石油企業電子檔案管理策略及相關問題研究

劉士影

摘 要：基于檔案信息為現代企業一種無形資產，以及是企業珍貴資源等實況，提出了強化企業檔案資源管理效率的措施。具體是在解析石油企業電子檔案管理意義的基礎上，闡述石油企業電子檔案管理存在的問題，進而提出了應用電子檔案的建議，并提出幾點強化電子檔案管理效率的措施。

關鍵詞：石油企業；檔案管理現狀；電子檔案；管理策略

在科學技術不斷發展與進步的時代中，計算機與網絡技術被應用到社會各個行業中，電子文件的應用是極為普遍的現象。對石油企業檔案信息采用電子文件管理的方式，彌補了傳統手工管理中存在的不足，盡管如此電子檔案在管理期間還存在一些電子文檔明確性性缺乏、電子文檔安全性不足等問題。故此積極探究整改與優化措施是極為必要的，本文進行詳細解析。

1 石油企業電子檔案管理的意義

檔案可以被視為一類性質特殊的歷史文獻，是個體參與各項社會活動時間的初始記錄資料。在過去在對檔案信息管理的進程中，手工方法的應用，側重點在于對實物實體的保存與管理。緊扣采集、梳理、上架以及應用等工作程序運行，以檔案庫房為基點，檔案管理人員負責逐一進行手工操作，等同于對企業人力、物力等資源進行管理[1]。在信息化社會中，高端技術在檔案信息管理進程中的應用，推進了各行業文獻資料產出進程，勞動效率顯著提升但工作周期卻明顯減縮，檔案信息利用效率也有大幅度提升。而上述目標的實現絕非是一蹴而就的，需要石油企業加大對相關設備的引進力度，為檔案管理人員配置計算機、掃描儀、打印機、復印機、照相機等現代化電子設備，從而推動電子檔案管理工作進程。

2 石油企業中檔案管理存在的問題

在互聯網時代中，石油企業的檔案管理工作有很大改善，逐漸向電子化方向發展，幾乎與省特級的標準相匹配。在市場經濟體制不斷革新的時代中，石油企業職能發生一定變動，檔案管理期間存在以下兩類問題迫切需要處理：

多數石油企業檔案信息只為自身發展服務，且檔案資源安全性受到一定威脅。石油企業檔案管理的職能具體是指石油開采、原油煉化與成品油營銷，在這樣的情景中，企業檔案管理工作主要為各類原油應用單位與煉化企業服務，那么也就是說企業檔案管理的范疇應進一步拓展，囊括石油能源有關企業與廣大群眾。此外，電子文件多數被存儲于互聯網平臺上，盡管管理人員對其采用了一定的加密措施，但是在黑客以及不法分子的攻擊下，計算機設備以及存儲器的功能可能會受到干擾，使檔案資源的初始性與完整性遭到損壞，安全性必然受到威脅，可能給企業造成不必要的經濟損失；

（2）主動服務效率較低。當下石油企業電子檔案管理基本體現在定期向科研機構呈交生產運營狀況解析資料，對外發布企業每次與國際油價對接過程中國內成品油價格數據調整信息，對計算機系統表現出強烈的依賴性，只有在相關軟件的協助下才可以有效甄別與利用有關資源[2]。一旦有木馬、熊貓等病毒侵襲讀取故障問題就會隨即衍生出來，這就要求檔案管理人員處理好電子檔案與紙質檔案之間的關系，繼承紙質檔案優勢的基礎上，創新發展電子檔案，最大限度的提升電子檔案管理工作效率，并深度挖掘檔案信息資源，強化檔案信息的應用價值與效率。

3 強化電子檔案管理效率的措施

3.1 做好電子文件的歸檔工作

確定相關流程、內容與標準是基礎。這主要是因為從電子文件產生到歸檔期間經過了數個個部門，這樣數個部門就會以計算機系統為樞紐關聯在一起，此時工作內容上存在交叉也是必然的事實， 職責界限模糊化。故此，石油企業電子檔案管理工作一定要做好組織管理工作，確保電子文件歸檔工作程序與有關部門職責的明確化。因為電子文件的形成者或承辦者對其內容和電子文件間關聯性有更為全面的認識， 所以企業可以任職這類人員負責采集與梳理電子文件，并上交至檔案管理部門，從而使電子檔案質量得到基礎性保障。

