醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應用

王慧榮

摘要：醫(yī)院檔案管理工作涉及多方面內(nèi)容，需要工作人員掌握大量信息和資料。當前醫(yī)院檔案管理工作包括病歷檔案、財務檔案等多種類別的檔案，工作量巨大且操作比較復雜。通過使用電子檔案可以減輕工作人員的負擔，提高工作效率。本文主要就醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)應用展開研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；電子檔案系統(tǒng)；應用分析

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程和重大決策，對醫(yī)院長遠發(fā)展具有重要意義。但是不可否認的是，當今醫(yī)院在檔案管理建設(shè)方面仍存在許多問題，影響了醫(yī)院的長遠發(fā)展。通過引入電子檔案這一新型檔案管理模式，可以推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型，進而提高檔案管理工作效率。

一、醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應用范圍逐漸擴大，在工作中應用信息化工具已經(jīng)成為當今工作的主流。醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)過程中積累了大量檔案，但是檔案管理工作人員有限，因而其檔案收集整理的效率一直不高。通過在醫(yī)院檔案管理工作中引入電子檔案，可以通過分類查詢整理等方式對相關(guān)檔案進行合理歸類，繼而打造醫(yī)院的電子檔案庫，通過設(shè)置具體權(quán)限等，方便電子檔案的存儲和查詢，提高電子檔案的使用效率。同時，在引入電子檔案形式之后，可以設(shè)置相關(guān)數(shù)據(jù)記錄電子檔案的取用等情況，便于工作人員及時進行檔案的收集、整理以及取回等工作，避免檔案出現(xiàn)丟失等問題，有效提高了檔案管理人員的工作效率。信息技術(shù)在醫(yī)院的應用范圍不斷擴大，在檔案管理工作中引入電子檔案是時代發(fā)展的必然趨勢，必須加強對電子檔案的重視，通過安排專人管理，組織檔案管理人員培訓等，加快電子檔案的普及速度，推動電子檔案管理工作順利進行。

二、醫(yī)院檔案管理中的問題

1.檔案保存難度大

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，病歷檔案、會議檔案以及其它類型的檔案的數(shù)量也會逐漸增多。紙質(zhì)檔案、磁帶等不可避免地會占用許多存儲空間，但是醫(yī)院提供的檔案存儲空間是有限的，這就導致檔案在存儲等過程中需要投入較多的精力來歸納。同時，不同的存儲介質(zhì)的保存條件也存在差異，但是醫(yī)院在檔案管理方面能夠提供的資源是有限的，在有效的空間內(nèi)進行檔案存儲，相對較為久遠的檔案等不可避免地會出現(xiàn)損壞等問題，這就導致醫(yī)院的檔案資料并不能長久儲存，檔案缺失等現(xiàn)象較為常見。

2.檔案管理查詢難度大

人工管理醫(yī)院檔案的缺點是工作人員的工作效率相對較低，即使使用了相對新型的檔案管理模式，受到工作人員數(shù)量等的影響，檔案管理工作進展仍然相對較慢。醫(yī)院檔案包括多種形式，不同的檔案應當使用的存儲和管理方法也會存在一定的差異。不同部門的工作特點不同，向檔案管理部門遞交檔案的時間以及數(shù)量等也會出現(xiàn)差別，這也無形中增加了醫(yī)院工作人員檔案管理的難度。同時，在檔案查詢過程中，檔案管理人員需要按照流程對查詢?nèi)藛T進行登記，通過其提供的信息，結(jié)合檔案分類逐層查找，才能順利找到相關(guān)人員所需要的檔案。該類方式需要考慮多項內(nèi)容，其中涉及多個步驟，過程較為繁瑣。檔案檢索存在一定的滯后性，導致相關(guān)工作不能及時完成，影響了醫(yī)院檔案工作開展的效率。

3.檔案利用效率低下

在醫(yī)院檔案管理存儲中，紙質(zhì)檔案是較為常見的一種檔案形式。但是紙質(zhì)檔案的保存難度相對較大，在沒有完善的保存措施支持的情況下，紙質(zhì)檔案很容易隨時間發(fā)展出現(xiàn)受潮、發(fā)霉等現(xiàn)象。醫(yī)院在比例以及用藥處方等方面的要求相當嚴格，這就對檔案資料的正確性以及檔案查詢管理工作提出了更高的要求。但是紙質(zhì)檔案的儲存和管理都存在許多問題，很多工作人員出于避免麻煩等心理，不愿意主動到檔案管理部門查詢檔案，導致檔案的利用效率逐漸降低。在檔案管理人數(shù)不足的情況下，檔案管理人員很容易在檔案管理過程中出現(xiàn)問題，影響相關(guān)檔案的正確性，不利于醫(yī)院的長遠發(fā)展經(jīng)營。

三、電子檔案系統(tǒng)的應用效果

1.有效保存檔案

通過電子檔案系統(tǒng)，可以將原有的紙質(zhì)檔案、磁帶、CD等形式的儲存工具通過計算機展示出來，其歸類的速度也明顯加快。醫(yī)院通過引入適合醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的數(shù)據(jù)庫，借助互聯(lián)網(wǎng)將不同部門的不同工作檔案收集起來，不僅加快了檔案的存儲管理速度，也有效解決了當今較為常見的檔案存儲空間不足問題。在檔案總存儲空間支持的情況下，各類檔案可以被及時歸類，儲存效果明顯提高。另一方面，電子檔案系統(tǒng)的引入使得檔案加密等的難度明顯降低，通過設(shè)置不同類型的檔案存儲條件，可以實現(xiàn)有條件存儲檔案信息，有效保護了電子檔案的私密性。通過對檔案進行公開和隱秘等的分類，醫(yī)院檔案存儲的效率明顯提高。借助電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡備份，即使出現(xiàn)意外情況，也可以借助網(wǎng)絡中存儲的數(shù)據(jù)資料進行檔案還原，檔案保存的質(zhì)量明顯提高。

