淺談提升高校教務(wù)員工作效率的策略

[摘 要] 教務(wù)管理是整個學(xué)校管理的核心和基礎(chǔ)，教務(wù)員作為高校基層教學(xué)管理人員，在教學(xué)管理工作中起著承上啟下的重要作用。工作效率是檢驗工作能力和工作成效的重要標(biāo)尺，同一項工作任務(wù)，因采用不同的工作方式，將呈現(xiàn)“事半功倍”和“事倍功半”兩種效率差別。作為基層教學(xué)管理人員，唯有提高工作效率，努力做到“事半功倍”，才能促進整個教學(xué)管理工作順利、有序地開展。

[關(guān) 鍵 詞] 教務(wù)員；工作效率；教務(wù)管理

[中圖分類號] G715 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）21-0185-01

伴隨高校招生規(guī)模與教學(xué)質(zhì)量日益不斷的完善和提升，高校教學(xué)管理工作呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，這就決定了教務(wù)員工作服務(wù)受眾繁雜，涉及面廣，且要全程參與教學(xué)管理所有工作，故而其工作內(nèi)容和狀態(tài)表現(xiàn)出既有規(guī)律性又有突發(fā)性的復(fù)雜、忙亂現(xiàn)象。因此，教務(wù)員必須高效率地完成各項工作，這對確保高校教學(xué)管理工作順利運行具有重要意義。教務(wù)員工作效率的提升需要教務(wù)員本身、學(xué)校和學(xué)院三方面的共同努力才能得以實現(xiàn)。本文結(jié)合自身工作體會，淺析提升教務(wù)員工作效率的策略。

一、教務(wù)員自身方面

能否事半功倍地完成崗位工作，主要取決于執(zhí)行者自身的專業(yè)能力、素養(yǎng)和熟練程度。教務(wù)員自身需從以下幾方面提升工作效率。

（一）明確工作職責(zé)和崗位定位

教務(wù)員工作在二級學(xué)院教學(xué)院長的領(lǐng)導(dǎo)下開展，業(yè)務(wù)上受學(xué)院教學(xué)院長和教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。主要的工作職責(zé)大致包括：協(xié)助教學(xué)院長做好教學(xué)計劃及運行的實施，做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，管理學(xué)籍、學(xué)歷，落實學(xué)校組織的考務(wù)及學(xué)生成績管理，教學(xué)檔案的收集和保存，協(xié)助完成教學(xué)改革、課程建設(shè)和實驗室建設(shè)等項目的申報、過程檢查、結(jié)題和績效考核以及各個環(huán)節(jié)材料的收集、遞交、存檔等工作。這些工作可分為兩大類：常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。對于常規(guī)性工作，教務(wù)員應(yīng)熟練掌握工作流程，明確思路，合理分配時間，可制定一份年工作計劃，提前做好準(zhǔn)備。而非常規(guī)性工作則無規(guī)律可循且通常帶有突發(fā)性和緊急性，這就需要教務(wù)員分清事情的輕重緩急，果斷處理[1]。

（二）簡化工作流程，規(guī)范工作程序

每項工作開展之初，教務(wù)員要十分清楚工作內(nèi)容和流程，對可以合并、刪減的步驟予以合并或刪減處理，以簡化流程。另外，要安排并限定每個步驟的時間節(jié)點，養(yǎng)成嚴(yán)格按照時間要求執(zhí)行工作的習(xí)慣。最后，要積極主動地從工作中總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，探索更方便、更簡潔的工作方式。例如，對教務(wù)處下達的各種表格信息的收集、統(tǒng)計和匯總，教務(wù)員首先要清楚各個目錄的信息內(nèi)容、統(tǒng)計的時間范圍、所填信息的格式要求等；其次，編制詳盡的填表說明以供參考，可大大降低溝通的時間成本，又可避免信息的反復(fù)修改。

（三）信息化管理

加強自身信息化辦公能力，靈活運行計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來高效、規(guī)范地完成各項工作。依托校內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)，建立內(nèi)部交流平臺與學(xué)校各部門實現(xiàn)動態(tài)聯(lián)系，做到實時掌握各項信息。運用Office辦公軟件，可高效率地完成各項信息的編輯、統(tǒng)計、運算和分析。運用網(wǎng)絡(luò)通訊手段，可及時將各類信息傳達給每位教師。對不宜在網(wǎng)站公開的各類信息和需階段性上報的表格信息，本人通過建立公共網(wǎng)易郵箱，向?qū)W院內(nèi)部教職工提供了便捷的文檔下載平臺，避免了信息的重復(fù)性轉(zhuǎn)發(fā)，同時提高了工作效率。

二、學(xué)校方面

教務(wù)員是教學(xué)管理隊伍的基層管理人員，屬教輔崗位，在二級學(xué)院基層工作，與同級職稱的其他行政崗位相比，薪資、福利待遇以及職位晉升空間都很低，付出和回報的不均衡使教務(wù)員工作滿意度下降，從而導(dǎo)致職業(yè)倦怠，影響工作效率[2]。

學(xué)校職能部門應(yīng)制定完善的教務(wù)管理人員評價和激勵制度。從教務(wù)員的選拔、培訓(xùn)、職稱評聘和晉升，到教務(wù)員隊伍的建設(shè)和長期規(guī)劃等均需制定相應(yīng)的制度。以良好的制度為平臺，吸引更多更優(yōu)秀的人才加入教務(wù)員隊伍，實現(xiàn)教務(wù)員隊伍可持續(xù)的良性發(fā)展。

三、學(xué)院方面

我校教務(wù)員配置比例按生師比為1∶500配置，而隨著招生人數(shù)和規(guī)模的不斷擴張，教務(wù)員編制仍在1到2人之間。對于教務(wù)員數(shù)量大于等于2人的學(xué)院，由于職責(zé)分工模糊，導(dǎo)致教務(wù)員成了二級學(xué)院的大管家，甚至有些教務(wù)員會被指派辦理一些教務(wù)管理職責(zé)以外的事情。另外，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事情，以及教務(wù)處臨時下達的業(yè)務(wù)工作，這些情況的存在，嚴(yán)重致使教務(wù)員不堪重負(fù)[3]。

由于教務(wù)員的人事關(guān)系在二級學(xué)院，業(yè)務(wù)在教務(wù)處，因此其業(yè)務(wù)工作應(yīng)由教務(wù)處統(tǒng)一規(guī)定，其他工作則由二級學(xué)院與教務(wù)處聯(lián)合商定，以確保工作崗位之間工作量的相互平衡。二級學(xué)院對教務(wù)員的具體工作分工應(yīng)盡量明確化，以避免教務(wù)員工作重復(fù)或相互推諉等情況的發(fā)生，進而造成工作拖拉、效率低下。

綜上所述，高校教務(wù)員工作效率的提高需要學(xué)校政策的改善和激勵，需要二級學(xué)院對具體工作劃分的明確化，需要教務(wù)員隊伍的專業(yè)化建設(shè)，更重要的是需要教務(wù)員自身能力和業(yè)務(wù)水平的提高。

參考文獻：

[1]王羽.淺談高校教務(wù)員如何做好教務(wù)工作[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，11（7）：175.

[2]徐艷.高校教務(wù)員職業(yè)倦怠成因及對策分析[J].廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)），2013（6）：113-117.

[3]李靜波.關(guān)于高校二級學(xué)院本科教學(xué)秘書工作機制研究[J].教育現(xiàn)代化，2017（9）：59-61.