淺談在管理提升活動中如何加強和改進辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

岳嵩

摘 要：辦公室是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中的重要環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用，也是協(xié)調(diào)企業(yè)管理活動的樞紐，因此，企業(yè)管理工作開展過程中要從根本上夯實辦公室業(yè)務(wù)管理水平，才能有效提升管理工作的實效性。本文對強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的重要性進行了簡要分析，并集中闡釋了管理提升活動中強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的路徑，旨在提供辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)整體水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè) 管理路徑

中圖分類號：F276 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司是中國神華能源股份有限公司全資子公司，承擔(dān)著神華鐵路自備貨車的運輸組織、定期檢修、運用維修以及機車大中修等業(yè)務(wù)。2013年8月，依據(jù)中國神華能源股份公司批復(fù)精神，改制為中國神華能源公司全資子公司-神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司。公司總部設(shè)在北京市東城區(qū)，公司總部結(jié)合實際情況設(shè)置了辦公室、黨建工作部、財務(wù)部、人力資源部、檢修管理部、運輸管理部、安全質(zhì)量部等15個職能部室。

一、強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的重要性分析

辦公室作為神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司下設(shè)的主要部門，將“質(zhì)量效益型”作為管理重點，全局性監(jiān)督和管控產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、項目質(zhì)量、過程控制質(zhì)量。

1.完善辦公室建設(shè)目標(biāo)

在神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司日常工作開展過程中，一直秉持“服務(wù)大局，和濟共贏”的管理原則和理念，將服務(wù)社會以及服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局作為管理重點，在通力合作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)共同發(fā)展和進步，也為和諧化管理工作的發(fā)展提供支撐。辦公室管理工作與神華內(nèi)外業(yè)務(wù)相關(guān)單位密切溝通與配合，從而形成多方共贏的合作局面。也就是說，要維護管理效率，就要將部門協(xié)調(diào)發(fā)展作為重點，切實維護職能作用，保證辦公室能在日常工作中發(fā)揮統(tǒng)一協(xié)助的作用和價值，也能在提高各個層面管理力量的同時，調(diào)動相關(guān)部門的工作積極性，形成領(lǐng)導(dǎo)主張深度貫徹落實，且單位決策管理形成合力的管理結(jié)構(gòu)[3]。

在服務(wù)管理機制建立的過程中，要將參謀服務(wù)項目作為工作中的重點任務(wù)，衡量辦公室工作水平，確保管理工作和實際控制體系能發(fā)揮其實際價值。因此，辦公室管理人員要積極落實切實有效的管理機制和控制措施，針對辦公環(huán)節(jié)中的薄弱問題進行全程化管理，控制相關(guān)管理尺度的同時，完整地收集相關(guān)信息，實現(xiàn)加工處理效果的最優(yōu)化，也能系統(tǒng)化控制管理效果，實現(xiàn)超前調(diào)研目標(biāo)[1]。

2.綜合協(xié)調(diào)辦公室職能作用

各個職能部門要積極落實其自身的管理工作，踐行系統(tǒng)化的工作模型。結(jié)合公司行政管理工作要求以及公司領(lǐng)導(dǎo)指示，維護組織開展行政管理制度的運行效果，能在保證公文運轉(zhuǎn)效率的同時，確保文字材料起草效果和管控措施，會議活動和組織協(xié)調(diào)性也要符合實際需求。并且，在物業(yè)管理工作體系建立后也能實現(xiàn)行政管理工作順利開展。要樹立全局意識，將綜合性國際化趨勢作為發(fā)展目標(biāo)，實現(xiàn)改革項目的系統(tǒng)化創(chuàng)新和發(fā)展，并且在完善自身實際情況的基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗。企業(yè)要樹立階段性意識，確保現(xiàn)代技術(shù)在開拓和階段性經(jīng)營的基礎(chǔ)上實現(xiàn)業(yè)務(wù)和服務(wù)手段的全面優(yōu)化，因此，要在創(chuàng)新管理要求的基礎(chǔ)上，保證企業(yè)能擁有發(fā)展動力和產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢[2]。另外，企業(yè)要結(jié)合市場運行策略和管理控制水平，提高辦公室常規(guī)化工作的完整程度，建立高標(biāo)準(zhǔn)和高水平管理機制，符合材料要求的基礎(chǔ)上，完善其管理結(jié)構(gòu)。

