鐵路檔案創新管理模式之探析

劉琳

【摘 要】近幾年，隨著我國科技的進步，人事檔案管理工作也取得了一定進步。要進一步推進人事檔案管理工作，必須堅持與時俱進，增強各大國企、私企的創新意識，力求完善傳統的人事管理模式。論文以鐵路干部人事檔案管理為例，通過與原有紙質檔案管理模式對比，闡述電子檔案管理模式的意義，并提出有關鐵路干部人事檔案管理行之有效的相關對策。

【Abstract】In recent years， with the progress of science and technology in China， personnel archives management has also made some progress. To further promote the management of personnel files， we must keep pace with the times， strengthen the innovation consciousness of major enterprises and private enterprises， and strive to improve the traditional personnel management model. Taking the cadre personnel file management of railway as an example， this paper expounds the significance of the electronic archives management mode through comparing with the original paper archives management mode， and puts forward the relevant countermeasures of railway cadre personnel file management.

【關鍵詞】鐵路人事檔案管理；管理模式；創新管理

【Keywords】 railway personnel files management； management mode； innovation management

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）11-0016-02

1 引言

在中國科技日新月異的今天，鐵路運輸已經成為促進當今國民經濟發展不可或缺的重要力量。鐵路運輸的快速發展給我們帶來了前所未有的機遇和挑戰，因此，鐵路部門更需要合理規劃人力資源，有效適應鐵路運輸發展的需要。干部人事檔案管理是人事管理中極具特色的重要部分，其對于我國企業單位的業務與發展有著不可替代的現實意義。首先，干部人事檔案管理是考核隊伍業績與水平的重要依據，檔案中詳細記錄了本人的基本信息以及業績、專長等。其次，干部人事檔案可以起到鞭笞和鼓勵員工的作用。干部人事檔案作為單位考核職員的重要參考，可激勵員工提高業務水平和工作質量。

2 鐵路干部人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理邊緣化

無論在國企還是私企，管理工作中都含有檔案管理這一部分。檔案管理具有真實性、原始性與不可替代性，并且具有極強的法律效益。人們普遍對人事檔案管理的重要性認識不到位，導致在實際工作中并沒有得到有效落實與保護。領導將企業經營戰略管理作為中心，不重視檔案管理工作，從而導致檔案管理被邊緣化。因此，大多數人普遍存在兩種誤區：第一，認為人事檔案記錄即可，無須再花其他功夫進行特別的管理。其實不然，自古便有選賢舉能之說，要想讓員工盡可能地發揮自己的才能，領導必須要有合理的人事管理制度。以免出現人員配備不到位，甚至是張冠李戴的情況，影響工作質量與效率。第二，認為個人人事檔案與己無關，那是領導該做的事。實際上，每一份人事檔案都獨一無二，是不可替代的。如果自己都不重視，將其“束之高閣”，最后只有為自己的過失買單[1]。

2.2 人事檔案管理模式單一，設施落后

一直以來，鐵路人事檔案管理都是采用紙質檔保存的方式，并專門安排專業人員加以收集與整理。這種保存方式有一定的合理性，但在不同程度上存在著某些利弊。特別是在一些狹小、潮濕的空間，不利于紙質檔案的存放。在互聯網+風起云涌的今天，我們可以利用互聯網技術，將檔案備份，用電子檔加以管理，以便于檔案的存放和查找。

2.3 檔案管理人員專業素養有待提高

大多數人認為檔案管理就是簡單的記錄與存放工作，這是對檔案管理錯誤的認識。實際上，檔案管理是一件專業性極強的工作。人事檔案管理人員，除了與其他部門一樣需要有一定的文字功底，在鐵路運輸部門，檔案管理人員還要熟知有關鐵路運輸的相關知識，熟知與法律相關的法律常識。因此，要從事檔案管理工作，其工作要求相對較高。但因為領導階層重視不足，資金不到位，加之個別檔案管理人員業務水平與職業素養不高，檔案管理工作難以進一步改革與創新。

3 傳統紙質檔案存在的優缺點

3.1 傳統紙質檔案管理模式的優點

①便于記錄原始特征。原則上紙質檔案不能涂抹與修改，這在一定程度上保證了信息的真實性與原始性。具有第一手材料的價值。特別是在法律效益方面有極大的憑證和參考作用。②紙質載體更具穩定性和安全性。紙質檔案的保存有其物質載體，不易被盜，對于個人信息的保護更加安全。且紙質檔案如果設施完備，保存壽命較長。③具有相對憑證性。紙質檔案須本人手寫且不能涂改，如同身份證，是獨一無二的載體，所以其具有極強的憑證性。相對于電子檔案，沒有實際的物質載體，因此不具有很強的憑證性。