2.方便檔案查詢管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式影響了檔案查詢的質(zhì)量。在引入電子檔案系統(tǒng)后，可以對電子檔案的存儲順序、存儲種類以及存儲步驟等進行規(guī)范化設(shè)計，同時還可借助相關(guān)程序語言設(shè)置糾錯系統(tǒng)，有效降低了檔案管理過程中的出錯率。在電子檔案的管理方式逐漸完善后，醫(yī)院工作人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)即時查詢工作所需要的檔案，檔案提取的時間明顯縮短，方便了工作人員取用。在電子檔案的幫助下，醫(yī)院檔案查詢工作不再是費時費力的大工程，工作人員對檔案管理工作人員的態(tài)度也逐漸轉(zhuǎn)變，有利于檔案管理后續(xù)工作的順利開展。

3.提高檔案利用率

在電子檔案系統(tǒng)的影響下，檔案查詢所需要的時間明顯縮短。醫(yī)院對醫(yī)生寫病歷、開處方等的要求相對較高，需要醫(yī)生結(jié)合相關(guān)檔案等進行對比判斷。電子檔案縮短了查詢時間，工作人員進行檔案查詢等的次數(shù)明顯增多，檔案查詢的效率也明顯提高。在規(guī)范化程序應用的支持下，檔案管理人員的工作量明顯減少，工作人員可以將自身精力更多應用到進一步提高醫(yī)院檔案管理的效率等領(lǐng)域，提高了工作人員的工作質(zhì)量。

四、電子檔案系統(tǒng)具體應用

1.文書檔案

傳統(tǒng)檔案管理工作開展過程中，文書檔案主要通過紙質(zhì)形式存儲，需要工作人員手動進行分門別類的整理和檔案入庫，同時還要采取維護措施對其進行維護，檔案管理工作人員的工作量明顯增加。通過應用電子檔案系統(tǒng)，可以將文書檔案以文本等形式記錄下來，同時結(jié)合存儲位置等進行分門別類的整理，方便檔案的存儲和調(diào)閱。當前，電子檔案在文書類檔案的管理和查詢中仍存在一些問題，檔案管理工作人員要加強重視，通過對外學習等，研究恰當?shù)姆绞浇鉀Q文書檔案儲存過程中存在的問題。同時，電子檔案存儲過程中不能忽視檢察環(huán)節(jié)，通過工作人員相互合作來對文書內(nèi)容進行檢查，可降低文書檔案存儲的失誤率。

2.病歷檔案

醫(yī)院工作的主要對象就是病人，記錄病人病情發(fā)展情況和醫(yī)院用藥情況的病歷是醫(yī)院的重要組成部分，對記錄醫(yī)院發(fā)展歷史，提供科研資料等具有重要意義。另一方面，醫(yī)院在遇到法律糾紛和其他問題時，使用病歷可以有效調(diào)節(jié)彼此的矛盾。為促進病歷檔案的合理使用，電子檔案系統(tǒng)一般對病歷檔案采用加密等形式，只向固定工作人員提供病歷檔案，該類方法既保證了醫(yī)院檔案的有效利用，也保護了醫(yī)院資源，對促進醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。

3.影像檔案

影像檔案記錄了有關(guān)醫(yī)院發(fā)展決策的相關(guān)會議內(nèi)容，更多記錄醫(yī)生手術(shù)過程，對醫(yī)生培訓等工作順利開展具有重要意義。同時，影像資料中還包含病人的身體檢查報告等內(nèi)容，這都是醫(yī)學研究的重要資源，對推動醫(yī)院長遠發(fā)展具有重要意義。在未引入電子檔案系統(tǒng)之前，醫(yī)院主要使用膠卷等進行影像收集保存，該類方式對檔案存儲等的要求相對較高，同時也增加了檔案存儲管理工作的難度。通過引入電子檔案系統(tǒng)，可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)對影像資料進行收集保存，不僅保證了影像資料的存儲質(zhì)量，也方便后續(xù)的查詢調(diào)用，對推動相關(guān)工作順利開展具有重要意義。

五、電子檔案系統(tǒng)應用的注意事項

電子檔案系統(tǒng)是順應信息時代發(fā)展出現(xiàn)的，并且會隨著信息技術(shù)的發(fā)展不斷發(fā)展。醫(yī)院管理人員以及檔案管理人員要加強對檔案管理更新發(fā)展的重視，通過定期對檔案管理人員進行培訓等，使其掌握正確的檔案存儲管理方法，及時學習新的檔案存儲管理方式，推動電子檔案系統(tǒng)發(fā)展更新。醫(yī)院要加強對電子檔案系統(tǒng)建設(shè)所需設(shè)備的重視，通過撥款、聘請專業(yè)技術(shù)人員指導等，推動電子檔案系統(tǒng)進一步發(fā)展完善。

六、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理中使用電子檔案是順應時代發(fā)展的必然結(jié)果。醫(yī)院管理人員以及檔案工作人員要加強對電子檔案系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的重視，分析電子檔案的特點和注意事項，采用合理方式，推動電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)新發(fā)展。