探析人事檔案管理現狀及對策

謝利芳

摘 要：快速發展的國民經濟，促使傳統的人事檔案管理模式逐漸被淘汰，必須和時代保持同步，才可以更好地服務于社會經濟的可持續發展。本文筆者結合自身工作實踐經驗，主要對人事檔案管理現狀進行了現狀，并提出了相應的解決措施，主要包括提高認識，加強領導；健全制度，進一步規范檔案管理；加強人事檔案管理人員職業培訓，提高檔案管理人員的業務素質；提高人事檔案的利用價值。

關鍵詞：人事檔案管理；現狀；對策

人事檔案是事業單位人力資源管理中極為重要的組成部分，但是部分事業單位人事檔案管理現狀極為嚴峻，其主要表現為人事檔案管理意識淡薄、人事檔案管理制度不夠健全、人事檔案管理人員配置不足、人事檔案材料內容質量不高。人事檔案從表面上對一個人的基本學習能力、榮譽稱號、行為軌跡、文化程度、教育背景、生活履歷予以了反映，可以對人做出基本的判斷。合理合格的人事檔案對人力資源的開發有著極其重大的意義。

1 人事檔案管理現狀

（一）人事檔案管理意識淡薄

管理檔案的相關部門領導對人事檔案的管理工作缺乏重視度，認為檔案是一項保管的事務性工作，只要檔案比泄密、不丟失，可以應付查檔和外調就行了，缺乏利用意識和歸檔意識。未對人事檔案管理工作引起重視，沒有將檔案管理中的問題有效解決，如管理人員、經費問題、場地問題。人事檔案缺乏完整，一些人事檔案較為滯后，只有入團、入黨志愿書、家屬情況、學習經歷等，不能將人員真實的現狀和歷史全面反映出來，致使人檔分離的現象產生。

（二）人事檔案管理制度不夠健全

雖然我國已經頒布了一些人事檔案管理的條例、法律和法規，但是因為人事檔案規范化的管理正處于初始階段，統一考核標準進而上級的檢查、驗收標準較為缺乏，從而導致人事檔案管理制度缺乏完善性，造成檔案管理人員尚未嚴格按照相關規定執行。作為一項具有較強保密性和規范性的工作，檔案管理缺少一定的制度對其進行約束，從而造成人事檔案管理工作不能按照規章制度展開，無所適從。出現收集材料不全面、檔案收集歸檔不及時、管理人員安全意識差、檔案室日常維護不到位等現象，對檔案管理水平的提高造成了極大的影響。

（三）人事檔案管理人員配置不足

從事檔案工作的專業人才總量較少是現階段較為普遍的現象[1]。大多數事業單位人事檔案人員身兼數職，在工作崗位中抱著應付的態度，沒有精力也沒有時間將檔案工作做好，對檔案業務知識進行深入學習就更無從談起；大多數從事檔案工作的人員因為只經過短期檔案業務培訓或是其它專業的人員，缺少完備系統的檔案基礎理論知識；現階段對掌握現代信息技術的復合型檔案人才的需求較大，但通常這些優秀的復合型人才，認為不能將個人的真實價值充分發揮出來，往往都不愿意到檔案部門工作，頻繁的人員變動、不穩定的隊伍，致使日常的檔案管理工作和實際情況不符，對檔案管理工作極為不利。

（四）人事檔案材料內容質量不高

現階段大部分的人事檔案的質量都較為低下，利用價值較為缺乏，其人事檔案很多都是形式的、空洞的，而實際性的、細致的較少；大部分都對政治面貌、工資、學歷和個人經歷作出了反映，很少有對技術專長、業務能力以及個人道德品質作出反映的；很多都是對過去的情況作出了反映，而反映現階段情況的較少。特別是部分材料大多都是定性結論，定量描述較少；或只講了優點，沒有敘述缺點；內容空洞，組織意見和個人總結全是套話，不能公正、全面的對一個人的情況作出評價和反映。

