醫藥集團型企業人力資源信息化管理的實踐與探索

劉天堯

摘 要 國藥控股股份有限公司是一家集團型企業，其在仁科Peoplesoft（簡稱：PS）人力資源管理信息系統中應用了人事、薪資、績效、培訓等主要核心功能模塊。團隊通過“系統集中化管理”、“推廣應用中的解決方案”、“微信端功能的開發與使用”等各項措施，在5年期間持續實踐與探索中獲得了一定的人力資源管理信息系統應用的顯著成效，如“電腦端/微信端員工自助入職平臺”、“移動績效管理平臺”、“在線學習平臺”和“微信消息共享平臺”的搭建方面尤為突出。

關鍵詞 仁科 集中化管理 數據維護 微信端功能應用 共享服務

中圖分類號：F406.15 文獻標志碼：C 文章編號：1006-1533（2018）23-0106-04

Practice and exploration of human resource information management in a pharmaceutical group-based enterprise

LIU Tianyao*

（Sinopharm Group Co. Ltd.， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT As a group-based enterprise， Sinopharm applies the core function modules of Peoplesoft e-HR system in workforce，payroll，performance and training management. According to the ‘centralized management application， ‘solutions of the system generalization and application and ‘R&D; of WeChat mobile function， Sinopharm gained some achievements of the continuous practice and exploration in the e-HR system application during the five years， especially in the aspects of ‘PC/WeChat employee self-service entry mobile system platform， ‘mobile performance platform， ‘e-learning platform and ‘WeChat message sharing platform.

KEY WORDS Peoplesoft （PS）； centralized management； data maintenance； WeChat mobile function application； shared service

國藥控股股份有限公司（簡稱：國藥控股）是中國醫藥集團總公司（簡稱：國藥集團）所屬核心企業，其本身同樣是一家集團型企業。為更好地適應創新驅動發展戰略需要，順應國家關于加快“兩化”融合、提質增效的新要求，2012年在國藥集團引領下，國藥控股全面開展基于仁科PeopleSoft（簡稱：PS）人力資源信息系統為核心的項目上線實施工作，并做到各分、子公司全覆蓋。經過5年的實踐與探索，嘗試提供更多增值功能與服務來增強用戶粘性，讓系統真正用起來。

1 信息化建設的進程

1.1 信息化建設的背景

國藥控股作為中國最大的藥品及醫療保健產品的分銷商、領先的供應鏈服務商，公司擁有并經營中國最大的藥品分銷網絡。包括三家上市公司：國藥控股、國藥股份、深圳一致，及全國各地上百家分、子公司，共上萬名員工。除中國臺灣、澳門地區外，國藥控股的分銷、物流配送網絡已覆蓋全國各地。

要支撐這樣一個經營規模大、產業鏈條長、分布范圍廣、機構人員多、管控要求高的大型企業，原系統已無法滿足當下管理需求。經過甄選，國藥集團看重PS系統強大的基礎功能，融合企業規范統一的人力資源管理標準與要求，為集中管控保駕護航。同時，靈活的集成端口也為今后國藥控股探索挖掘更多疊加應用提供通路，且這方面的考量與騰訊公司當初選用PS系統可謂不謀而合[1]。

1.2 信息系統的變革

回顧2013至2017年這五年間，隨著市場環境不斷變化，公司業務板塊的調整與擴大，公司和員工數量急劇攀升，基層HR用戶日常數據維護量驟增（表1）。為提升其工作效率，在優化PS系統基礎模塊的同時，也在通過疊加功能應用來增強其對系統的粘性，有效提升整體人力資源管理水平。

2 信息化管理的實踐

2.1 系統集中化管理的應用

2.1.1 一套系統、一套規范

國藥控股及分、子公司均按照國藥集團要求運用PS系統開展日常人力資源管理工作。以集團標準化的職務、職位、職級、崗位級別、薪資項目、計算規則、社保規則、計稅規則等體系來規范，結合人力資源管理工作細化執行來個性化定制更為適合自身的系統標準框架，涵蓋“組織結構設計”、“職務職位說明書”等[2]，并借助系統來對各級子公司人員預算編制進行控制，從而達到集中化管控的目的，也為后期數據分析（簡稱：BI）平臺開發及數據準確性提供保證。

