北京市檔案人才隊伍現狀調查報告分析

【摘要】：隨著社會的進步，檔案早已經進入了信息化和法制化的時代，而且人們對檔案的意識日益提高，不斷增強。從而對檔案人員的素質也有一定的要求。

在中國特色檔案工作新模式的理論指南與行為規范下，北京市檔案局針對北京市檔案從業人員進行了調查。深化了檔案工作內涵，拓展檔案工作外延并開創我國檔案管理體制改革。突出了檔案工作的時代特征，彰顯了以人為本，重視民生檔案的新理念，賦予了檔案服務社會的新職能、新領域。

【關鍵詞】：檔案人才；現狀分析

1.正文

1.1檔案工作人員素質問題

通過調查報告，可以看出檔案工作人員素質比較低，對于檔案的理論知識比較匱乏.目前在職的檔案人員多數不具有管理學（檔案專業）的教育背景，沒有豐富的專業理論知識。在檔案工作的隊伍建設中，應通過運用現代化的管理，啟用高素質的管理人才，讓管理隊伍向高水準、高文化的方向發展。在短時間內把傳統的檔案管理轉變成現代化的檔案管理。

1.2招聘的有效性問題

通過調查報告，發現很多檔案從業人員的學歷涉及到很多專業但是管理學（檔案專業）并不是很多僅占5.81%。從而可以看出，北京市檔案局的招聘流程存在問題，沒有招聘到滿足北京市檔案局需求的所需人才。有專家（宋典，2008.02）認為所謂招聘有效性是指企業或招聘者在適宜的時間范圍內采取適宜的方式實現人、職位、企業三者的最佳匹配，以達到因事任人、人盡其才、才盡其用的目標。北京市檔案局并沒有實現招聘的有效性。

1.3人員配置的困境

通過調查報，可以發現檔案從業人員中的絕大多數60.72%都是兼職進行檔案工作，其中有22.93%身兼數職諸如辦公室負責人、調研、宣傳等工作。

初步分析，北京市檔案局內部工作通常不強調分工，部門領導也欠缺對其的重要性認識，從而部門領導根據工作的忙閑情況以及每個員工的特點隨時變更分工。這種體制使得存在大量人員兼職管理檔案工作，身兼數職。組織由人組成，這意味著組織須把人配置到工作任務上，否則就無法實現績效目標，降低工作效率。

在工作中要了解工作人員的工作能力，注重工作人員的實際實效。

2.對策建議

2.1提高人力資源招聘的甄選技術

北京市檔案局應該實施甄選過程，根據甄選標準選擇合適的甄選方法，挑選出企業所需的合適人員。其中包括，選擇和使用合適的評估方法，從候選人中選出組織需要的人員。這些甄選技術主要包括履歷分析、筆試、面試、測試、管理評價中心技術等。

筆者覺得北京市檔案局在招聘環節存在的最大不足是履歷分析。履歷分析是根據簡歷記載的事實和信息，了解個人背景、成長歷程和工作業績，分析并判斷其未來工作表現的一種人才評估方法。

人力資源管理部門可以利用個人履歷資料對申請人進行簡歷初審，淘汰不合格人員。同時，人力資源部門可以根據與工作要求相關性的高低，事先確定履歷中各項內容的權重，將申請人各項得分進行匯總分析，根據得分高低確定錄用決策。這一方法的基本觀點來源于心理學的研究結論，即個體的過去總能夠在某種程度上反映他的未來。

針對北京市檔案局現存問題，筆者認為人力資源管理部門的篩選簡歷時應該著重注意知識與工作能力部分。主要通過個人受教育情況和工作經歷以及職業培訓情況來判斷申請人是否滿足工作需求。

2.2職位管理

職位管理是指通過職位籌劃對企業的職位行進分層管理，確定企業最合理的職位設置，在此基礎上通過職位分析來明確不同職位的工作職責與任職資格要求，通過職位評價建立企業內部的職位等級體系。

職位管理是人力資源管理環節的重要橋梁，是實現有效招聘和人力資源合理配置的重要基石。職位籌劃是指在戰略與業務流程的基礎上，根據職位的特點和性質設計構建分層、分類的職位體系，實現系統化、規范化和制度化。

現代職位管理強調動態性。職位的內容、職責、邊界等隨著組織戰略、結構、業務與管理的變化而動態調整。職位的動態性決定了職位管理的動態性。

通過現代職位管理的實施，檔案局可以更加明確任職資格，從而有助于網羅符合標準的人才。

在西方國家，經過幾十年甚至上百年的工業經濟的發展，西方國家的企業已經處于一個比較成熟的時期，企業內部結構及運營、企業外部的市場環境都相對穩定而成熟，因此西方國家的企業是符合以上假設前提的。那么，這種基于這樣的體系可能在實施過程中存在一定的不適應性。檔案局需要對此進行及時的設立、調整、變更。

2.3培訓需求

隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發展和普及，檔案工作由手工操作向現代化方式轉變，由實體化管理向信息化管理發展成為必然趨勢。運用現代化信息處理技術手段來開發檔案信息，可以極大地提高開發能力和效率，從而提高檔案信息資源的利用率和檔案管理部門的服務水平。

在這樣的新形勢下，針對3.9知識、技能的培訓需求，筆者認為北京市檔案局應該弱化人文社會科學的知識培訓著重信息技術的培訓，緊跟時代的步伐。又由于我們大多數的從業人員缺少有關檔案專業知識，所以筆者建議北京市檔案局也應該加強對基礎知識的培訓再教育。

通過報告中的3.2——3.7部分，可以看出北京市檔案局組織過在職培訓。通過面授和在線的培訓形式的比較，面授培訓時間較短而且成本大，造成了效率的尷尬情況。筆者建議培訓方式以線上為主，而且通過3.7表明網上在職培訓效果十分良好。

2.4角色定位

工作角色，國內外學術界并沒有清晰的劃分標準。但是，工作角色的概念相對易于理解——與所從事的工作相關聯一切權力、義務和行為規范及行為模式，是對人們對于特定的職業身份的工作相關的行為的期望。換而言之，工作角色是指那些與雇傭狀態、工作內容緊密相關的責任和期望所對應的角色。

調查報告的第四部分工作感知與態度部分，北京書檔案局從業人員的形象是默默無聞的檔案保管者并且需要重塑角色進行，角色轉變。

由于檔案從業人員對自己現有的角色形象不滿意，會造成一定的角色壓力、降低滿意度、影響主觀的工作幸福感，從而影響工作績效。所以從業人員的角色定位是一個亟待解決的問題。在工作角色邊界理論中幾個核心概念其中包括：分離與整合；人是邊界跨越者。從業人員應該適當的“一念之轉”，在不能改變外在環境的調下，努力改變自己。進行適當的情緒管理，提高工作中的主管幸福感。

參考文獻：

[1]陳冬梅.基于“產學研用”協同創新的高校人才隊伍建設. 農業現代化，2014-05-15

[2]閆研.大連民政系統社會工作人才隊伍建設市政研究.大連理工大學，2008-6-01