2 改善人事檔案管理現狀的對策

（一）提高認識，加強領導

加強人事檔案工作的宣傳，借助各種宣傳媒體，采用形式多樣的宣傳手段，對人事檔案工作的重要性進行廣泛地宣傳，在全社會營造一種關心檔案、宣傳檔案的良好氛圍。針對人事檔案工作，應該積極爭取各級領導特別是單位領導的支持和重視。單位領導應對人事檔案管理工作予以高度重視，并在議事日程中將其納入[2]。將檔案管理領導小組建立起來，由管理檔案的主要負責人擔任組長，定期督查、指導和檢查檔案管理工作，一旦發現問題要在第一時間將其解決。將人事檔案管理達標升級考核機制建立起來，采用定性定量的方式，考核人事檔案工作，在指導上和管理上應分別實行分級分類和等級升降的方法，進而實現人事檔案工作的規范化。

（二）健全制度，進一步規范檔案管理

據相關實踐表明，完善的人事檔案管理和工作制度，可以有效確保檔案工作管理規范化的實現。所以各單位要對相應的檔案管理制度予以建立，針對檔案資料的收集、歸檔、管理和檔案的借閱、利用和日常保管，制定出一套嚴格的制度，做到有章可循，嚴格按照規章制度辦事。加大管理力度，將漏洞堵住。此外，要想防止改動、丟失檔案的情況發生，就必須對人事檔案工作目標管理考核制定和責任追究制度予以完善，嚴格手續，在接收、轉出和轉入材料時都應做好登記，借閱和查閱檔案都有記錄，利用方便，提供準確，使導致檔案涂改和泄密等人為因素得到有效制約，實行責任追究，一旦檔案管理出現問題要落實到人頭上，確保人事檔案管理的規范性和有序性，歸檔完整，有效利用，安全保管。

（三）加強人事檔案管理人員職業培養，提高檔案管理人員內的業務素質

在以往的工作中，對于檔案工作，大部分企事業單位都未對其引起重視，很多檔案管理人員都是身兼數職，錯誤的認為檔案管理工作只是一項輔助性工作，可有可無。提高對人事檔案管理的重視度，應在整個單位貫徹實施，應對充分熱情、熱愛檔案事業的人事檔案管理人員進行培養。培訓教育是現階段將人事檔案管理人員素質提高的較為有效的手段。不僅要將日常的資格培訓做好，同時還要加大繼續教育的力度。對于從未從事過人事檔案管理的工作人員，應對其進行資格培訓，有針對性地對人事檔案管理工作的基本知識進行學習，借助培訓初步的人事檔案工作，并將資格培訓上崗證得到；繼續教育則是從事檔案工作的人員為了優化、拓寬和更新自己的知識結構而進行的學習，從而將新技術掌握、對新知識進行補充、學習到更多的新理論。借助以上兩種學習方式，使檔案管理人員的知識面得到了拓寬，將個人的專業水平提高了，滿足了人事檔案管理人員自我發展的主觀需要，同時，這也是現階段信息時代發展對檔案管理人員的客觀需要。

（四）充分發揮人事檔案的作用

干部制度的聘任、各種培訓、學歷、考核、考察、改革和專業技術晉升等所需要的入檔的材料越來越多，對人事檔案材料的收集提出了更高的要求[3]。檔案管理人員必須及時收集職工年度考核、晉升、聘任、學歷變化等各種材料，并及時鑒定真偽和歸入檔案。當有晉升和聘任時需要調檔和查檔的時候要在第一時間將抽出的材料放回原位，進而更加充分地利用人事檔案。對服務范圍的拓寬引起重視，提供給人事改革相應的信息。不僅在晉升、調資和政審的時候要提供人事檔案，同時檔案部門在現階段人事工作改革中要以人員配置和結構性調整等中心任務為基礎，積極提供統計信息、綜合信息、人員現狀信息、定崗定員工作提供人員現狀情況以及機構人員調整等人事檔案信息。在對人員規劃進行制定和預測的時候，提供人員分析信息和預測情況等，以此為決策者和領導者提供參考。

3 結語

要想人事檔案工作取得一定的成效，就應將當前的有利時機牢牢抓住，不斷學習、改革和創新，轉變思路，更新模式，使一套新的檔案觀念和思想得以形成。只有和時代保持同步，才能和檔案事業的發展相適應，促進現代化、規范化和科學化的檔案管理以及人事檔案最大利用價值的實現。

參考文獻

[1]孔祥錦.新時期人事檔案管理存在的問題與對策研究[J].辦公室業務，2016（10）：169-170.

[2]管英哲.淺談人事檔案管理現狀及對策[J].決策探索，2017（10）：42-42.

[3]周健媛.人事檔案管理現狀及改進對策探討[J].中國管理信息化，2017（2）：184-184.endprint