2.1.2 多套系統、一條紐帶

國藥控股通過PS系統靈活的集成接口，將財務系統（EBS）、業務系統（BPM）、考勤系統、協同辦公管理系統（OA）等一體化無縫對接。PS系統在職員工方可開設其他系統賬號，這不僅加強各部門間聯動，且大大提升人力資源工作在公司內的影響力[3]。

2.1.3 培訓上崗、規范操作

國藥控股對PS系統操作人員有嚴格的上崗要求，須通過系統操作培訓與考核，方可持證上崗，以確保其日常操作的規范、準確、高效。針對新加入的分、子公司HR或已上線公司HR替換的情況，分別制定操作培訓課程。

2.1.4 專業運維、保駕護航

國藥控股擁有一支專業系統運維團隊，專注于服務旗下上百家分、子公司，提供專業高效的運維支持。HR系統操作人員在培訓結束后，可通過“PS系統用戶操作手冊”（簡稱：UPK）幫助其規范操作系統外，還可通過運維服務系統平臺（簡稱：JIRA）進行溝通答疑。為保證運維工作的效率與質量，為之制定一系列標準運維服務規范與流程，確保系統穩定運行。

2.2 系統推廣應用過程中的難點與解決方案

2.2.1 系統使用方面

1）界面不美觀 針對此問題我們為系統首頁設置導航欄用于分塊管理，便于迅速找到操作菜單；其次，將新員工入職信息填寫頁面全新改版，調整布局、簡化操作，并賦予它一個新名字“很高興遇見你”，在提升系統易用性的同時，逐步提升其美觀度與親和力。

2）操作不簡便 PS系統操作對HR有一定要求，雖經過統一培訓，但學習能力差異使其無法靈活使用系統，甚至出現大量操作錯誤，工作效率大打折扣，用戶體驗感降低。為此我們除持續提升運維支持外，基于PS框架的客戶化開發與優化必不可少。如：將日常操作頻率較高的新員工入職界面，從原來10個環節減至5個環節，還支持微信端同步操作，可拍照直接上傳照片或電子件、HR可靈活勾選需填寫板塊、全盤員工信息檢查頁面等新功能，有效避免漏填、誤填，提升員工自助入職體驗感，減輕HR信息維護工作量。

3）算薪速度慢 PS系統算薪非常耗時，在集中發薪期間，運算進程排隊是常態。為此我們對全量子公司進行系統使用情況調研，發現存在系統使用問題多的公司大多電腦設備落后、網絡不穩定，且無專線。為此我們聯合信息部給予各公司可行性優化建議，著力提升硬件、軟件、網絡等基礎設施，大大提升薪資關賬準時率，且約70%的公司已逐步轉為線上直接算薪。

2.2.2 數據維護方面

1）數據維護的準確性 為滿足各類人力資源數據分析需求，我們定制開發了各類報表，卻受限于數據的準確度。為此從兩方面來改善，其一：增強操作限制，避免誤操作；其二：加強對HR負責人、基層HR進行分級培訓，借助自主開發E-HR微課程來提升各級人力資源工作者的專業度。

2）數據維護的及時性 為確保數據的準確性，我們并未因此放開系統操作限制，除提供數據修改、操作答疑等運維服務支持外，致力于通過系統疊加功能來加強其對系統的粘性，逐步提升重視度。

我們對系統維護質量達標公司進行調研，從中發現：有些公司專門設置系統維護崗，且與績效掛鉤，專人做專事，規范維護、定期檢查、清理梳理數據，這為數據維護準確性與及時性提供了重要先決條件。大部分公司針對系統操作規范要求調整或重定流程與制度，這一系列轉變是系統應用推廣的極大助力，也是疊加功能服務所帶來的最好反饋。

