為難之舉。

二、提升機關檔案管理水平的幾點建議

加強機關檔案工作，作為檔案行政管理機關的工作者是首當其沖的工作任務，我認為應從三個方面加大力度。

1.加大檔案依法管理的宣傳力度。檔案依法管理的宣傳，要把各單位的領導作為宣傳的主要方向和重點，進一步提升他們的依法治檔的意識。比如可以采取印發(fā)文件的形式，印發(fā)開展檔案執(zhí)法檢查的通知、檔案安全管理檢查的通知等等文件，提醒各單位檔案主管領導時刻不能放松對檔案工作的領導和重視；比如，采取以案釋法的形式，提升檔案管理的法律意識，可以編輯印制“檔案違法案例”收集整理在管理中出現的檔案損毀、丟失、盜搶檔案等等檔案違法案例，用活生生的檔案違法案例，以案釋法，為各單位檔案主管領導及檔案工作人員敲響警鐘，促使依法收集整理檔案、依法安全管理檔案、依法利用檔案形成工作的自覺。

2.加大檔案業(yè)務知識培訓的力度。檔案業(yè)務知識培訓是年年搞的活動，也是提高業(yè)務知識水平必選之路。但是，業(yè)務培訓活動搞了，其效果多數時候不盡人意。我認為在業(yè)務培訓中，要從兩個方面努力：

一方面，要抓“綱”立“目”。所謂“綱”即是檔案工作的宏觀管理，具體一點就是要把單位的全宗卷的重要作用講清楚，組織各機關單位把全宗卷建立起來，這樣以來，單位的領導及檔案員在開展檔案工作時思路就清晰了，工作就有方向了，避免盲目抓，所謂立“目”即是具體環(huán)節(jié)的要求和操作技巧，比如具體的檔案收集、歸檔、管理及利用的具體內容、具體標準及有關要求，一一分解，詳細研究。另一方面，要變方式提效果。培訓活動搞的成功與否，最終是要用培訓的效果來檢驗。我們搞培訓一般都習慣采取“課堂式”的形式，請行業(yè)的專家或是領導開展授課，并且是“滿堂灌”的授課方式，中間互動的環(huán)節(jié)基本沒有，往往是上面只管講課，下面只管聽課，能不能解決具體的、實際的問題，授課老師一點也沒有底氣，而實際上，培訓效果往往不盡人意。我們不妨改變一下培訓方式，比如，采取觀摩形式的培訓，檔案的安全管理經驗、檔案利用方面的管理經驗以及檔案收集、歸檔的成功經驗等等環(huán)節(jié)的具體的、實際的操作技巧和經驗，采取現場觀摩、現場講解的方式，并且即時采取互動，更能促進好做法的傳播；再比如，檔案的歸檔整理，可以采取組織技能比賽的方式，提前組織幾個單位組成參賽隊，從一份文件，到形成檔案，現場操作，按照時間和標準衡量比賽結果，并且現場點評，這樣更有抓手、更直觀，利于提高培訓效果。

3.加大檔案執(zhí)法檢查的力度。檔案執(zhí)法檢查是各級檔案行政管理部門普遍薄弱的環(huán)節(jié)，各地檔案行政管理部門強調為其他機關做好檔案工作的業(yè)務服務方面多一些，“真刀實槍”“叫真碰硬”的開展檔案執(zhí)法檢查的時候相對少之又少，尤其是縣級檔案行政管理部門，甚至從未開展過檔案執(zhí)法檢查工作。提升檔案執(zhí)法檢查的力度，我認為應從兩個方面入手。

第一，要克服畏難情緒。多年來，大部分檔案行政管部門工作人員，習慣于被檔案部門是“軟部門”的思想困擾，于是乎，在開展檔案執(zhí)法檢查時，習慣了“協(xié)商執(zhí)法”“寬容執(zhí)法”的方式，而這種工作方式和狀態(tài)，已經涉嫌褻瀆檔案崗位和職責之嫌，《檔案法》已于1987年頒布，并明確了我們檔案行政執(zhí)法的職權，因而，我們在開展檔案執(zhí)法時，要擯棄這種“協(xié)商式”執(zhí)法，要把檔案執(zhí)法檢查作為防止檔案違法違紀行為發(fā)生的“防患之盾”、打擊檔案違法行為的“雷霆之劍”用好、用準、用在經常。

第二，要強素質樹形象。強素質是老生常談，也是必須之舉，開展檔案執(zhí)法檢查，首先執(zhí)法人員要熟知檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的有關要求及檔案業(yè)務知識的標準，做到有底數、有底氣；其次要樹立良好的形象，小到著裝、言談，大到程序規(guī)范、執(zhí)法文書使用適當，多個方面都要向合法、合規(guī)、規(guī)范、正規(guī)的方向努力。

（作者單位：保定市檔案局 ）endprint