我國商業性檔案服務機構研究綜述

趙佳琦+周曉蕓

檔案服務機構是伴隨著社會經濟發展而產生的一種新型服務機構，為我國檔案管理實踐工作拓展了全新的思路，促進了檔案服務業的快速發展。自1992年浙江省成立第一個檔案中介機構以來，便引發了檔案學界對其進行研究探討，并取得一系列研究成果。本文對2000-2016年我國商業性檔案服務機構的研究成果進行梳理和總結，為今后檔案服務業的研究提供參考。

一、商業性檔案服務機構研究現狀分析

1. 研究數據概述

自檔案中介機構產生以來，越來越多的檔案學者開始重視對檔案服務機構的研究。通過統計，2000-2016年間相關的期刊論文還是比較豐富的，但其中碩士論文較少，且研究文獻的具體年度分布量差別較明顯，其研究的主題內容也是多樣化的，從研究文獻的年度分布角度來看，2000-2016年發文總量為219篇，其中2000年發文最多為23篇，且逐年呈穩步上升態勢，分別在2002、2012、2015三個年份間出現小高峰；從研究的主題內容角度來看，以“檔案中介機構”的相關研究為主，發文數量為102篇，該主題研究主要涉及檔案中介機構的概念、法律法規、存在問題及發展對策等，其次分別為有關“檔案咨詢服務”51篇、“檔案寄存服務”31篇；從文獻的期刊分布角度看，刊發在檔案學核心期刊的論文數量為76篇，刊發在檔案學非核心期刊上的論文數量以《蘭臺世界》居多為29篇。除此之外，還有三本相關專著分別為李國慶的《檔案中介機構理論與實踐研究》、黃霄羽的《文件、信息商業化服務機構建設研究》和《檔案社會化服務研究》。

2. 研究數據的統計分析

對檢索出的相關文獻219篇文章進行了統計整理，其研究成果具體年度分布情況如表一所示，其研究成果發表的年度走勢如圖一所示，其研究內容所占比例如圖二所示，其具體期刊分布情況如表二所示，具體如下：

表一分別以“檔案中介機構”“商業性檔案服務機構”“商業性檔案文件中心”“檔案寄存服務”“檔案咨詢服務”“檔案事務所”“檔案軟件服務”為“篇名”檢索詞，以中國知網源數據庫為基礎，對2000-2016年間的研究成果進行檢索，將檢索出的219篇文章進行了詳細整理，并形成圖一、圖二和表二。從圖一中看出，與檔案服務業相關的文獻發表數量呈穩步增長趨勢，尤其在2000-2003年間經歷下降后出現一個小高峰，且2009-2015年間發表的文獻數量明顯小幅上升，這也說明了研究熱度持續升溫。

從圖二中看出，近些年研究內容主要以“檔案中介機構”為主，其所占比例達到46.6%，其次是“檔案咨詢服務”和“檔案寄存服務”，所占比例分別為23.2%、14.1%，在其他方面的研究較淺顯。在此次的統計分析中，對該領域研究較多的是宗培嶺、陳智為、吳加琪、鄭金月、黃霄羽等人，大多數文獻研究范圍主要是對相關概念的界定、業務內容、機構類型、法律問題、存在問題及發展對策研究等。

從表二看出，檢索出的文獻以期刊論文居多，共計200篇，占91.4%；碩士論文11篇，占5%；會議及報紙共8篇，占3.6%；在200篇期刊論文中，檔案學核心期刊論文共76篇，占34.8%，檔案學非核心期刊以《蘭臺世界》發文居多，共計29篇，占13.2%；其他類期刊共計92篇，占42%。在檢索出的文獻中，目前還沒有任何一篇博士論文對此領域進行深入論述。

二、商業性檔案服務機構研究的主題內容

以上通過對研究數據的統計分析，從宏觀上概括了相關研究所涉及的幾個主要方面。經過對文獻的歸納整理分析后，以下將具體分析商業性檔案服務機構的內涵、機構類型、業務內容、存在問題及發展策略等方面問題。

1.關于商業性檔案服務機構概念界定的研究

檔案學界對商業性檔案服務機構的定義有多種看法，例如丁建雄、賈秀娥認為“檔案業務外包是通過簽訂合同協議將全部或部分檔案工作委托給專業的管理團隊” ，王玉龍認為“檔案業務外包是企業為了降低成本提高效率，將檔案管理方面的業務或工作環節以簽訂合同的方式交給檔案外包服務機構，從而達到提高企業整體效益與優勢的目的” ，簡言之，檔案業務外包就是企業將檔案業務通過簽訂合同的方式交給第三方機構的一種檔案管理模式，而檔案業務外包的重要載體就是檔案中介機構，關于“檔案中介機構內涵及定義”研究的文獻共12篇，如張寶興認為“檔案中介機構是可以進行獨立核算的，并為機關、企事業單位及其個人代辦檔案事務的社會性服務機構” ，與此同時，趙莉認為“檔案中介機構是一種以有償服務為主的企業化經營機構” ，他們都注重強調檔案中介機構的獨立性和法人地位。還有很多學者注重強調機構的組織功能，例如陳智為、張曉麗認為“檔案中介機構是由檔案行政管理部門主管，以檔案和檔案工作為對象、以經濟為紐帶的社會性服務機構” 。

