事業單位檔案管理現狀分析與對策思考

李智慧

摘 要 在中國特色社會主義現代化建設蓬勃發展的大好形勢下，我國的科學技術不斷發展和進步，現代化檔案管理工作的展開對原有的管理形式提出了挑戰。檔案管理工作的核心目的就是為社會的實踐服務，一切的管理目標和系統都是為了這個目的而設定。盡管我國檔案事業在長期的改革中發展迅速，但是在發展過程中還是有諸多問題呈現出來，需要解決。本文首先論述了我國事業單位檔案管理的現狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應的改革建議。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 現狀 對策

一、事業單位檔案管理現狀中的問題研究

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管和檔案檢索、統計等方面。當前，我國事業單位檔案管理存在的主要問題有檔案管理人員缺乏專業知識，工作態度不端正；檔案管理硬件條件差，檢索效率不高；領導的重視程度不夠等。具體論述如下：

（一）檔案管理人員缺乏專業知識，工作態度不端正

檔案管理人員的工作態度仍然非常重要，積極的工作態度會促進事業單位更好地發展。所以，檔案管理工作人員也需要有積極的工作態度。但在事業單位檔案管理的實際過程中，很多的檔案管理人員都是抱著應付的工作態度來完成相關檔案的管理工作，沒有及時更新檔案，也沒有做好檔案室的清理工作，沒有任何的責任心，也缺乏足夠的耐心去找出檔案管理存在的問題，這樣的工作態度勢必給事業單位的健康發展帶來負面影響。檔案管理工作人員因為突然離職、生病、出國深造等離開了原來的工作崗位，都有可能給事業單位檔案管理工作帶來影響。因為有許多檔案管理工作人員在離職之后沒有做好相應的交接工作，導致很多檔案成了棄檔或者死檔。這對于相關的事業單位來講無疑是一種很大的損失，并且這種損失是不可能用金錢來衡量的。

（二）檔案管理硬件條件差，檢索效率不高

在事業單位，檔案管理所需要的硬件根本達不到要求，沒有實現規范化、科學化。少數單位的檔案室竟然堆滿雜物，一些單位的檔案室甚至連基本的打印機和電腦都沒有，因陋就簡、因地制宜的現象大量存在，防火、防潮、防盜措施更是沒有。檔案的調閱和查訪，仍然處于原始狀態，沒有現代化手段支撐，速度慢、效率低，甚至已經影響到檔案的完整與安全。此外，一些單位收集歸檔工作制度不健全、不完善，執行力也不夠，收集歸檔工作被動、不及時、不全面、不徹底、不完整，一些歸檔材料甚至不夠真實準確。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。檔案的檢索方式一般有手工檢索和計算機檢索，但實際上傳統的手工檢索占據很大比例，導致速度緩慢、準確率低。很多檔案只記載盒編目錄，查閱檔案費時費力，大大增加了工作人員的工作量。沒有運用計算機管理的檔案主要依靠手工收集，檢索信息量小，不利于檔案的收集。

二、對事業單位檔案管理存在問題的對策

通過對我國事業單位檔案管理現狀的有效分析，我們需要針對檔案管理的人員和檔案管理的硬件條件提出有針對性的改革建議，這對于我國當前事業單位檔案管理的發展具有重要作用。

（一）加強工作人員的培訓

事業單位應該設立固定的時間周期，對檔案管理的工作人員進行培訓，提高檔案管理工作人員對專業知識的理解程度，使檔案管理的工作人員能夠重視這份工作，認識到檔案管理的重要性，引導檔案管理的工作人員在實際工作中樹立良好的工作態度。事業單位要對檔案管理的交接工作作出明確規定，只有這樣才能有效避免檔案管理出現較大紕漏。當事業單位中檔案管理的工作人員因為某些原因要提出離職申請的時候，在這些檔案管理工作人員離開之前，必須做好檔案管理工作的交接；同時，還要留下具體的聯系方式，以便事業單位檔案管理后期的工作中出現問題，能夠及時聯系到工作人員，解決有關的問題。

（二）加強基礎建設和硬件建設，推進信息化管理

檔案管理部門要積極爭取本單位主要領導的支持與幫助，做好檔案管理設施特別是關鍵設備的更新與維護，尤其是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、OA辦公軟件等。要建立堅固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，要配置鐵質檔案柜，同時抓好密碼使用和管理；檔案庫房內應設置相應的配套設備，如空調，去濕、滅火、殺蟲等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查、定期維護；規避檔案、庫房界限不清的情況，不斷提高管理的科學性和管理效率。

隨著我國科技信息技術的迅猛發展，計算機技術的應用已經越來越普遍。事業單位的檔案管理工作也應該實行信息化、科技化和現代化，這是適應當代社會發展的客觀需求和必然要求。可以說，事業單位把先進的技術手段應用到檔案管理工作中刻不容緩。首先，各個事業單位部門要準確、及時、全面地傳遞和傳達信息，切實地保證檔案信息的時效性，提高檔案的實用性。其次，要加大資金投入，配備先進計算機管理設備和相應控制設備，利用現代化科技手段，提高檔案管理水平。有條件的事業單位檔案部門，要充分利用掃描儀、計算機、打印機、監控設備等現代設備，實現檔案資料的信息化、科學化，便于檢索、管理和應用；要充分利用計算機網絡技術，實現檔案管理工作的創新，要利用網絡快速、準確地向外界提供高效檔案信息服務，從而實現對檔案信息資源的有效共享。

（三）端正態度，重視事業單位檔案管理工作

要提高重視程度必須加大對檔案管理工作的宣傳和了解，要讓單位職工和領導配合檔案資料收集和整理工作。另外，還要加大資金支持力度，加強對檔案管理工作環境的建設，確保管理工作能夠科學化、信息化和系統化。同時，單位領導必須提高對檔案管理工作的重視程度，在領導的重視與關懷下，檔案管理工作的各個方面都會得以加強和完善。領導應及時監督和考核管理工作，只有這樣才能確保檔案管理工作水平全面提高。事業單位要想做好檔案管理工作還應注意檔案的保存，提高檔案管理人員的工作積極性，定期查看檔案，看其是否出現了破損，如果發現問題要及時對其進行補救。

事業單位的檔案管理工作是既復雜又艱巨的一項工作，需要我們在新時期不斷發展與變革的背景下與時俱進，積極應對困難、解決問題，需要我們跟上時代發展的步伐，提高事業單位檔案管理工作的時效性，為我國的社會經濟發展提供強有力的、堅實的后盾和保障。本文首先論述了我國事業單位檔案管理的現狀，提出了存在的主要問題，然后針對具體問題提出了相應的改革建議。

（作者單位為大安市人力資源和社會保障局）

參考文獻

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