《歸檔文件整理規則》檔號編制的原則與要求（ 之三）

丁德勝

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準發布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實施。為使各地檔案工作者準確了解掌握標準規范的內涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業人員的系列解讀。

檔號是在文件整理過程中賦予的，體現整理規則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數字、字符的集合。檔號能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，是歸檔文件的“身份證”。

檔號編制原則

1994年發布的《檔號編制規則》（DA/T 13-94）是規范檔號編制的一項重要標準。該標準規定的檔號編制規則適用于傳統立卷方法整理的檔案，但并不適用歸檔文件的檔號編制。不過，該規則確定的唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則以及基本的編制方法是比較科學、合理的，應該為歸檔文件的檔號編制所沿用。

1.唯一性原則

檔號應指代單一，不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。也就是說，一個檔號只能對應一件文件，具有唯一性，不能出現重復現象。

2.合理性原則

檔號結構必須與歸檔文件的整理分類體系相適應。檔號保持完整，不隨意增加或減少某種代碼。

3.穩定性原則

檔號一經確定，一般不應隨意改變。對必須改變的檔號，應在歸檔文件目錄及所有相關檢索工具、數據庫中做出同步修改。改變檔號時，還應注明原檔號。

4.擴充性原則

檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應檔案不斷擴充的需要。

5.簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省存貯空間，提高處理效率。

檔號的結構

在規劃歸檔文件的檔號結構時，《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）充分借鑒了《檔號編制規則》中的合理部分，并盡量與傳統立卷方法整理的檔案的檔號以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號相銜接。

《規則》建議以“年度—保管期限—機構（問題）”分類法為基準確定檔號結構。作出如此選擇的原因有二：一是便于館室銜接；二是考慮到機構（問題）為檔號結構中選擇項，如此可以保持檔號結構的易辨識度（固定項盡量放在檔號結構的左側，保證前段一致）。由此，《規則》建議檔號的基本結構為：

全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號（如圖1所示）

例如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001。其中，檔號左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線“-”連接，同一級代碼之間用間隔號“·”隔開。

對于規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的，《規則》建議應在檔號基本結構的基礎上，省略機構（問題）代碼，其檔號結構為：

全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號（如圖2所示）

例如：Z109-WS·2012-D30-0001。需要說明的是，有些部門和地區為解決紙質檔案數字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號概念的，進行檔號編制時可以在件號后增加子件號，中間用間隔號“·”隔開。

檔號編制要求和方法

1.編制要求

《規則》提出的檔號結構充分考慮了檔案類型多樣的現狀，以及機關和檔案館在檔案管理上的不同需求，因而具有較強的普遍適用性。《規則》建議各地區各部門盡量使用同前述統一的檔號結構進行檔號編制，如此可以在較大范圍內實現檔案數據的互通共享，為檔案資源在全國范圍內實現規范統一奠定良好的基礎。

對于一些部門或地區在新《規則》出臺前先行先試，采用了其他樣式的檔號結構的，應區別情況對待：

如采用的檔號結構不合理（既與《規則》提供的檔號結構不同，又不能反映本部門或地區分類方法等）、檔號要素不齊全（比如不設檔案門類、保管期限要素等）、填寫方法不規范（如全宗號不用四位代碼標識等）的，建議按照《規則》的要求進行調整。

如檔號結構與采用的分類方案協調一致，且不存在上述問題，又能滿足機關檔案管理和進館需求的，可以考慮在一定時期內保持不變。即使如此，也要避免出現在一個區域內存在多種檔號結構或者檔案進館前后采用不同檔號結構的情形，即要避免“一地多號”或“一檔兩號”，否則容易造成檔案資源割裂，引起管理混亂。

2.編制方法

（1）全宗號。全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照《檔號編制規則》編制。全宗號原則上由數字組成，也可采用字符+數字的方式編制，其中字符為全宗屬類代碼。全宗號不足4位的，應在全宗號前補零，如21全宗，在檔號中應為“0021”；全宗號第一位為全宗屬類代碼的，則應在全宗屬類代碼之后、數字前補零，如A12全宗，在檔號中應為“A012”。

（2）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。其他門類檔案，比如照片、錄音、錄像、科技、專業檔案，參照《規則》進行整理時，其門類代碼可以分別設置為“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”，科技、專業門類需要復分的，應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和《國家基本專業檔案目錄》執行。

（3）年度。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2010”。

（4）保管期限。按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。如果檔案整理中使用其他年度的定期保管期限，其保管期限代碼為“D+年度”。如定期5年標識為“D5”，定期15年標識為“D15”。endprint

（5）機構（問題）代碼。機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室用“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

（6）件號。件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號應在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“0001”開始標注。

歸檔章

歸檔章是檔號在紙質文件上的具體體現。在電子文件上，可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對檔號進行標識，不過，這種標識并不是必備的，各地區各部門可以在不增加整理負擔的前提下（比如電子文件本來就具備條形碼等），根據具體情況靈活掌握。

1.歸檔章樣式

《規則》規定，歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項。在樣式上，《規則》維持六格章樣式不變，規格為長45 mm，寬16mm，分為均勻的6格（見圖3）。為貫徹“簡化整理”的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項目，以免給整理工作帶來不必要的負擔。

在項目位置上，全宗號、年度、機構或問題、保管期限四個項目在歸檔章的位置保持不變，原《規則》室編件號改為件號，館編件號改為頁數。在填寫這些項目時，應嚴格按照各個項目在歸檔章上的位置進行，不可隨意調換位置，以方便識讀，便于檔案的管理和利用。

需要說明的是，圖3中加注括號的文字為提示性文字，是用來說明各編號項目在歸檔章中的位置，實際制作歸檔章時無須刻出，以減小歸檔章的大小，節省歸檔章占用的空間。其中標有“*”號的機構或問題項為選擇項，不按機構（問題）分類的，歸檔章上相應位置直接留空即可。對于歸檔章的材質和外形，《規則》中沒有加以規定，各單位可以方便使用為原則自主選擇。

2.蓋章要求

在紙質文件中，歸檔章需要逐件標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”。歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領導批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光榮冊等光面印刷文件材料，首頁無法蓋章，也無法在文件首頁前另附紙頁，可在材料內第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統計報表等橫式文件，在文件右側居中位置加蓋歸檔章。

在歸檔章填寫上，全宗號、年度、保管期限、件號為必備項，按照本節檔號編制規則的有關要求填寫即可，但件號不足4位的，不需補“0”。頁數也是必備項，為歸檔文件中有字頁面的數量，用阿拉伯數字標識。機構或問題為選擇項，同樣按照檔號編制規則的有關要求填寫（見圖4）。

不過，為了方便識讀，便于手工管理，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識。在全宗指南中，應將機構名稱與相應簡稱加以對照說明。使用問題簡稱的，則可根據分類方案，直接填寫“黨群”、“行政”、“業務”等（見圖5）。

填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號機打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。歸檔章中有些項目比較固定，如全宗號、保管期限、機構（問題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進行加蓋，以減少填寫項目的工作量。

（作者單位：國家檔案局）endprint