2.關于商業性檔案服務機構類型的研究

有關“檔案服務機構類型”研究的文獻共11篇，大致包括以下三種機構類型：一是和檔案行政部門有著密切聯系的國有檔案服務機構，處于“半官半商”的狀態；二是民營的檔案服務機構，以私人的資本注冊，主要提供檔案寄存、檔案管理軟件開發、檔案數字化、企業檔案管理制度制定和咨詢等服務，是一種商業性檔案服務機構；三是外資檔案服務機構，主要是國外商業性文件中心在我國建立的“分號”。對以上三種機構類型進行研究的主要有宗培嶺、吳加琪等人，宗培嶺提出將檔案中介機構按生成途徑、職能和所有制性質分類，按生成途徑分為體制內、體制外，按職能分為組織協調型、業務操作型、技術操作型、綜合業務型，按所有制性質分國有、民營和外資 ；吳加琪認為檔案中介機構主要包括檔案事務所、檔案科技信息服務公司、檔案寄存服務中心三種類型 。

3.關于商業性檔案服務機構業務內容的研究

關于業務內容研究的文獻較少，僅有4篇，其他僅是在論文中簡單地提到，并未做深入論述，但單純圍繞某一種業務內容的研究文獻較多，如關于檔案寄存服務研究的文獻共31篇，有關檔案咨詢服務研究的文獻共51篇，通過總結得出業務內容大致包括以下幾方面：第一，檔案寄存服務，陳濱認為“檔案寄存是國家機構、社會組織及個人，將自己所管理的檔案全部或一部分寄存在綜合檔案館內，由其代為保管的一種檔案管理方式” 。第二，檔案數字化整理服務，主要是依據客戶的要求，將傳統的紙質檔案和各種載體形態的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，然后存儲到計算機系統內，形成一個龐大有序的檔案信息庫，方便利用。第三，檔案咨詢服務，為滿足檔案用戶需求的個性化、多樣化，檔案咨詢機構應運而生，尚珊認為現代檔案咨詢開展的服務類型主要有管理決策、管理咨詢、專業咨詢、科研咨詢四類服務 。第四，檔案教育培訓，豐富檔案工作人員基礎知識，提高檔案專業素養、檔案專業能力以及實踐水平，使他們更加深入了解具體的檔案工作，并積極投身到檔案工作實踐中。除此之外，還有些檔案服務機構提供檔案裝具的制作、檔案展覽等。endprint

4.關于商業性檔案服務機構發展存在問題的研究

通過對219篇文獻的總結，論述發展存在的問題較多圍繞的是行業標準缺失、業務內容單一、人才結構不合理三種，其中關于行業標準缺失問題的文獻20篇，占9.1%；業務內容單一的文獻10篇，占4.6%；人才結構不合理的文獻13篇，占5.9%。

第一，標準缺失問題。當前，在國家檔案局頒布的檔案法規中，僅在《檔案法》的修訂草案中簡單地提到了“檔案中介機構”，對其定性還不夠具體、系統，到目前為止，我國尚未有一部專門規范檔案服務機構的法律法規或規章制度，但個別地方已開始實施立法，制定規章制度，在一定程度上取得成效 。由于檔案服務的地域性對檔案服務機構的標準制定造成制約，地方的規章制度不具有普遍的約束力，而更加需要從國家層面對其進行立法，使檔案服務機構的發展得到法律的保障。

第二，業務內容單一。當前我國檔案服務機構主要提供整理、咨詢等傳統的非技術性基礎服務，僅有少部分能夠提供檔案數據庫建設、數字文件管理、數字歸檔、檔案軟件開發等技術性服務。近年來，檔案用戶多樣性的需求對檔案服務機構提出挑戰，傳統的服務模式難以滿足用戶的需求，從而隱形的制約檔案服務效率。

第三，人才結構配置不合理。現有的檔案服務機構中，檔案工作人員的準入門檻較低，使得檔案服務機構的工作人員大部分都是非檔案專業人員，檔案專業的應屆生畢業很少能夠從事本行業或是留在此行業內，導致檔案服務機構內的檔案工作人員年齡普遍偏大，并且掌握的技能也比較單一，且檔案服務機構缺乏有效的獎勵機制，這導致人員流失嚴重。移動互聯網時代，檔案服務機構更加需要既懂得檔案知識，又能夠掌握相關互聯網技術，同時又兼具創新意識的復合型檔案人才。

5.關于商業性檔案服務機構發展策略的研究

有關“發展策略、發展趨勢及前景”研究的文獻共計55篇，占25.1%。其中關于確立行業標準的相關文獻30篇，占13.7%；拓寬業務領域的相關文獻12篇，占5.5%；合理配置人才的相關文獻13篇，占5.9%。