3.2 傳統紙質檔案管理模式的缺點

①紙質檔案保管存在問題。紙質檔案保存量較大，加上領導重視程度不夠，導致保管的資金投入過低，保存環境惡劣，個別管理人員職業素養較低，所以加大了保管的難度。不少紙質檔案出現了被酸化、被腐化、紙質殘缺等問題，并且被損毀后很難復原。②紙質檔案易磨損、易丟失。人事檔案管理是否科學合理直接決定了應收集歸檔的檔案是否齊全和完整，檔案管理人員的專業技能與素養也直接決定了檔案管理的質量和效率。若需在原有檔案中添加一份歸檔材料，必須要對整本檔案進行重新裝訂，加速紙質檔案的磨損。一些責任心不強的檔案管理人員便會直接導致檔案的丟失或收集不齊全、不規范等。③查閱檢索耗時長。相對于電子檔案，紙質檔案的查閱檢索程序煩瑣，且花費時間長。要查閱檔案，需到檔案室由專門人員查找，造成不便。endprint

4 創新鐵路干部人事檔案管理的相關對策

4.1 加強對檔案管理的重視程度

無論是領導還是個人，都要加強對人事檔案管理的重視程度。其中，提高領導層面的相關意識尤其重要。專業的管理人員和必要的管理資金都是加強檔案管理的重要條件。首先，加強對鐵路干部人事檔案管理的宣傳，使鐵路工作人員和普通民眾都認識到檔案管理的重要性；其次，定期組織鐵路部門檔案管理人員進修和培訓，提高其業務水平和專業素養[2]。

4.2 完善檔案管理配套設施

檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它關系著整個鐵路網的運行。因此，在鐵路運輸部門，應當投入更多的人力、物力和財力來保證檔案管理工作的正常開展。另外，資金撥發尤其重要，科技創新也不可或缺。紙質檔案每一年都會逐年增加，如果不加以科學管理，紙質檔案越積越多，導致存放和查找困難，造成檔案丟失、損壞。檔案庫房中應當配備完善的防火、防盜和防潮設施，避免出現紙質檔案酸化、變色、腐蝕等。一旦出現此類情況，很難再行修復。

4.3 優化電子檔案管理模式

在這個網絡時代，要充分利用互聯網給我們帶來的便利，建立有效措施完善電子檔案的真實性與安全性，嚴格制定相關規定并加以科技約束，排除管理人員擅自修改人員檔案內容的可能，以免造成虛假檔案。另外，務必要定期檢測和拷貝電子檔案內容，一式三份，以避免電子檔案丟失。對于電子檔案也要配備專人專項管理，明確個人分工和職責范圍，制定統一的管理標準，使電子檔案管理也逐步走向規范化。

4.4 實現紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

對于紙質檔案管理與電子檔案管理都各自存在著其自身的合理性與局限性。因此，要實現二者的創新，要做到取其精華，去其糟粕，取長補短，相互補充。實現電子檔案管理和紙質檔案管理的互動，形成一種綜合管理系統，從而為鐵路干部人事檔案管理提供更行之有效的管理模式，提高管理質量與檔案利用率。

4.5 人事檔案管理模式應向開放式管理變革

隨著人力資源制度的變革，如果相關的人事檔案工作不能做到與時俱進，就無法適應企業的發展。如今，單位招聘人才，考核方式多種多樣，個人檔案只是作為其中一個參考部分，經常被組織和個人查用。并且檔案的內容大多與個人業績、專長相關，值得保密的內容并不多。隨著信息技術和互聯網的飛速發展，在人事檔案管理方面，可以嘗試改變檔案管理與服務方式。利用網絡平臺，將不屬于個人隱私的檔案內容上網，采用網絡化管理模式，使紙質檔案管理與電子檔案管理一體化。

6 結語

總而言之，社會經濟在不斷發展，人事制度的改革與創新也勢在必行。鐵路干部人事檔案的管理作為人事制度改革中的重要組成部分，如果不能科學合理地進行檔案管理工作，勢必會影響整個人事制度改革的運行。但是，只要加大對其的重視程度，加強資金與科技投入，與時俱進，及時解決在工作中出現的一系列問題，鐵路人事檔案管理工作就一定會邁向一個新的臺階。

【參考文獻】

【1】何衛英.當代我國企業檔案管理問題研究[J].辦公室業務·檔案學研究，2014（13）：66-74.

【2】李春竹.淺議紙質檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（01）：133-134.endprint