企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧

文/程 琦,延長油田股份有限公司

企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧

文/程 琦,延長油田股份有限公司

本文摘要：會務(wù)工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的重要組成部分，它要求相關(guān)人員具備出色的組織協(xié)調(diào)能力。會務(wù)這項工作雖然看似簡單，但是其內(nèi)容繁雜，涉及范圍十分廣泛。因此，一方面，要全面掌握會務(wù)組織流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)；另一方面，也要與時俱進，學(xué)習(xí)有效的會務(wù)“細節(jié)管理”手段，從而不斷優(yōu)化完善會務(wù)流程，提高會議組織能力和水平。本文就企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧相關(guān)內(nèi)容進行探析。

企業(yè)；會務(wù)工作；全面統(tǒng)籌；細節(jié)兼顧

1 導(dǎo)言

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”要想做好會務(wù)工作，必須有目標(biāo)、有計劃、有分析，準(zhǔn)備充分。會務(wù)服務(wù)工作瑣碎繁雜，既需要全面統(tǒng)籌，還要兼顧細節(jié)，既要總覽全局，還要把握到位，這就要求會務(wù)工作者有較高的素質(zhì)，能做到在重任面前不退縮，才能把會務(wù)工作做好，做扎實，做完美。現(xiàn)結(jié)合自身工作經(jīng)驗，談?wù)勂髽I(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧。

2 辦公室會務(wù)工作概述

會務(wù)工作是指會議的組織、保障和服務(wù)工作。開展會務(wù)工作，一般需要領(lǐng)導(dǎo)者、參會者和服務(wù)者三方配合。會議的級別和內(nèi)容決定著會務(wù)工作的繁簡程度。也就是說，等級越高、內(nèi)容越重要的會議，所涉及的會務(wù)工作越繁重。小型會議只需做好會議時間、議題的前期通知和會中記錄即可，會務(wù)工作較為簡單；與會人數(shù)較少的決策性會議比較重要，一定要按部就班的進行組織和協(xié)調(diào)；大型會議，會務(wù)內(nèi)容繁重，要求專設(shè)工作組提前進行組織和協(xié)調(diào)工作。

3 企業(yè)會務(wù)工作建議

3.1 籌“長遠”與顧“短期”

從長期來看，每年的會議活動都有周期性和規(guī)律性。短期來看，每月或每周的會議活動都會根據(jù)實際情況而不同。長期籌謀不完備，全年工作無中心；短期安排不細致，當(dāng)前工作難安排。所以，全面的統(tǒng)籌，又要細節(jié)的兼顧，把精心擬制長期計劃和詳盡制定短期安排相結(jié)合，才能提前擺布各種工作資源，部署工作力量，使會務(wù)活動服務(wù)工作早計劃、早準(zhǔn)備、早安排。

做好年度計劃。思路要清晰，計劃要周全，重點要突出，準(zhǔn)備要提前，既要考慮到每年例行舉行的會議活動或者特定年份舉行的會議活動，還要結(jié)合企業(yè)年度工作重點，充分謀劃年度舉行的會議活動，按順序擬制全年會議活動計劃。

做好每月預(yù)計劃。重在匯總信息、預(yù)排計劃，落實責(zé)任，突出主要工作和重點任務(wù)。重在細化完善、查漏補缺、精準(zhǔn)執(zhí)行，明確各項會議活動的時間、地點、人員、內(nèi)容、場地布置、著裝要求、新聞報道等具體事項，嚴格落實經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意的方案，形成要素齊全，可操作的執(zhí)行安排。

3.2 安排好“大”與“小”的關(guān)系

會議活動服務(wù)工作從戰(zhàn)略和宏觀層面要謀大局、謀大事，在執(zhí)行和具體操作要議小事、慮細節(jié)。謀好大事，方向正確、目標(biāo)明確、定位準(zhǔn)確，才能有超前性和預(yù)見性。議好小事，基礎(chǔ)扎實、信息詳實、內(nèi)容豐富，才能具有操作性和實效性。

