談談檔案利用工作與檔案基礎工作的關系

李晨鵬

檔案工作是一項功在當代、利在千秋的事業，以提供利用的形式發揮作用。檔案的提供利用工作就是運用多種形式把檔案材料提供給社會上不同的利用者，實現檔案工作的服務性。因此，檔案的利用工作做的如何，是衡量檔案館（室）基礎工作開展好壞的標志。同時基礎工作的好壞也直接關系到檔案作用的發揮。

一、檔案的利用工作是檔案基礎工作的集中體現

檔案的價值只有通過利用才能得到體現，才能得到社會的承認，轉化為現實的價值，促進和帶動檔案基礎工作全面發展，所以說它是檔案基礎工作的集中體現。檔案的基礎工作包括收集、整理、鑒定、保管、利用、編研與統計等。

第一，充分發揮收集工作的作用。檔案利用工作質量的高低，首先取決于檔案的收集工作是否做到了齊全完整。收集工作是檔案工作的起點，它決定了檔案利用工作的存在。現在大部分單位在收集檔案材料時，只注重機關印發的紙質文件的收集，對于各業務科室形成的業務檔案及照片、實物等其他載體的檔案材料，收集的不及時、不完整，甚至都沒有收集。這就影響了檔案價值的發揮。因此，檔案工作人員既要注重收集紙質文件材料，還要注意收集其他載體的文件材料。隨著計算機技術和數碼產品的廣泛運用，大量電子文件和數碼照片、音頻、視頻文件應運產生。因此，在收集時要加強對反映本單位工作活動的照片、錄音帶、錄像帶，儲存電子文件的光盤等的收集。豐富室藏檔案內容，為檔案的利用提供豐厚的基礎。

第二，發揮利用工作中心環節的作用，找出檔案基礎工作中的薄弱環節。通過利用工作，可以了解檔案工作各個環節的工作質量。如檔案的收集的是否齊全完整、整理的是否規范、鑒定的是否準確、保管的是否安全、檢索工具是否適用等，都會影響檔案的利用。這就促使檔案部門采取各種措施，不斷提高檔案的管理水平。

第三，通過利用發現社會的客觀需求。檔案工作人員通過追蹤反饋檔案的利用效果，研究了解社會對檔案的需求，預測檔案的需求動向。根據需求，有目的的收集整理檔案，將“死”檔變成活“檔”提供給利用者，發揮檔案的服務屬性。

二、檔案的基礎工作是檔案利用工作的前提條件

檔案基礎工作對檔案利用工作起著直接的決定作用，有什么樣的基礎工作，就會有什么樣的利用水平和利用效果。利用工作不能離開基礎工作而存在和發展，只有做好檔案的基礎工作，才能充分發揮檔案的作用，產生良好的經濟效益和社會效益。

首先，檔案的收集工作，是檔案基礎工作的首要環節，也是檔案工作的起點，是檔案館（室）豐富檔案資源的主要手段之一，在檔案管理工作中處于特殊的地位。沒有檔案的收集工作，就沒有整理、鑒定、保管、利用等其它環節，也就是說它是基礎工作的基礎。檔案收集環節的重點是及時、齊全和完整。

其次，檔案整理工作是檔案提供利用的重要基礎。檔案的整理工作就是把收集起來的檔案，進行基本的分類、排列、編號、編目和裝盒，使之條理化、系統化、規范化，是一項承上啟下的工作環節。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量。經過系統的整理和編目的檔案，為檔案的鑒定、保管、利用和編研奠定了科學基礎。

在整理檔案中要注意以下幾方面的關系：一是檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎。如報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立檢索價值，因此按照本來的裝訂方式來整理歸檔，這樣可以提高檔案整理工作的質量和效率。二是檔案的整理必須遵循文件之間的歷史聯系。按照檔案文件的形成規律，保持檔案文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。如文件的正本與不同稿本、正文與附件、會議材料、請示與批復之間的聯系。三是檔案的整理必須便于保管和利用。檔案的整理就是為了更好的保管和利用。現在檔案整理，不像以前那樣組卷，實行按件歸檔，簡化了整理程序，提高了工作效率，便于提供利用。便于保管和利用也是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。

第三，檔案的保管工作是檔案館（室）對檔案進行系統存放和安全保護的工作，是檔案管理中的一項重要內容。是整個檔案工作有機組成部分之一，它與其他環節有著密切的聯系，不能離開其他環節而單獨存在和孤立進行。檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的作用。

要做好檔案的保管工作，一是建立完善檔案庫房管理制度。如出入庫制度、定期檢查制度、安全保衛制度等。配備必要的防護設備，合理調節和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。二是積極宣傳檔案保管工作的重要意義，得到領導和有關部門的大力支持。三是做好定期檢查。對檔案庫房和檔案實體及檔案信息進行定期檢查，及時發現各種不安全因素，提出整改和處理意見，確保檔案的安全。

三、檔案編研工作是提高檔案基礎工作和檔案利用水平的有效手段

編研工作是信息整理性工作，把分散的檔案信息按一定的專題集中編排，使之成為準確的系統化信息。是檔案利用工作的一個重要組成部分，是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。如通過編寫《大事記》《組織沿革》《文件匯編》《統計數據匯編》等編研成果，滿足了人們需要專指性、濃縮性、系統性信息的要求。通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于社會各項事業，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。

編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。在開展利用服務時，把原件提供利用容易破損，影響檔案的壽命。而以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

開展檔案編研工作，可以擴大檔案工作部門在社會上的影響力。

通過編研工作，向社會提供編研成果，使廣大利用者看到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，能起到很好的宣傳作用。

（作者單位：秦皇島市第一醫院）endprint