文件全生命周期理論下對基建項目檔案管理的探討

劉友俊

摘要：文件生命周期理論（Document life cycle theory）即一些國外學者十分推崇的理論，同樣亦為現階段檔案管理學中的核心理論，是檔案系統與相關工作者將檔案管理預先滲透至基建項目文件材料的階段，是基建項目檔案全過程管理的憑證。文章將以文件全生命周期理論下對基建項目檔案管理的探討作為切入點，在此基礎上予以深入的探究，相關內容如下所述。

關鍵詞：文件全生命周期理論；基建項目；檔案管理；探討

1.文件全生命周期理論基本概念

文件全生命周期理論即從文件的生成、利用履行組織職能階段，直至效用的消失，亦或在完成使用對其予以銷毀或歸檔永久保存（Archive permanent storage）的全過程。文件全生命周期理論基本理念即：（1）現行文件（Current document）、轉化檔案（file conversion）直至銷毀是一系列的運動程序，無法被分割；（2）文件從生成直至檔案消亡的運動程序包括生成、使用、留存以及長時間保存等階段；（3）差異化階段的文件和服務目標、留存機構與管理體系間具有一定的聯系，即文件運動環節各階段性變化的主要因素。文件全生命周期理論對現階段檔案管理意義深遠。

文件全生命周期理論是現階段檔案管理學的依據， 其實質作用無可替代，文件全生命周期理論從根本挖掘了文件的運動脈絡同時進行合理抽象，不但為現行文件至檔案全過程控制構建了明確的指導思想，而且為檔案系統與相關工作者預先介入文件管理奠定了良好的基礎。

文件生命周期理論從整體揭示了文件運動各環節的變化，因此為文件各環節管理鋪平了道路，因為不同階段的價值結構有所區別，因此服務目標、保管場所及管理方法都存在各階段的特性，這就需要需要管理系統亦或管理人員尊重各階段文件的差異，有指向性的處理各階段的價值形態，在深化全過程管理的基礎上，依附于各階段的特性予以階段性管理。

文件生命周期理論詮釋了文件運動環節的內在聯系及相互作用，為現行文件至檔案的整體有效管理，為檔案系統及檔案工作者對文件予以預先控制提供了理論依據。現行文件至檔案就像一個白酒生產工序，是階段性且連貫的運動工序，一定要將從現行文件至檔案的管理當做一個系統工程來做，通過整體的工作體系及方法去控制各有特性卻存在內質聯系的檔案周期。切勿將文件管理和檔案管理理解成兩個獨立的系統，一定要側重于從組織體系、管理方法的統一性。

而且，現行文件的質量從根本影響著檔案管理的優劣，因此需要檔案系統或相關工作者主動的予以文件預先控制，從根源控制文件材料的質量與數據傳輸，用以保障檔案的質量，降低重復工作率，最大化的加強工作有效性。從根本避免由于現行文件管理不到位造成現行文件材料缺失的問題。文件生命周期理論印證了文檔整體管理的合理性。在檔案工作過程，尤其是在基建項目檔案管理中，相關工作者要側重于工程管理和檔案管理一體化原則，依附于基建項目文件的運動脈絡，實現基建項目文檔的整體管理，構建前沿有效的項目檔案管理體系，深化預先管理，加強全程管理及預先控制的統一性，保障基建項目檔案的安全性、完整性以及準確性。

2.檔案管理概述

檔案管理涵蓋了：（1）檔案搜集；（2）檔案整理；（3）檔案價值評估；（4）檔案保管；（5）檔案編目和檔案檢索；（6）檔案統計；（7）檔案編輯；（8）檔案提供利用。上述工作程序的劃分僅相對穩定并非絕對，而且一些檔案工作人員也將上述工作分成六個環節，更有將檔案工作分成基礎工作與利用工作兩大類的。因為目前檔案管理工作已具有較強的系統性，因此也有依附于多層次予以劃分的模式。其第一層次即為檔案實體管理與檔案信息拓展兩部分，下屬系統又分成很多層次的子系統。檔案實體管理包括搜集、整理、鑒定、存儲以及統計等程序；檔案信息拓展包括信息完善與信息傳輸等因子，信息加工通過目錄編輯、文獻匯總及編寫參考資料所構建，信息傳輸通過提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借與出版、展覽等服務工作所組建。整個檔案管理機制與下屬子系統在運行過程均構建反饋模式。伴隨檔案管理現代化的全面進程，對檔案管理工作的構建會存在一定的影響。檔案管理的主要側重點即為社會實踐服務提供有效的檔案信息，檔案管理機制的構架依附于這一基本理念而設置。其中所有環節工作都是不可或缺的，同時有一定模式。其構建一個有機整體，為實現檔案管理機制的整體功能而起到各自應有的作用，同時相互存在內置的聯系。

3.文件生命周期理論在基建項目檔案管理中的應用

基建項目檔案即工程建設項目從開始設計、決策直至開工整個過程中形成的需要歸檔保存的一系列文件，其中主要涵蓋下述幾個主要文件：（1）調研（2）基建項目的提出（3）評估（4）可行性分析（5）設計（6）決策（7）現場勘測（8）招投標（9）監理（10）工程（11）試運行（12）設備驗收（13）竣工。

基建檔案保存內容包括工程建設的所有過程，再現了基建項目管理過程與工程實體的原貌。基建檔案的特性即：（1）系統性（2）多元化（3）準確性（4）真實性，精準而系統的基建檔案不但為工程驗收、事故成因以及責任認定奠定良好的基礎，同時為未來予以維護及擴建等工程鋪平了道路。因此，從指標化的層面分析，我們都知道，任何一個工程項目都一定要通過準備、監理以及竣工驗收等環節，而不同的環節勢必會生成相應的文件。舉例說明，在工程前期需要可行性分析與立項文件相關工程協議；在監理方面包括監理會議提綱、監理計劃、質量控制、造價控制以及進度控制等；在工程環節有建設工程資料、相關設施資料、設備裝置工程資料、工程記錄、材料檢測文件以及相應工程試驗等文件；竣工驗收環節包括相應的竣工單、竣工圖、工程結算、驗收記錄以及各環節的聲像與電子文件等，發生了問題還有相應的變更說明，很多批件材料均為評定工程建設質量的主要參照。伴隨經濟建設的全面進程，基建工程項目不斷增多，因此深化對基建檔案重要性的認識，構建齊抓共管的基本思想，已然成為未來基建檔案管理的核心內容。

文件生命周期理論揭示文件需要歷經幾個階段，這幾個階段其實即為文件轉型成檔案的幾個基本環節，從現行文件直至檔案生成是一個具有銜接性的一個過程。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）就是依附于文件生命周期理論對基建項目文件歸檔及檔案管理予以了指標化規定。基建項目檔案工作實踐過程，相關人員一定要依附于工程建設，把工程建設和檔案管理進行全面整合，根據基建項目文件的生命運動脈絡，構建有針對性的檔案管理模式及管理網絡，對文件予以預先控制及全程整體管理。我們要做到文檔整體管理，最化的降低重復勞動，進而深化檔案管理績效與工作的有效性，并保障項目檔案的完整性。

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