3 信息化管理的探索

3.1 微信端基礎服務功能的開發與應用

國藥控股自2014年著手基于PS系統組織人事與薪資模塊開發的“HR助手平臺”，主要開設“我的信息”、“工資單”、“通訊錄”、“員工信息”四大模塊。隨著功能應用的推陳出新，如“年度工資單”（可查看個人全年工資、福利、社保、稅、公司福利支出等）、“名片分享”（可掃碼添加至對方通訊錄，或通過發送名片快速添加）、“移動考勤”、“移動績效”（電腦與微信同步）等，平臺擁有了一個更能體現其功能與服務理念的名字“國藥e家”。

3.2 微信端增值服務功能的開發與應用

“國藥e家”是國藥控股企業號下設其中一個公眾服務號，還有如“國控黨群”、“法務匯”、“國控安全人”、“服務大廳”、“國藥大學”、“藥零通”等，員工只需一鍵關注企業號即同步關注所有公眾號。企業號由運維團隊提供技術支持，且已全面開放子公司申請加入，按需靈活配置權限，并享有個性化定制功能與服務。

企業號全面推廣邁出了共享服務第一步，運用創新手段有效提升人力資源服務品質及效率，通過創新建設線上線下結合的服務渠道，充分利用信息化手段，打造端到端的員工服務平臺，實現員工職業生命全周期管理。

3.3 企業號關聯的四大共享服務平臺

1）消息平臺 子公司企業號、公眾號加入國控企業號下，可共享增值功能（消息推送數量無限制；人群定向、定時消息推送；自定義消息提醒內容）。

2）培訓系統 在PS培訓標準功能模塊基礎上，定制開發培訓管理系統，靈活支持電腦與手機同步使用。為鼓勵員工充分利用碎片時間學習，搭建員工專屬移動學習平臺，可參與微課學習、課堂互動討論和投票、學習排行版角逐、學習社群點亮星星等。

3）績效系統 在PS績效標準功能模塊基礎上，定制開發靈活支持電腦與手機同步使用的移動績效管理系統。其基于績效管理“五大核心理念”、“六大通用法則”，可定制化配置系統考核流程、考核模板，最大程度滿足多樣化管理需求，促使HR用系統觀念和思想看待績效管理工作，使之在未來工作中為企業帶來意外的收益[4]。

4）活動平臺 基于PS系統核心模塊并整合會務系統全開發的功能模塊，支持活動發起、自主或代報名、信息匯總、現場互動、活動調研反饋等。

目前各增值功能模塊已全面開放，微信與電腦同步操作模式亦獲肯定，其中會務系統已成功協助多個部門開展大型會議；調研問卷功能也已成功廣泛應用于多個領域，如“員工體檢滿意度調研”、“培訓評估”、“入職滿意度調研”等。

4 信息系統的價值延伸

國藥控股在人力資源信息系統的日常運維、系統優化、功能探索方面取得的成績，得益于公司領導的大力支持和歷任人力資源工作者的持續投入。系統使用的最終目的是通過信息化的變革，為公司創造價值、為HR提高效率、為員工提供便捷。最終，人力資源信息系統維護的核心數據為公司提供數據支持和決策依據，提升人力資源管理在公司運營中的地位與價值。

同時，順應互聯網時代，人性是管理的第一要素，我們在長期實踐中正逐步改變人力資源管理的趨勢與重心，從管理轉向服務，讓員工充分“被共享”，釋放其能量，從而獲得更為強大的生產力，為企業創造更高的價值[5]。

參考文獻

[1] 孫瑞. 騰訊張東超分享e-HR系統建設實踐[EB/OL].（2014-09-25）[2018-08-23]. https：//searchdatabase.techtarget. com.cn/7-21923/.

[2] 孫宗虎， 鄒曉春. 人力資源管理工作細化執行與模板[M].北京： 人民郵電出版社， 2009： 73-79.

[3] 程海濤， 胡霞輝， 崔靜波. 技術改變人力資源[J]. 第一資源， 2017， 8（65）： 25-28.

[4] 聶新梅， 孫健. 人力資源主管高效工作手冊[M]. 北京： 機械工業出版社， 2009： 169-174.

[5] 穆勝. 互聯時代人性是管理第一要素[J]. 中外管理， 2016， 279（3）： 42-44.