第一，確立行業標準。對于檔案服務機構相關法律法規的缺失問題，除了在已有的地方法規及規章的基礎之外，應該從國家層面來著手解決，國家應加快對相關檔案法律法規的制定。一方面，國家應頒布法律法規明確檔案服務機構的內涵、性質和地位；另一方面，國家可以發文鼓勵檔案服務機構規模化發展 。除此之外，對檔案服務機構的具體工作標準進行制定，促進檔案服務業的大發展大繁榮。

第二，拓寬業務領域。我國檔案服務機構提供的業務內容相對于提供服務的方式來說較單一，目前，國外的商業性文件中心業務范圍有了明顯的擴大，如Iron Mountain除了提供基本的服務外，還提供醫療信息管理、數據保護和恢復、災難恢復、技術托管服務、域名管理、影像和聲音文件歸檔等 。我國檔案服務機構應借鑒國外的成功經驗，適當考慮拓寬業務領域，可以從注重紙質載體擴展到更加注重電子、影像等載體，可以改變傳統被動的服務方式，提供主動上門式服務，提供更加多元化的服務內容。

第三，合理配置人才。首先，可加強專業基礎知識教育，通過外聘檔案專家、開展檔案專業培訓或專業講座，提高非檔案專業人員自身的專業素養，讓其能夠充分掌握理論知識；其次，加強職業道德教育，在學習基礎知識的同時，也能提高檔案工作人員自身的職業素養以及實際操作水平；最后，建立績效管理機制和有效獎懲機制，提高檔案工作人員的積極性，積極投身到檔案工作實踐中，力求建立一支高效的復合型人才隊伍。

三、檔案服務業研究特點

本文從研究年度分布、研究內容及期刊分布角度分析近些年商業性檔案服務機構研究重點及其具體內容，雖然無法完全準確體現目前檔案服務機構的研究情況，但是對于找出研究方向具有一定參考價值。目前，關于檔案服務機構的研究取得了較大的發展與進步，且逐漸凸顯了檔案服務業的研究特點。

1.拓展檔案研究的新領域

通過對2000-2016年間商業性檔案服務機構研究情況分析可以看出，此方面研究取得了較大的發展，相關研究發表的文章數量呈穩步上升態勢，其大部分以期刊論文為主，近些年研究內容主要圍繞“檔案中介機構”和“檔案咨詢服務”的文獻居多，能夠刊發在檔案學核心期刊上的論文達76篇，占34.8%，這證明了研究熱度持續升溫，與此同時，也得到越來越多檔案學者的關注，如上海大學文學院的宗培嶺、中國人民大學信息資源管理學院的黃霄羽、陳智為、南京大學信息管理系的吳加琪、山西大學管理學院的尚珊等人，且研究熱點不再局限于檔案中介機構的概念界定、機構類型和業務內容等，而是更加集中于檔案中介機構與檔案行政管理機構的關系、檔案中介機構建立的可行性及必要性、中外商業性檔案文件中心的對比研究、檔案中介機構的規范化管理等，并取得一系列研究成果，這既拓展了檔案研究的新領域，同時極大地促進了我國檔案服務業的發展。

2.研究存在的不足之處

盡管研究取得了豐碩的成果，但通過分析也發現以下幾點不足之處：首先，關于商業性檔案服務機構研究的專著較少，目前，僅有2006年由李國慶主編的《檔案中介機構理論與實踐研究》，黃霄羽主編的《文件、信息商業化服務機構建設研究》《檔案社會化服務研究》；其次，研究深度不夠，關于此方面研究遠遠低于其他領域，每年發表的文章數量不多，能夠刊發在《檔案學通訊》和《檔案學研究》更具權威性的期刊上的論文僅10篇，占4.6%，且目前尚未有一篇博士論文對其研究論述；再次，研究人員集中于宗培嶺、陳智為、吳加琪、鄭金月、尚珊、黃霄羽等人，其他大部分都是高校的學生在研究，實際的檔案工作者較少，這就會產生“重理論，輕實踐”現象，且這些研究人員均分布在經濟發達地區的高校，偏遠地區或中西部的研究人員較少，造成了研究人員區域分布不均；最后，研究的內容較狹窄，關于“檔案中介機構”方面的研究比例高達46.6%，其他方面的研究較少，大部分僅圍繞檔案業務外包、檔案中介機構的定義、服務機構的類型、運營模式、存在問題及對策等方面。

綜上所述，2000-2016年間我國商業性檔案服務機構研究的基礎理論日益成熟，文獻發表情況較為客觀。但這一時期研究主要集中在檔案中介機構的概念界定、存在問題及發展策略等方面，對相關的行業標準問題關注度還不夠，且國家尚未頒布相關法律法規，這些問題希望能夠引起檔案研究者的重視和思考。總之，了解和分析檔案服務機構的研究狀況，有利于把握檔案服務業的發展方向，也能夠極大程度上促進檔案服務業的發展。

（作者單位：遼寧大學歷史學院遼寧工業大學檔案館）endprint