談談檔案利用過程中的保密工作

叢國華

摘 要：檔案是較為重要的一種社會信息性質的資源，并具有較好的利用價值。但是在利用檔案的過程中，往往和其保密工作具有一定的矛盾。相關人員應提高重視，并處理好利用與保密的關系，從而在保障檔案信息保密性的基礎上，進行檔案的利用。

關鍵詞：保密工作；監督管理；隊伍建設

1 正確處理檔案保密與利用的關系

從事檔案管理的相關工作人員，其工作的主要職責之一便是保守與檔案信息相關的擠機密，并通過合理有效的方法做好檔案相關的保密工作。檔案信息一個最為主要的使用功能便是利用，并且符合時代發展的客觀需求，對服務社會的需求可有效滿足。但是在對檔案信息進行有效利用的過程中，除了具有有力的方面，還具有一定的弊端。因此應做好檔案的日常管理工作，保障管理工作的合理性和可行性，并保障管理的質量與效果。通過對檔案的日常管理保障檔案的安全，避免出現檔案信息的泄露等現象，從而避免對黨與國家的安全、利益等產生不利的影響。這就要求檔案管理的工作人員提高自身的管理意識的同時，還應不斷提高自身的保密意識，從而制定相應的保密措施，并有效落實這些措施避免流于形式。還應對檔案利用的途徑進行探索和創新，對既有的措施進行改革與完善。對檔案進行保密工作其主要目的之一仍舊是保障利用的合理性，并且受到時間地點與范圍的限制。只進行保密工作而不進行檔案的利用，則保密工作缺乏相應的實際意義，檔案的主要使用功能無法有效發揮，則該檔案便失去了的保存價值。所以管理人員對自身工作的職能應進行完善，做好保密工作的同時使檔案可以得到有效的利用。

2 加強檔案利用中的監督工作

2.1 完善檔案利用制度

為在利用檔案的過程中，做好檔案信息的保密工作，應加強對檔案信息的監督管理。首先應做的便是進行利用檔案信息的相關制度的完善，通過該制度對日常檔案信息的利用進行相應的指導，并對相關工作人員的日常工作行為進行有效制約。從而在提高檔案信息有效利用率的同時，提高檔案信息的保密性。在檔案信息利用的相關規章制度中應包含以下幾方面，即借閱制度和復制制度等。在實際工作中應結合具體的情況，針對利用人員層次的不同，進行不同利用范圍的制定，并進行審批手續的制定。在保障利用檔案信息工作有序進行的同時，可以按照相關的規章制度進行，并且制定的規章制度等具有較好的針對性與實用性。切實保障利用檔案信息的過程中，做好信息的保密工作，避免出現信息泄露等現象，保障檔案的完整性與無損性。相關的保密制度在嚴謹的同時，還應具有一定的簡明性，從而在執行過程中可以有效落實，便于工作人員的操作與執行。工作人員還應針對日常工作中出現的新問題，進行相應的總結和分析，從而針對新的情況制定相應的措施，對既有的制度進行及時的補充和完善。

2.2 加強檔案隊伍建設

在對檔案進行管理的過程中，其主體便是相應的工作人員。檔案管理人員個人的意識、管理水平、責任感、職業素養和綜合素質等對管理工作的質量和效率具有直接的影響。并對檔案信息的利用和保密工作等產生重要的影響，因此還應建設相應的檔案隊伍。在進行人員篩選時對其各項品質、保密意識、管理意識、責任意識等均要進行嚴格的考察，從而保障建設的隊伍具有較高的水平。檔案工作具有一定的機密性與嚴謹性、科學性，而管理人員是各項制度的執行者，對檔案信息的安全性具有直接的責任，所以檔案管理人員還應具有相應的政治素質和文化素質。管理人員應具有相應的管理知識，對先進的管理理念和方法積極借鑒，對各項先進的技術等進行學習。還應熱愛檔案管理工作，從而充分發揮自身的積極性與主動性。還應具有敏銳的洞察力，對檔案信息的利用者進行觀察和溝通，從而對其動機進行有效掌握。

2.3 強化查閱監督措施

有條件的檔案館還應當安裝較為系統的攝像監視設施。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好檔案利用監督，還要做到“四勤”：一要嘴勤，勤宣傳檔案利用的法律法規和規章制度，勤與檔案利用者交談，掌握其檔案利用目的與動機。二要眼勤，勤觀察動態，置每個檔案利用者于視覺之中。三要腦勤，勤分析檔案利用者的情況和檔案利用效果。四要手勤，勤檢查被利用的案卷，落實檔案利用登記。要在檔案利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷，發現問題及時查處，并在檔案利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

3 積極做好檔案開放中的保密工作

3.1 嚴格檔案審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。要重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放。

3.2 做好檔案解密工作

保密檔案是有等級的，其等級劃分是根據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是密級不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按保密文件來管理，而應當按公開文件來管理。檔案保密是有時效性的，向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，通過劃密解密，向社會各界開放。

3.3 細化開放基礎工作

一要提高開放檔案案卷的內在質量，利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二要建立健全檔號，要適應開放后檔案檢索與管理的要求。三要編制檢索工具，包括基礎性檢索工具，如開放檔案目錄；骨干性檢索工具，如開放檔案卡片目錄；文字敘述性檢索工具，如開放檔案的全宗卷等。使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四要準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

4 結束語

檔案信息其最主要的使用功能便是利用，并具有較高的利用價值。因此應通過合理的措施充分發揮檔案的利用價值，并提高其有效利用率，并且在利用過程中，充分保障檔案信息的安全性，避免出現信息的泄露等問題。首先要做的便是對檔案的利用與保密間的關系進行正確處理，并在日常的工作中加強對檔案利用的監督和管理。如對相應的制度進行完善，從而對檔案的利用進行相應的指導，并對工作人員和利用人員的行為進行有效制約。組建相應的檔案隊伍，確保檔案管理工作人員具有較好的文化素質、政治素質等，還應具有相應的保密意識和管理意識，具有敏銳的洞察力等。切實提高檔案相關工作的質量和效率，從而在對檔案信息充分利用的同時，保障檔案信息的安全性。

參考文獻

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