淺析高校不動產檔案的信息化管理

張莉

摘 要： 不動產檔案是高校檔案管理一項重要內容，同時也是房地產管理工作的一項基礎工作。紙質檔案和電子檔案是目前兩種載體形式，因此要充分認識到這兩種載體檔案的重要性和價值，并將實體化管理和信息化管理相結合，充分發揮電子檔案優勢，同時注重鑒定檔案的價值、檔案收集的準確性、真實性和完整性，保證檔案的動態管理，并循全程管理的原則。

關鍵詞： 不動產檔案;紙質檔案;電子檔案;信息化管理

中圖分類號：F472????? 文獻標識碼：B????? 文章編號：1008-4428（2018）10-0009-02

高校不動產檔案是指，“高校在房屋、土地、地面建筑物、景觀綠化等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等歷史記錄”。從內容上可將其分為四部分：一是房屋產權利人、房產權屬登記確權、房屋產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件;二是房屋及地面建筑物所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面閣、分丘平面圖、分層分戶平面圖等;三是各類不動產登記工作中形成的各種文件材料;四是其他有關不動產權屬的文件材料，包括不動產權屬凍結文件、權屬代管文件，歷史形成的各種不動產權證、契證、賬、冊、表、卡等。高校不動產內容的劃定需根據學校自身發展需要，并嚴格依據不動產內容進行收集。

一、 不動產檔案的歷史價值和現實價值

（一）不動產檔案的歷史價值

第一，是高校不動產工作憑證的歷史積累和權屬證明的歷史見證。不僅對于高校房地產管理、場館管理工作有直接的利用價值，而且是長期積累的材料，具有不可替代的歷史見證價值。

第二，為學校的歷史變革留下了珍貴歷史記錄，具有重要的歷史保存價值。高校不動產管理檔案的歷史價值，在于其客觀記錄性，檔案記載了學校建設和發展的歷史，是反映高校變遷和房屋、土地資產變化的真實記錄。校園房屋的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪所記錄下來的是學校的變遷史，高校不動產管理檔案所反映的歷史，也是一個動態的發展過程。

（二）不動產檔案的現實價值

第一，是提供產權證明的重要憑證，為學校不動產歸屬權爭議問題提供重要材料，也可為學校和個人房產的歸屬問題提供參考資料。在進行產權認證、產權糾紛、查處違章用地和建筑時，不動產管理檔案都是必不可缺的依據。

第二，是學校基建、規劃等政策制定的客觀依據。在學校制定發展規劃、基建等相關政策時，也發揮巨大作用。學校的整體用房規劃、基礎設施建設和學生宿舍提升計劃等，均需要依據不動產管理檔案。

第三，是保障教職工民生利益的重要依據。根據不動產管理檔案所提供的真實房屋的面積、結構、用途、地理位置、建造歷史等，學校教職工個人的產權歸屬等信息可以得到確認，從而保障了教職工的合法權益。同時也為學校進行修繕計劃提供了時間和數據上的支持。可以說不動產管理檔案中的學校家屬區資料，也是學校教職工及家屬來訪查詢記錄的重要憑證。目前高校房產檔案中的“房改房”檔案和公用房檔案，為教職工的民生權益提供了重要保障。

二、 新時期不動產檔案信息化管理的必要性

（一）信息化管理能提高不動產檔案的管理效率和保證信息準確性

由于目前高校不動產類檔案的使用頻率增加，不動產管理工作需要通過引進信息化技術來滿足這一系列需求。近年來由于高校不動產工作量不斷加大，檔案的動態管理也成為一項重要工作。檔案資料為滿足不斷更新的需求，需要在紙質檔案的基礎上完成信息化采集，信息化管理便于資料的更改和補充，可以隨時進行信息的補充和完善，大大提升了工作效率和提高了檔案的準確率。

（二）信息化管理才能實現不動產檔案信息的共享和整合

檔案信息化更便于實現資源共享，極大地解決了地域、時間帶來的不便，不在檔案室、不在規定的工作日也可以完成查檔工作，同一時間也可為不同查檔需求者提供服務，極大地提供了辦事效率，節省了大量人力和時間，也為全校教職工提供了方便。同時對于公開性的檔案信息又提供了一個共同分享的平臺，促進了各個部門之間的溝通和交流，真正實現了資源共享。

（三）檔案數字化有利于保護紙質載體原件和延長使用期限

信息技術在檔案管理中的應用，也是對于紙質檔案的一種保護，手工查檔的頻率減少更有利于檔案的保存，也在一定程度上避免了檔案原件的破損和丟失，對于那些年代久遠、容易破碎的紙張，更需要進行高科技保存方式，不便于翻閱。那些歷史年份較長的憑證資料可以延長使用壽命。

（四）信息化管理才能提高不動產檔案信息的查全率和查準率

檔案信息化管理可以提高行政決策效率和辦事效率。通過將紙質檔案數字化，可實現檔案信息的縮微保存和自動檢索。通過建立地址索引卡，戶名產權名索引目錄等方式，提高查找檔案的速度和準確率，同時，根據檔案信息的數據分析，更有利于分析和了解所需掌握內容，為快速正確地形成決策制度做準備，保證了查檔的查全率。

三、 不動產檔案信息化管理的必要舉措

（一）不動產檔案數字化過程中，要重視紙質載體的保護工作

不動產紙質檔案有兩個優點：第一，紙質檔案具有很強的憑證效力和法律效力。紙質檔案所呈現的是歷史檔案的原貌，是對過去情況的客觀記錄和再現，沒有經歷過任何處理，例如學校的招標合同、與各部門院系簽訂的用房合同等，上面的負責人和公章均以原始材料呈現，無法篡改，才使得紙質文檔具有憑證性作用和無可比擬的法律效力，成為糾紛案中的重要憑證。也正是因為這種價值才成為其他形式檔案無法取代的存在。第二，紙質檔案更具有穩定性。一是因為電子檔案容易受到電磁波的干擾和損壞，其中的信息丟失不容易找到和發現;二是因為一旦計算機中毒或出現設備故障等問題，很容易導致檔案信息丟失;三是電子檔案容易被篡改，并且在修改后不會留下痕跡。這使得電子檔案在穩定性上存在很大隱患。