如何提高人口和計劃生育檔案管理質量

文/王潮洪，商水縣張莊鄉計劃生育服務中心

如何提高人口和計劃生育檔案管理質量

文/王潮洪，商水縣張莊鄉計劃生育服務中心

隨著我國人口計生事業的發展，人口和計劃生育檔案管理也逐漸呈現出法制化、制度化以及規范化發展，有效提高了檔案管理質量。檔案資料是人口和計劃生育工作中的重要基礎信息資料，在新環境下則需要進一步提高人口和計劃生育檔案管理質量，促進人口和計劃生育工作發展，提高經濟社會健康發展。

人口；計劃生育；檔案管理

目前，隨著人口計生事業得到前所未有的全面發展，全省各級人口計生部門主動適應新形勢新任務的要求，大力發揚與時俱進、開拓創新精神，落實科學發展觀，圍繞確保人口計生檔案保管安全和提高檔案管理水平，深入研究和把握工作規律，推進計生檔案管理工作制度化、規范化，使人口計生檔案管理工作在經濟建設、構建和諧社會中發揮了越來越大的作用。

1 人口和計劃生育檔案管理重要機制

1.1 人口計生檔案可保證計劃生育執法的嚴肅性

《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作管理辦法》、《計劃生育技術服務管理條例》、《社會撫養費征收管理辦法》等法律法規相繼實施，使人口計劃生育行政部門承擔的監督執法任務越來越重。《行政訴訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實施，提高了群眾的維權意識，這對人口計劃生育監督著法人員提出了更高的要求，利用人口計劃生育檔案的真實信息，為計劃生育執法的嚴肅性打下基礎。

1.2 人口計生檔案可為領導決策提供依據

人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統計數字的來源。在工作中，分析、處理這些數據，其結果可用于統籌計劃，明確工作重點，量化人口計劃生育工作目標，可為人口計劃生育決策提供依據。

1.3 人口計生檔案可為育齡婦女提供優質服務

利用人口計生檔案資料，通過從計算機中提取《育齡婦女基礎信息》和申請領取《生育證》資料，可成為對育齡婦女提供服務的依據。

1.4 人口計生檔案可為流動人口提供優質服務

有效利用人口計生檔案，掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息，可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，即可引導流動人口及時落實避孕節育措施，促進社會撫養費兩地配合征收，又可防止兩地因為“時空差”出現工作疏漏，如發錯證、重復發證等。

1.5 人口計生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計劃生育工作方法進一步改進

讓群眾提出自己在計劃生育、避孕節育、生殖保健、優生優育、政策法規等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄薄收集整理，形成群眾需求信息檔案。

2 提高人口和計劃生育檔案管理質量策略

2.1 提高檔案管理人員綜合素質

管理人員在人口和計劃生育檔案管理中起著非常重要的作用，而且其自身素質的高低直接影響著人口和計劃生育檔案管理工作的質量，因此做好人口和計劃生育檔案管理工作的第一步就是提高工作人員的素質。很長時間以來，人們對人口和計劃生育檔案管理工作的印象就是單一、繁瑣、毫無技術性，然而當我們將新型技術引入其中后，便會有效的提升這一工作的技術性。因此，聘用具有專業能力、綜合素質高的管理人員是做好人口和計劃生育檔案管理工作的前提條件了。不僅如此，政府部門還要專門委派人員對管理工作人員進行針對性的培訓，從而在在職中增強他們的工作能力。

2.2 加大檔案管理數字化建設

近些年來，信息技術、數字技術都有了飛速發展，人口和計劃生育檔案管理工作任務日漸繁重，而且難度也越來越高。人口和計劃生育檔案管理已經不僅僅是之前的數字錄入與登記工作了，現今已經增加為了多種不同專業類型的數據分析。在這一背景下，人口和計劃生育檔案管理必須要引入計算機技術、信息技術等，發揮出這些先進技術的優勢，從而制定出完整的科學化管理程序。而在具體的檔案管理工作中，必須要做到：①全方位的整理已有檔案資料，刪除沒有使用價值的信息，保留具有挖掘潛力的信息，并重新組合具有關聯性的檔案，從而提升其規范性；②對已經整理好的資料進行細致的分類，并為不同的分類命名，從而使其更加直觀，有效發揮出計算機技術的檢索作用。在此過程中，為進一步提高檢索的完整性，分類工作中必須要按照我國的相關分類規范分類、題名；③分級次著錄，節省人力資源，提高工作效率。案卷分層次著錄，特別是對人口報表等相關信息的著錄應盡可能采取圖表級。而對聲像檔案應進行影音采集刻盤分類管理；④盡可能使用關鍵詞，縮短檢索時間。通常情況下，主題詞的查找過程較為繁瑣，而且效率也不高，因此，應盡可能將關鍵詞取而代之。實際上，這也就是根據資料的具體內容來自主對其進行題名，從而找出其中的關鍵詞。之后，在錄入電腦中后，借助電腦的批量處理功能進行相關的操作。

相關部門決策層人員必須要對人口和計劃生育檔案管理工作有正確的認知。明確人口和計劃生育檔案管理工作自身對社會發展以及經濟發展的價值，并將其作為和諧社會建設以及經濟發展的一筆難得的資源。相關部門要提起對這一工作內容的重視，還要提供給一定的資金支持，從而為提高人口和計劃生育檔案管理質量奠定良好的基礎。

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