淺談文秘人員如何做好歸檔文書材料的前期管理工作

柯梅　唐石梅

摘要 本文重點探究文秘人員如何做好文書材料的前期管理工作以促進檔案管理工作。

關鍵詞 文秘工作 檔案管理 問題 建議

文秘工作和檔案管理工作是息息相關的，文秘工作的成果是文書檔案歸檔的對象，文秘工作是文書材料歸檔的前期工作。如今，隨著計算機網絡技術的發展，文秘工作和檔案歸檔工作都面臨新的形勢，新的挑戰。文秘人員如何做好本職工作，促進信息時代的檔案管理工作，實現信息共享，值得我們立足本職工作，深刻分析。

一、歸檔文書材料前期管理工作的重要性

文書檔案，是將各類文書材料按歸檔的制度進行分類、整理，由檔案人員編制索引后，裝訂成盒后存入庫房上架管理。文書檔案的來源就是文秘工作中形成的各類印發文件和收文材料。歸檔前文書材料制作的質量、簽發文審批手續的完整、原始材料的修改痕跡；收文材料傳閱過程中領導的簽發意見，傳閱對象的簽字流程等都是歸檔原始材料。所以，歸檔文書材料前期管理工作是非常重要的，前期工作直接影響存檔文書檔案的質量。

二、歸檔文書檔案的發展變化

在無紙化辦公時代來臨之前，文書材料多為紙質，不管是印發件還是收文材料，都是以紅頭、紅章、紙質件來完成的，往檔案室移交的也只有紙質材料。

隨著計算機的普及，現在已進入互聯網+的時代，無紙化辦公是相當普及。文書材料的記錄載體不再拘泥于紙質，非涉密文件、材料大多使用數字化的方式通過網絡系統傳播。無紙化辦公，使用方便、快捷、及時、有效。比如四川省煤田地質局使用的辦公系統OA軟件，通過該軟件不僅實現了無紙化辦公，還建立了內部通信平臺，實現了工作流程的自動化，既能及時有效傳達各文件精神，增強領導管控能力，還可以節約資源，節省成本，提高了工作效率。

三、公文處理中歸檔文書材料存在的問題

（一）電子文檔歸檔的不完整性

電子公文有傳達及時的優勢，但也存在在歸檔時不完整的現象。比如通過四川省煤田地質局OA系統接收的電子公文，沒有發文單位的印章，在歸檔時不能滿足存檔的要求，即使是將此電子公文打印成紙質，仍然無法解決無發文單位印章的困惑，一旦以后需要使用此類文件作為憑證，就會出現無單位印章不具有法律效力的情況。

（二）電子文檔歸檔的失真性

現在的電子文件多采用以PDF等形式進行寫保護，防止在傳送過程中被修改了內容，但是也有個別少數文件用WORD文件格式進行傳送，沒有任何寫保護，這樣的電子檔文件就會存在內容被修改的可能，那么這種電子版文件是否有存檔價值呢？如果因直接用沒有寫保護設置的文檔發送，那么還會存在收文者在不小心的情況下更改源文件內容的可能，這也就容易造成電子版文件的錯誤。

（三）部分電子文檔存檔的隱患

在工作中通常會收到傳真件，而有時傳真件的內容需要存檔，但傳真件往往是復印件，多數時候接受的傳真件不夠清晰，短期內便會變得模糊不清，造成重要信息無法存檔的隱患。

（四）部分電子版文件存檔與紙質版存檔的不一致性

作為以后工作中查閱、取證的憑據，文書材料特別是重要的文書材料，通常要將電子版與紙質版同時交檔案室存檔，對于四川省煤田地質局使用OA系統傳輸的文件，電子版與紙質版的命名十分好統一，但對于部分不使用OA系統傳送的文件，存在著電子版文件存檔與紙質版存檔不一致性。如在收到一份外來紙質公文材料時，登記保存只能登記公文名，就沒有相應的電子版文檔。此類文件如果需要下載傳閱，只有打印成紙質，因為不能用互聯網電腦進行傳送，在存檔的時候就需要掃描上傳。

