淺談醫院檔案管理工作中的常見問題及改善措施

【摘要】：醫院檔案管理作為各項工作有序開展的基礎和支撐之一，在新時期如何對其進一步開發與利用是當前中心管理工作的重點。本文主要闡述了檔案的重要價值，客觀評析了當前中心檔案管理存在的若干問題，并結合實踐經驗和發展形勢提出了相關工作建議，以期為醫院檔案管理工作效能的提升提供有益參考。

【關鍵詞】：醫院；職能單位；檔案價值；檔案管理

一 醫院檔案管理中的常見問題

1對科技檔案的特征性認識不足

醫院檔案的典型特點就是獨具專業屬性，這是其明顯區別于其他檔案的特征，也是實現檔案科學管理和歸檔的重要依據。但實踐中，仍有部分醫院檔案管理人員未能清晰、全面、科學地認識到中心檔案的內涵與特征，分類歸檔雜亂，缺乏系統性，導致檔案在種類上復雜，現實利用率低，甚至還有部分中心在處理檔案收集、分類保管、統計分析、鑒定利用等各項管理環節中，出現斷層和脫節，不僅難以凸顯中心檔案的專業特性，還對檔案管理的開發與利用造成了嚴重影響。

2內容和結構不完善

醫院是衛生系統的重要組成，因而對衛生專業技術的培訓與學習重視度較高，對于專業技術人員的培養和拔高投入力度也相對較大，由此與之對檔案管理的重視程度形成了明顯差距。中心檔案管理人員專業素養良莠不齊，使得具體工作中，檔案資料收集不全面、不準時，檔案收集效率不高等問題頻現，檔案管理人員既不精于系統、準確地對檔案信息匯編展開分析與研究，也不善于運用現代化技術手段為醫院提供有價值的編研成果，導致一些應急處置、重大事件無法形成完整的檔案，難以適應當前醫院在新醫療體制改革下對檔案利用的基礎需求。

3檔案管理制度不完善

醫院工作以預防為主，故中心工作人員的檔案意識相對較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作。因此，現實中仍有部分醫院對于檔案的整理與收集沒有制定明確、具體且可行的管理制度，也沒有設定統一、規范、有序的檔案立卷與歸檔標準，沒有將檔案管理納入到部門整體目標管理考核方案中，使得檔案管理工作多依靠檔案管理人員主觀理解和經驗來操作，既難以提高檔案管理效率，也在一定程度上影響了醫院檔案的利用效率。

二 提高醫院檔案利用水平的改善措施

1提高重視程度，樹立正確的檔案服務意識

前文已述，現實中仍有部分中心持有檔案管理對中心整體管理作用不大的觀念，認為只要抓好提高醫療技術、醫療實力，確保預防決策合理科學就足夠，使得管理層及全體職工對檔案管理工作的重視度不夠，從而缺少人力、物力的投入。但就長足發展形勢來看，這一認知顯然有所偏差。中心必須樹立正確的思想與認知，加強宣傳力度，將檔案管理工作納入議事日程，提高管理層對檔案重要性的認識，在人力、物力上給予充分支持，從而讓中心檔案管理工作更好地發揮職能效用，服務于中心有序發展。

2提高管理人員的專業素質，打造專業型隊伍

管理人員素質與業務能力、管理水平等是影響檔案管理水平的重要因素，由此，中心檔案管理人員不僅要具備專業的檔案理論知識、檔案管理知識，還要熟練掌握信息時代數字化操作技術。對此，中心應積極組織相關人員進行業務培訓，篩選符合崗位要求的高素質人才組建專業檔案管理隊伍。

