檔案管理中電子信息化管理模式的應用分析

【摘要】：本文首先主要分析了檔案管理發展的進步，同時闡述了電子信息化的管理的主要優勢和檔案電子信息化管理的主要任務，意指提升檔案電子信息化的管理的工作，為我國的各個企業提供更好的發展。

【關鍵詞】：檔案管理；電子信息化；管理模式

一、檔案管理的進步

隨著我國的信息技術和各個行業的不斷發展，企業辦公的軟降也在逐步的開發，比如Microsoft Office等軟件已經逐漸分布到各個行業的辦公室中，企業檔案管理方面也得到進一步的提升，如今各個企業檔案管理都在陸續使用電子信息化檔案管理這一模式，這也是唯一簡單方便的模式。

在現代化企業管理過程中，計算機模式運用于檔案管理主要可以儲存、歸檔、簽發、生成以及檢索檔案，把傳統紙質版形式的存在提升為機讀形式的存在，這是一個重要的改變過程。在應用信息時，就可以根據自己想要的信息，然后在檔案信息系統中進行檢索，但要保證檢索信息的規范性及真實性。

和傳統的檔案管理相互比較，電子信息檔案管理模式更加有優勢，改變了傳統模式下的管理分散并且封閉的弊端，雖然傳統模式在非常時期發揮的它本身的作用，但隨著我國的快速發展和企業的發展，傳統模式已經滿足不了企業的發展需求。所以，想要提升檔案管理管理的質量和效益，就應該在原有的模式上面進一步的發展、更新以及改善。開發適合企業的檔案管理模式。

二、電子信息化檔案管理的優勢

電子信息化的管理模式改變了傳統的記錄模式，利用計算機數字編碼來進一步的處理視頻、聲像、圖案以及文字等，這樣就變成了數字記錄的電子文件，具有方便儲存、共享等方面的優勢。實現智能化、信息化以及自動化的檔案管理，電子信息化檔案管理模式的主要優勢有以下四點：

第一，自動化系統和檔案管理資源可以共同享用。將檔案管理中的系統與辦公自動化的系統相互對接，實現資源的共享和信息的一體化，實現檔案的歸檔以及利用同步進行。

第二，檢索檔案可以更加的精準和快速。在傳統模式的檔案管理中，都是通過人工來查找檔案的檢索，這樣效率不僅不達標，而且還浪費更多的時間，有時還會出現一定的誤差，檔案管理可以運用電子信息技術的精確、高效以及快速的特點，把檔案管理的模式進行優化，在具體查找的過程中，就可以使用精確查找法和模糊查找法等，這樣不僅提升了管理人員的工作效率，同時也使管理工作人員更加快捷和方便。

第三，保障了檔案的時效性。電子信息化檔案管理改變了傳統檔案繁瑣的加工流程和時間長的缺點，從而減輕了檔案管理人員的工作內容。

第四，提高了檔案管理的效率。電子信息管理檔案使檔案的生產和利用都實現了自動化的管理模式，檔案管理的流程也得到了優化。

由此可見，在社會信息迅速發展的前提條件下，檔案管理的必然渠道就是通過電子信息化模式來進行管理，但從目前的情況來看，在部分的企業當中，還存在一些嚴重的問題，例如：檔案的開發以及檔案利用等方面，這些都還需要進一步的改善，同時還要做好電子信息化的管理并且充實檔案管理的資源。

三、電子信息化檔案管理的主要任務

電子信息化檔案管理的具體任務主要有以下八點：

第一，收集。可以利用計算機的存儲功能來收集同時儲存電子檔案，在通過計算機的功能把收集到的電子檔案進行匯總并且形成一個數據庫。

第二，整理。通過編號的方式來進行整理收集到的電子檔案，想要使電子檔案具有邏輯性的排列，就可以利用計算來進行整理，還可以制作一個相關的目錄，以方便管理人員查看。

第三，鑒定。電子檔案的生成條件、安全性以及存取性都可以通過計算機來進行鑒定，具體表現在鑒定軟件的環境、介質狀況、是否可讀以及病毒威脅等方面，由于鑒定的環節有一定的難度，所以，管理工作人員的重視力度就要加大加強，第四，保管。由于依據介質的不同，所以對電子檔案的保管條件也就自然不相同，要嚴格控制裝具的選擇，且要選擇求較高，一般采用的都是防灰塵、妨強光、妨有害氣體的裝具，同時，還要控制好環境的濕度和溫度。對于介質相同的電子檔案就可以制定相關的管理規范。

第五，統計。管理人員可以通過計算機的自動統計功能來對方案進行管理，管理人員的工作量不但可以得到減輕，并且還可以保障管理的準確性以及管理效率。

第六，利用。閱讀的模式和檔案網絡檢索得到了進一步的提升和完善。

第七，編目。異地編目一般都是通過網絡或者計算機來執行操作，集中所有檔案工作者的量，促進行業的交流，從而保障編目的效率和質量。

第八，保密。雖然電子信息化檔案管理有很多的優勢，但是也存在一點不足之處，就是容易泄露，所以，電子檔案管理的保密工作及其的重要，特別是在儲存和傳輸的過程中。重點要注意和防止黑客的侵入，以免重要的數據丟失、竊取以及更改。由此可見，電子檔案管理的保密工作尤為重要。

四、結束語

綜上所述，我國的信息技術發展以及經濟發展促進了檔案管理工作的提升，同時，也對檔案管理工作提出了更高的要求和條件，在如今現代企業管理中，檔案管理的必然渠道就是利用電子信息化模式來進行管理。檔案管理人員也應該跟上時代的變化，將快捷、方便、先進的管理模式運用到現實的工作中，以此提升自身的專業水平，從而完善電子檔案管理的工作模式，為企業的發展打好基礎。

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