（五）公文材料歸檔缺乏原始性和完整性

在公文編號的過程中，由于登記不及時、分類不準確，發生漏號、重號等亂號的情況，這既影響了公文的質量又不符合立卷歸檔的要求。電子公文的存儲方式多樣，如果不及時作保護，很可能會因為硬件的毀壞而破壞，導致電子文檔歸檔的缺失。

四、做好歸檔文書材料的前期管理工作的建議

（一）強化檔案意識，加強專業培訓，提高業務素質

首先一四一隊各級領導特別是各專業公司、部門的負責人應該要高度重視檔案管理工作的重要性，注重印制文件和收文的規范性，同時全隊的職工也必然要強化歸檔的意識。有了檔案意識，再加強工作人員的專業培訓，提高業務水平，做到業務精而準。在信息化時代，檔案管理工作數字化、信息化要求文秘工作者、檔案管理者、文件制作收發參與人員在接受業務培訓的同時，要深入學習計算機知識和信息技術，切實提高自己在文件處理過程中的技能。我隊有獨立法人資格的專業公司，對外可以制發公文或各管理部門對外有書面材料往來，我認為應該對制發公文的相關工作人員進行公文基礎培訓，包括格式、文體、印章等基本要素，提升公文質量，對今后立卷歸檔的科學性和全面性打好基礎。

（二）嚴把公文質量關

文書檔案的價值體現于文書檔案的利用。因此，公文質量，決定文書檔案的利用價值。文秘人員在工作中，應做到“三要”，一要及時登記接收的文件材料，二要主動收集有保存價值的文書檔案，三要掌握公文的完整性、規范性。例如，有些文件的附件價值比紅頭更高，如果缺失，并沒有保存的價值，所以文秘人員在收文時需要主動想辦法去搜集附件，力求完整。

（三）文秘人員要加強責任心

在公文生成的整個環節里，細節要求特別多，一不小心就容易出錯，比如編號錯，比如漏了字或者錯別字，再或者序號錯誤，再小到標點符號出錯，等等這些都很需要文秘人員的責任心。在文件生成時首先要十分仔細，對于公文的18個基本要素，逐一檢查核對，對于文字內容最好的辦法就是帶著腦子逐字逐句地反復檢查。為避免編號混亂重復，最好的辦法就是及時登記，認真核對。印制下發前再次復核，保證公文的正確性。公文生成的程序雖然看起來很花費時間和精力，但是一份高質量公文的形成是需要如此努力的。文秘人員養成細心的好習慣，公文質量才能得以保證。有的公文在制發后需要返回蓋章的有效件，文秘工作人員要進行跟蹤，及時催回，保證公文的有效性和完整性。

（四）加強公文電子版與紙質一體化的規范性

文秘人員要在公文處理完畢后對其進行紙質電子化、電子紙質化的相互轉變，確保歸檔后檢索方便有效，也為檔案管理的全面性和真實性提供保障。打印和掃描都比較簡單，配備相應的設備就行，只是掃描的工作量較大，特別是遇到頁數比較多的文件，很費時費力。文檔生成保存時，要使用全稱或者規范性簡稱，方便在查閱時，只需輸入相應的名稱就能檢索。

（五）建議使用電子印章

在電子信息化的今天，采用電子辦公系統下發公文已是一種非常普遍的方式，既然公文文頭可以采用紅頭，是否印章也可以是電子的，這樣就可以保證文件的真實性并符合法律效力。

五、結語

綜上所述，文秘工作和檔案管理工作兩者相輔相成、相互影響，基于電子信息化的時代背景下，文秘工作的科學性和全面性是檔案管理工作的基礎，是文書材料歸檔的前期工作。此項工作不僅要求文秘人員具備一定的專業素養，還需要引起一四一隊職工的重視，在開展各項工作中，嚴把源頭質量關，這樣才能實現檔案管理工作的嚴肅性和規范性，提升檔案前期管理的有效性。endprint