淺談事業單位檔案管理與利用工作心得

高春暉

摘要 檔案工作是社會分工中的重要組成，也是各行業領域業務工作開展的支撐依據。以事業單位工作事項為例，若要查考事業單位相關事項的處理進度、結果和決策規劃等業務情況，通過調閱檔案便可獲得清晰、直觀的了解。本文主要探討了影響事業單位檔案管理與利用的因素，并提出了提高單位檔案管理與利用效率的工作建議，以期有益于事業單位檔案管理工作的有序開展。

關鍵詞 檔案管理 事業單位 管理思路 工作心得

一、影響事業單位檔案管理與利用的主要因素

（一）相關材料編制缺乏規范性

從整體上看，現實中仍有部分事業單位檔案管理工作人員專業素質不高，缺乏檔案管理的專業知識和檔案編制能力，沒有形成規范的檔案編制程序，使得事業單位檔案在收集、整理和編制過程中，未能形成有序銜接。比如，有的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，有的文件內容用鉛筆書寫，或是用復印件代替原件，這些問題嚴重影響了事業單位檔案管理的整體質量。

（二）檔案管理應用人才略不足

客觀而言，當前國內檔案專業從業人員在理論、技術等方面的水平仍然呈現著良莠不齊狀態，整體綜合素質有待提高。比如，部分事業單位從事檔案管理的人員仍然以兼職的形式在崗，沒有安排專人跟進，而這部分兼任檔案管理工作的人員，由于專業的不對口，故而工作中普遍存在著“對資料存檔范圍把握不準”、“在歸檔文件的整理上缺少經驗”等問題，不僅對事業單位檔案管理整體效率造成了影響，同樣也對檔案資料歸檔后的查閱利用造成了不同程度的阻礙。

二、提高單位檔案管理與利用效率的工作思路

（一）加強對檔案資源的規范管理

不論是單位還是企業，每年都會形成大量的檔案資料，為確保這些資料得到有效運用，必須建立規范化、科學化和系統化的管理機制。具體地說，首要將檔案資源管理納入檔案整體管理目標中，建立完整科學的內部檔案管理網絡。其次，在各業務部門設置兼職性質的檔案聯絡員，負責收集事業單位中心一段時間內的整體檔案及移交工作，確保與中心檔案部門的無縫銜接。再者，結合實際情況制定具有業務特色的檔案管理規章制度，使事業單位檔案的收集、整理、銷毀等工作全面制度化、規范化，嚴格按照規章制度執行，以此切實提高單位檔案工作的保密性，確保檔案兼具原始性、憑證性和長期可讀性。

（二）積極引入檔案數字化技術

數字化是實現高效管理的有力手段，因而在事業單位檔案服務實踐中，檔案管理人員應以實際需求為導向，加大數字化設施投入。具體地說，檔案管理人員要結合具體現狀，綜合考量事業單位的發展規劃與財政預算，配置相應的信息錄入設備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內存電腦、雙面打印機等，以保障數字化建設工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位主導業務為依據設計人性化、科學化的檔案數字管理系統，充分發揮數字技術的智能、高速等特性，以實現事業單位檔案管理的現代化、自動化、網絡化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發檔案價值。

（三）推動檔案結構多元化發展

此舉是擴大事業單位檔案服務范圍和拓展服務深度的有效途徑。這就要求檔案管理人員主動適應新形勢下中心面臨的新任務和新要求，著力開展檔案資源建設，延伸檔案工作觸角。首先，要在做好傳統領域檔案資源建設的同時，進一步健全當地城市社區、鄉鎮中心和社會企業的建檔工作，秉持“應歸盡歸、應管盡管”的服務理念，全面落實事業單位檔案的業務指導義務。其次，要強化對檔案資源的整合工作。以疾控中心為例，疾控中心是負責社會公共事務的重要業務單位，因此，在其整合檔案資源的過程中，必須將涉及公共衛生事件、重大疾病事故等檔案資料列入整合重點，重視疾控檔案的形成、整理、保管、借閱、利用，并將這類與民生相關的資料納入政府公開信息范疇，使檔案服務更貼近民生，滿足民眾需求，促使疾控中心檔案服務的民生價值不斷提升。

（四）遵循并落實檔案信息公開政策

隨著信息公開制度的全面落實，賦予了公民一定的權利對公共職能部門的檔案信息進行查詢使用。因此，為保障這一政策的實施效果，事業單位檔案管理人員一方面要堅守本職工作原則，按照既定規章制度開展檔案收集工作和提供檔案利用服務，同時也要及時積極回應具體的檔案公開申請，對應予公開的檔案信息進行合理開放，保障檔案信息公開流程的公正與透明。但要注意，對公眾申請查詢檔案或者信息必須嚴格執行統一的公開標準進行受理，要確保工作作風端正，服務和接待流程規范。

三、結語

實踐證明，不論是政府還是社會企業、民眾，對于檔案相關的需求從未間斷，且愈來愈趨向多元化發展。對此，事業單位檔案管理部門要積極踐行檔案事業的發展理念，建立健全檔案查閱相關制度，穩扎穩打，切實提高檔案利用效率，采取多種形式為廣大群眾提供最優質的服務。endprint