謀大事，要圍繞中心、服務(wù)大局、從戰(zhàn)略和全局的角度謀劃會議活動，努力與領(lǐng)導(dǎo)同位、同向、同步思考問題，真正做到從大局出發(fā)、以大局為重、為大局服務(wù)。就企業(yè)而論，企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，工作的重點任務(wù)，企業(yè)的價值取向等都是企業(yè)的大局、大事，這是我們服務(wù)的重點。細節(jié)決定成敗。議小事，從細小的基礎(chǔ)工作做起，積累大量的基礎(chǔ)信息、背景資料，把會議活動的方方面面的細節(jié)、節(jié)點了解清楚。比如做好會議通知與會務(wù)指南，告知參加人員、會議地點、會議時間，并告知會議議程、會議主旨，使參會人員有目的的參與、準(zhǔn)備發(fā)言。

3.3 統(tǒng)一管理，分別行動

會務(wù)服務(wù)工作瑣碎，繁忙，統(tǒng)一不起來，就是一盤散沙、各行其是、各走其道，組織不好，領(lǐng)導(dǎo)就會忙于應(yīng)付各種小事，不能集中精力抓大事、議大事。具體工作任務(wù)分不出去，相關(guān)單位、部門、人員的責(zé)任就不落實，就會出現(xiàn)“會上任務(wù)分不清，會下責(zé)任扯不清”的情況。比如在企業(yè)會務(wù)工作中，每個相關(guān)部門、個人都有具體任務(wù)，每個人都有自己的具體責(zé)任，就不會出現(xiàn)扯不清，理還亂的狀況。

任務(wù)分出去，需要科學(xué)合理分解任務(wù)，把會務(wù)活動服務(wù)工作細化、量化、實化，這樣可以提高執(zhí)行力，使工作有條不紊。比如在企業(yè)會務(wù)工作中，組織者應(yīng)該對本企業(yè)的生產(chǎn)流程有所了解，并對每個關(guān)鍵點略通一二，這樣在落實工作中，就會合理、有效，提高工作效率。

分別行動，還要統(tǒng)一管理，還要“統(tǒng)”起來，在會議籌備期，分工到人，責(zé)任明確，會議期間，還要把各項工作統(tǒng)一起來，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一調(diào)配，這樣才能有條不紊。

3.4 能當(dāng)“主”角，甘當(dāng)“配”角

任何一場會務(wù)活動都有牽頭單位和配合單位，就要求處理好“主”與“次”的關(guān)系，也就是當(dāng)好主角和配角的關(guān)系。該當(dāng)主角當(dāng)配角，會群龍無首、秩序混亂，出現(xiàn)無指揮、缺位的問題；該當(dāng)配角當(dāng)主角，會大包大攬、越俎代庖，出現(xiàn)混亂指揮甚至是費力不討好的情況。當(dāng)好主角，就要當(dāng)好牽頭單位，做到統(tǒng)攬不包攬，到位不缺位。比如在企業(yè)中，行政工作會議就以行政辦公室為主要牽頭單位，這時就需要行政辦公室唱好“主角”，做好統(tǒng)攬工作，對配合單位，分配到位、執(zhí)行到位、落實到位，讓配合單位明確自己的職責(zé)，做好配合工作。

當(dāng)好配角，就是積極配合牽頭單位，做到不缺位不越位，幫忙不添亂。對其他單位牽頭的會議活動，必須服從安排，都要盡力做好。比如在企業(yè)中，黨委工作會議，行政辦公室就是配合單位，在工作中不能因為自己是配角，就應(yīng)付了事，而應(yīng)該積極主動，做好每一件事，會議通知、會場布置都做得盡善盡美。也不因為是配角，就越位指揮，把工作程序弄亂。

3.5 熱情周到，搞好會議期間的組織服務(wù)