第一，要踐行組織制定的相關(guān)原則，完善公司行政管理規(guī)章制度，集中制定部門工作計劃，監(jiān)督執(zhí)行實際效果和水平。在工作任務(wù)落實過程中，也要保證具體工作行為發(fā)揮實際水平和價值。首先，組織制定公司各項行政管理制度，其中主要是會議制度和發(fā)文制度，并且要積極修訂公司各個部門常規(guī)化行政控制行為。其次，要監(jiān)督并檢查行政管理制度的執(zhí)行情況，維護實際效果。最后，要制定本部門年度工作計劃，確保監(jiān)督執(zhí)行效果符合標(biāo)準(zhǔn)。

第二，對于工作職責(zé)是組織公文運轉(zhuǎn)工作的情況，要保證工作任務(wù)能圍繞具體要求展開，對來文進行簽收和登記，并且保證傳批、傳閱以及承辦工作的完整性，發(fā)文擬題以及會簽工作等也是基本工作任務(wù)。

第三，對組織公司總經(jīng)理常務(wù)辦公會議以及月度例會項目等，也要維護基本工作任務(wù)的完整性，向不同部門收集相關(guān)材料，應(yīng)用總經(jīng)理常務(wù)辦公室會議研究，提高議題管理決策效果，也要調(diào)整事宜和研究水平[3]。在實際管理體系建立后，也要負(fù)責(zé)半年和年度工作會議材料準(zhǔn)備，集中從事會務(wù)組織工作，對會議催辦和督辦事宜進行監(jiān)督管理。

第四，組織起草公司半年或者是年度工作總結(jié)項目，要在匯總半年和年度工作情況的基礎(chǔ)上，落實工作總結(jié)制度。不僅要組織起草公司半年、季度和年度工作報告，也要重視組織起草集團公司上報相關(guān)請示機制。要按照標(biāo)準(zhǔn)化制度開展相關(guān)工作，能在滿足領(lǐng)導(dǎo)工作要求的基礎(chǔ)上，完善本職工作，及時管理和疏通工作，確保協(xié)調(diào)和補助效果的完善程度，積極補充的同時實現(xiàn)部門配合。要在職能工作開展過程中，對溝通效果進行全面管理，及時解決部門之間矛盾的同時，完善管理水平，實現(xiàn)全面性優(yōu)化[4]。

第五，著重關(guān)注辦公室內(nèi)部管理工作，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下制定工作計劃，并且建立健全完整的督辦機制和執(zhí)行措施，組織制定部門經(jīng)費管理預(yù)算體系，維護審批部門經(jīng)費使用效果和實際應(yīng)用水平，切實維護辦公室部門的安全管理工作水平以及黨組織建設(shè)、廉政建設(shè)工作的實際價值。

此外，辦公室職責(zé)還包含完善公司行政管理方面的各項規(guī)章制度、部門工作計劃以及監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行；公司印章管理和綜合檔案、年鑒管理等工作；公司公務(wù)用車的管理和安排、辦公室物品的購置、物業(yè)管理和外賓來訪管理；辦公室內(nèi)部管理以及完成上級部門所安排的各項工作等，只有切實保證各項職責(zé)的履行和業(yè)務(wù)完成情況，辦公室作用才能夠得到全面發(fā)揮。

二、管理提升活動中強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的路徑

2017年以來，辦公室宣傳帶頭下，整個神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司開展了大規(guī)模安全管理工作，鐵路貨車公司榆林分公司通過開展全員危險源辨識、全員崗位技能培訓(xùn)、全員危險源點檢等手段，切實形成“人人參與安全管理，人人都 是風(fēng)險管理者”的安全管理氛圍，也正是基于此，在完善整個管理結(jié)構(gòu)和管理水平的基礎(chǔ)上，保證了神華鐵路貨車運輸有限責(zé)任公司常規(guī)化工作的全面開展，使“我安全、我幸?！钡陌踩砟钪鸩缴钊肴诵?。在具體開展管理提升活動，全面強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的過程中，可以從辦公室職責(zé)入手對業(yè)務(wù)建設(shè)路徑進行系統(tǒng)分析，希望能夠為辦公室工作的開展和職責(zé)的履行提供相應(yīng)的支持。endprint