踐行以人為本理念，全面推進檔案資源的建設。具體地說，不僅要正確認識檔案管理的重要性，還要學習并滲透“人本理念”，以此指導工作，促使檔案業務建設規范化。督導相關主管部門制定并落實檔案管理規范規則，為做好中心檔案利用服務保駕護航。其次，要加強與綜合檔案館的合作，加大檔案的開發與利用范圍和深度，推動各部門、各單位加強檔案的收集，為提供便捷、高效的檔案服務奠定堅實基礎。再者，要不斷學習現代信息技術，創新檔案資源開發與利用的形式，促使中心檔案工作觸角得到進一步延伸，讓更多人享受檔案事業發展所帶來的紅利。比如，可利用互聯網社交平臺定期推送中心檔案信息和利用情況，出版中心檔案選編，舉辦以檔案為主題的展覽活動，制作專題電視宣傳片，發布網絡視頻，提供線上服務等，以此集合上述多種形式，全方位地為廣大群眾和社會各界提供檔案服務，切實擴大醫院檔案的利用范圍，提高利用效率。

3簡化工作流程，學習檔案法律法規

首先，要進一步完善檔案管理業務規范，嚴格按照上級部門的制度規定，結合單位具體工作實際來制定或修正檔案管理服務制度，參考以往工作經驗對具體檔案利用事宜的內容、時間、程序、標準、要求等做出明確、可行規定。其次，要建立相匹配的綜合業務檔案數據庫，以實現對檔案的動態、實時更新與維護。比如，可將各類數據進行綜合歸檔管理，保障跨系統電子數據的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設置人員權限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內部檔案使用效率的同時，亦進一步完善檔案規范管理，帶動檔案部門整體服務效能的提升。但要注意的是，制定的信息化管理標準既要規范檔案管理制度的建設，也要注重檔案信息化技術管理的協同性，明確信息采集標準與細化操作規程，以最大限度確保檔案資料信息錄入的時效性與準確性。此外，還要加強對檔案工作人員的業務培訓，及時、規范完成檔案利用的申請受理、統計、上傳和上報等工作，確保檔案管理順暢有序；有條件的，要協同法制辦及上級業務部門開展檔案法規普法講座，強化檔案管理工作人員法律意識，保障公民、法人和其他社會組織的知情權，著實提升檔案部門依法行政的水平。

4善用電子政務辦公，提高檔案服務管理實效

長期以來，檔案資料僅能依靠文字進行記錄，而綜合網絡技術、大數據、云計算等現代科技于一體的電子政務系統，為中心檔案信息服務拓展了廣闊空間。電子政務辦公的廣泛應用不僅豐富了檔案的載體形式，且有效改變了檔案結構及其材料歸檔單一化的特征，使之向多元并存的方向發展。影音圖像等媒體介質能將檔案載錄的人、事、物更直接、生動地呈現出來，無時間、空間限制地利用電子網絡進行傳輸，不僅極大程度提高了檔案部門辦公效率，也讓群眾利用檔案更方便、快捷。因此，為進一步發揮電子政務辦公系統的優勢，醫院檔案管理工作要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，在做好新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合，促使兩者優勢互補，揚長避短。其次，要加強中心檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，再利用光盤進行數據額外備份，以確保中心檔案信息的安全存儲。

醫院保存的檔案信息是公共衛生事業的核心資料和重要參考依據，不僅關系著人民群眾安全，還牽涉到社會的和諧穩定。因此，立足于全面推進信息化建設的當下，醫院檔案管理部門及相關工作人員應及時革新觀念，與時俱進，建立以“便民為民”理念為主導的檔案利用機制，積極開發和運用信息技術，堅持檔案安全管理與信息化建設的同步進行，最大限度維護檔案信息安全，并堅持在實踐中不斷探索，本著求真務實的態度，高效完成檔案管理與利用工作，最終實現檔案信息安全保密和高效管理、利用的有機統一。

參考文獻：

[1] 方泉.基層醫院檔案管理中應注意的幾個問題[J].東方企業文化，2015，（11）：82.

[2] 宋英愛.醫院檔案管理中信息技術的應用[J].管理觀察，2015，（20）：180- 181.

[3] 榮曉光.醫院在檔案信息管理中存在的問題及對策[J].商業文化月刊， 2016，（6）：44.

[4] 王麗巖.醫院文書檔案的規范化管理策略[J].辦公室業務，2017，（2）：142- 142.