會議期間的服務(wù)可分為會場內(nèi)服務(wù)和會場外服務(wù)，涉及會議報到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有熱情周到地做好服務(wù)工作，才能使場內(nèi)外各個環(huán)節(jié)有機銜接。一，通過加強值班暢通運行機制。會議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會議的信息，協(xié)調(diào)處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項等。在大型會議中，大會總值班室一般為各住地會務(wù)服務(wù)工作的總協(xié)調(diào)部，各住地會務(wù)值班室為本住地發(fā)文、生活、安全以及與會議代表聯(lián)絡(luò)的聯(lián)系機構(gòu)，通過建立會議值班制度，暢通大會籌備機構(gòu)、住地會務(wù)服務(wù)機構(gòu)、會議代表之間的溝通聯(lián)系，便于上傳下達、溝通聯(lián)系和緊急事項的處理，使會議代表得到更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二，通過緊盯細節(jié)把握會場節(jié)奏。有些不太起眼的細節(jié)，可能不會對會議起決定性作用，但是把握不好也會影響會議的局部效果，從而影響整個大會的效果，因此，會議期間會務(wù)工作者要既要保持緊張又要有序把握各種細節(jié)。比如，會前檢查會議室的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、通信屏蔽等情況，根據(jù)實際情況進行調(diào)整；與燈光師、音響師做好對接工作，準(zhǔn)備一套會議主持詞交給燈光師和音響師，以方便其把握議程安排；會議開始前要安排專人到會場清點人數(shù)，會前五分鐘及時提醒尚未到會場的參會人員；會中維護會場秩序，防止無關(guān)人員進入會場，提醒與會人員注意會場紀(jì)律等。

3.6 在“穩(wěn)”中求快，在“快”中求穩(wěn)

日常性的會議活動，有充分的準(zhǔn)備時間，要嚴格規(guī)范、精益求精、穩(wěn)中求快。緊急性的會議活動，實效性強，要抓住關(guān)鍵、快速反應(yīng)、快中求穩(wěn)。穩(wěn)體現(xiàn)的是責(zé)任意識和敬業(yè)精神，快體現(xiàn)的是能力素質(zhì)、經(jīng)驗積累。

日常性的會議活動任務(wù)重，服務(wù)關(guān)鍵在穩(wěn)，要堅持高度負責(zé)的工作作風(fēng)，認真細致、小心謹慎、精益求精，做到考慮問題思維縝密，辦事程序規(guī)范周密，提供信息準(zhǔn)確嚴密，保證會議活動萬無一失。比如在企業(yè)的職工（會員）會議代表大會，每年度一次，參加人員多，審議事項多，任務(wù)重，要提前籌謀好每一個事項，人員通知、座次安排、攝影攝像、燈光音響、新聞報道，都要提前做好準(zhǔn)備，并逐一落實到人，并逐項檢查，確保每個細節(jié)不出問題，讓參加的會務(wù)服務(wù)人員細致了解自己的負責(zé)事項。

緊急性會議活動突發(fā)性強，服務(wù)工作關(guān)鍵在快，要反應(yīng)靈敏、機動靈活，在最短時間內(nèi)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓住關(guān)鍵內(nèi)容，找到時間彈性系數(shù)最小的節(jié)點，合力配合工作力量，密切配合、分步實施。快速反應(yīng)，靠的是平常的“穩(wěn)”，有一套應(yīng)急措施，平時積累的各種材料，訓(xùn)練有素的會務(wù)服務(wù)人員，經(jīng)常檢查的設(shè)備設(shè)施。

4 結(jié)論

隨著會議要求的提高和形式的多樣化，會務(wù)工作也面臨著很多新挑戰(zhàn)。上文已經(jīng)針對企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧進行了詳細的分析，由于能力與經(jīng)驗的限制，本文可能對企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧論述不是很全面，沒有面面俱到，在論述中也許會出現(xiàn)一些這樣或那樣的問題，或呈現(xiàn)出一些不成熟的思想，這都需要廣大同行多多批評與指正，進而不斷分析、探究以及總結(jié)，使企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧得到創(chuàng)新，為更多會務(wù)工作者提供有效的借鑒，從而促進企業(yè)會務(wù)工作的高效開展。

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[2]邸月嬌.辦公室秘書人員如何做好會務(wù)工作[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2015,02:193.

[3] 李曉彤.淺談當(dāng)前的秘書會務(wù)工作[J].現(xiàn)代婦女(下旬),2014,08:80.

[4] 文邁紅.淺談企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧[J].中小企業(yè)管理與科技(中旬刊),2014,11:122-123.

[5] 王文元.淺談怎樣做好會務(wù)工作[J].秘書之友,2013,06:17-19.