1.全面組織開展行政管理制度體系建設(shè)

基于辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員的正確指示，在管理提升活動中，要想進一步強化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作，就應(yīng)該認(rèn)識到行政管理制度體系建設(shè)的重要性，為辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的優(yōu)化開展提供有效的支撐。在全面組織開展行政管理制度體系的建設(shè)工作中，應(yīng)該對辦公室工作業(yè)務(wù)進行全面綜合，保證借助行政管理體系的構(gòu)建，規(guī)范業(yè)務(wù)工作，切實提高辦公室業(yè)務(wù)水平，促進辦公室工作得到公司的廣泛認(rèn)同。在構(gòu)建行政管理制度體系的過程中，應(yīng)該注意對辦公室工作權(quán)力進行明確，如對公司行政管理規(guī)章制度的起草權(quán)和制度執(zhí)行監(jiān)督監(jiān)察權(quán)、公司相關(guān)事宜的度版權(quán)、公司會議決定事項的檢查、督辦和管理權(quán)、對各部門會議費用使用情況的審核權(quán)等等，保證辦公室工作人員在開展業(yè)務(wù)工作的過程中能夠真正做到履行個人職責(zé)，規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險，維護辦公室業(yè)務(wù)工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.明確辦公室具體工作職責(zé)和業(yè)務(wù)要求

在全面加強辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的過程中，應(yīng)該正確認(rèn)識業(yè)務(wù)建設(shè)和職責(zé)的關(guān)系，進而從職責(zé)角度探索強化業(yè)務(wù)建設(shè)的措施，并明確各項工作的業(yè)務(wù)要求，了解業(yè)務(wù)建設(shè)的具體工作方向，促進業(yè)務(wù)建設(shè)工作的優(yōu)化開展。如針對“組織制定、完善公司行政管理規(guī)章制度、部分規(guī)劃等，并監(jiān)督執(zhí)行”方面的具體工作職責(zé)，辦公室業(yè)務(wù)人員在加強業(yè)務(wù)建設(shè)的過程中就應(yīng)該注意從工作任務(wù)入手，即在業(yè)務(wù)建設(shè)過程中注意組織制定公司各項行政制度、監(jiān)督行政制度的執(zhí)行情況、結(jié)合辦公室工作基本情況修訂整體管理制度，同時對本年度工作計劃進行規(guī)劃并監(jiān)督執(zhí)行等等。這樣結(jié)合工作職責(zé)，就能夠明確辦公室工作業(yè)務(wù)的主要建設(shè)方向，提高建設(shè)效果。

3.有效協(xié)調(diào)內(nèi)外部工作關(guān)系

在辦公室開展業(yè)務(wù)建設(shè)工作的過程中，還應(yīng)該注意對自身在公司中的位置進行正確的定位，在強化內(nèi)部管理工作的同時，對上級布置的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)工作等加以完成，并合理安排下級政務(wù)主管、行政主管、事務(wù)主管以及檔案主管人員對各項任務(wù)工作加以執(zhí)行，希望能夠通過內(nèi)外部協(xié)調(diào)進一步增強辦公室業(yè)務(wù)工作的完成效率和效果，促使辦公室工作形成有機的體系，為公司整體運行提供相應(yīng)的保障。這樣辦公室內(nèi)部積極加強業(yè)務(wù)建設(shè)，外部上級領(lǐng)導(dǎo)部門和下級執(zhí)行部門大力支持業(yè)務(wù)建設(shè)工作的開展，辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)必然會取得新的發(fā)展成效，全面促進公司整體工作水平的不斷提高。

結(jié)束語

總而言之，在企業(yè)管理工作開展的過程中，要結(jié)合辦公室的實際發(fā)展要求，提高管理水平和管控效率，積極踐行系統(tǒng)化的控制措施，確保管理體系和對策分析機制的完整性。管理提升活動的開展，能對辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)水平的全面提高和創(chuàng)新化管理提供保障，使得部門管理以及服務(wù)水平的綜合性提高，為企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)奠定堅實基礎(chǔ)。

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