歸檔工作是由文件管理轉為檔案管理的前提條件，其運行效率與檔案管理整體水平相關聯，故此建設并執行質量控制措施水必要的。將歸檔工作整合進有關部門規劃與相關人員權責范疇中，按照一定規程進行考評，借此方式確保電子檔案產生與歸檔環節的緊湊性。

3.2 重視電子檔案的原始性、真實性管理工作

3.2.1 推行責任機制。這是確保電子檔案制作程序運行規范性與流暢性的有效辦法，同時也確保了相關人員權責的明確性。例如制作人員應對其制作的檔案全權負責，若為合作項目一定要確保參與人員的責任范疇的明確性[3]。通常情況下，參與人員之間工作范疇沒有交集，以防錯誤操作或者有意篡改檔案信息事件的出現。

3.2.2 電子文件產生以后確保累積工作開展的時效性，切忌使檔案信息資源處于零散化狀態中。機關辦公活動中產生的公文性電子文件定稿以后內容就不容許有改動。若要對CAD 電子文件內容進行刪改，一定要經歷層層審批程序。采集與積累信息期間出現的所有變動信息均要歸檔，并有備錄。

3.2.3 構建并落實科學的歸檔及保管體制。歸檔之前應對電子檔案進行整體性、周密性檢查，確保文件信息的全面性、真實性與可靠性；確認歸檔的電子文件是否是終極版本；電子文件和對應的紙質或其它載體文件的內容之間的統一性。在技術層面上，檢查歸檔電子文件媒介物理環境的安全性，信息讀取的精確性等。

3.3 對電子檔案采集、梳理、保存以應用等環節進行管理

首先，工作人員掌握并正確應用電子文件的采集與累積手段。電子文件的屬性與表現功能與紙質文件存在很大差異性，故此應采用有別于紙質文件的采集方法。例如重視對文件原稿采集工作，最大限度的強化其全面性。此外，電子文件還應和相對應的紙質文件之間構建關聯性；刻錄兩份光盤，這樣在計算機系統出現故障的情況下，檔案資源也不會遺失。

其次，應以企業發展實況與戰略目標為基準選用有效媒介，不管是經由辦公自動化 （ OA） 還是輔助設計 （ CAD） 過程，或者借助網絡傳導而形成的電子文件，存儲與下載均需要有某一媒介去輔助[4]。故此，為了提升電子檔案管理工作效率，應選擇標準性、高性能性、經濟性、發展性以及便捷性等優勢共存的媒介。例如由OA系統形成的電子檔案可選擇只讀式與一次寫入式光盤；對于價值含量相對較高的電子文件，一定要構建紙質文檔。

最后，維護電子檔案的安全性。與紙質檔案相比較，電子檔案儲存與維護環節繁雜性均極為顯著，維護電子檔案信息的安全性，是管理人員面對的共性問題。應在以下幾方面體現出來：（1）維護電子檔案媒介在物理環境中的安全性；（2）確保電子檔案在內容邏輯上的精確性；（3）強化對電子檔案媒介性能檢測與維護力度。

4 結束語

綜合全文論述的內容，認識到檔案管理對石油企業發展起到的重大作用，同時也掌握了幾種提升電子檔案管理工作效率的措施：一是做好電子文件的歸檔工作；二是重視電子檔案的原始性、真實性管理工作；三是對電子檔案采集、梳理、保存以應用等環節進行管理。檔案管理人員在后續工作期間，應不斷提升業務能力與職業素養。是電子檔案管理效率處于不斷提升的態勢中，為石油企業可持續發展提供更為優質的服務。

參考文獻

[1]楊海燕.石油企業檔案管理系統運行維護與體系建設[J].現代企業，2016，（10）：15-16.

[2]陳晶.企業檔案的分類與利用——以石油銷售企業為例[J/OL].現代商貿工業，2015，（25）：1（2016-01-11）.

[3]張繼剛.石油企業電子檔案的應用與管理[J].化工管理，2015，（28）：86.

[4]牟昕，莊曉卉.對石油企業檔案管理信息化的幾點認識[J].蘭臺世界，2014，（S2）：60-61.endprint