如何做好學校基建檔案管理工作

陳純穎

基建檔案是學校的寶貴財富，是學校基本建設工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后對基礎工程進行維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據。因此，學校檔案部門要重視基建檔案管理工作，把好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不斷提高業務水平和服務質量，為高等教育事業發展提供更好的服務。但是，目前學校基建檔案管理過程中還存在諸多不利因素，如由于對基建檔案重要性認識的缺乏，使得基建檔案在形成、積累、收集和整理的過程中不完整、不準確、不規范，很難保障竣工檔案的質量；基建檔案管理體制不完善，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網絡不健全，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障等。下面，筆者就如何做好學校基建檔案管理工作談談一已之見。

1 提高認識

基建檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分，正確認識基建檔案的重要性是提高基建檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要加大基建檔案工作的學習宣傳力度。提高領導和相關部門及其工作人員對基建檔案重要性的認識，使其支持、配合檔案部門有效開展工作。檔案部門和基建部門之間要培養良好、密切的協作關系，制定管理辦法，實行集中統一管理；檔案人員應想辦法取得基建人員的信任，消除他們的心理障礙，使之能主動將竣工檔案交到檔案部門集中管理。基建管理部門作為基建檔案的產生和使用部門，應當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。應有專門負責人分管檔案工作，并配備具有專業知識的專（兼）職檔案人員，負責基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。在具體工作中，注重加強檔案人員素質訓練，加強科學管理，把基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，加強基建檔案的收集工作，確保立卷質量，使各參建單位嚴格做好職責范圍內的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，把好質量關。

2 規范管理

基建工程項目檔案管理質量的好壞，關鍵在于管理制度是否健全、規范。因此，要進一步完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規章制度。首先，根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。其次，因基建檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，應將基建檔案工作納入日常管理工作中，對所有參建單位的檔案工作質量進行及時指導，要求檔案管理人員必須將工程前、中、后期的所有歸檔材料收集齊全。再次，規范工作流程，確保檔案的收集整理與工程建設同步進行，力求立卷檔案格式統一、字跡工整、圖像清晰；檔案整理要按工程項目組卷，時間先后為序，并妥善保管，確保不遺漏、不毀損；借閱登記手續要齊全，重要材料要備份，避免缺失，克服管理工作的無章可循、無據可依的混亂現象，使基建檔案進入規范化、法制化軌道。

3 走信息化道路

1.建立電子圖紙管理系統。所有工程圖紙從設計方案到施工藍圖發放至現場開始，就全方位輸入計算機系統管理，每個項目都由檔案館派人員管理。2.電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案：一是要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變更完整地在圖紙上進行反映，經有關人員審核后轉入數據庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照先前利用系統錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描的方法。這一步工作的實施，確保了圖紙的準確性和紙質圖紙向電子圖紙的順利轉化。尤其值得重視的是，基建檔案中的竣工圖紙要優先進行數字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機制成圖形文本，刻錄在光盤上，建成數據庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現檔案資源共享服務。同時，在刻錄光盤前對掃描等形成的數字化圖形文本文件進行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質”，最終刻錄光盤一式多套，分別用于校園網絡傳輸、檔案部門日常使用及留存備查等。還可要求施工相關單位在交付以上電子文檔同時，連同工程施工過程中拍攝的照片、攝像資料一起錄入計算機，方便以后使用。

4 培養高素質人才

一要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎知識技能外，還要懂得基建方面的活動程序以及法規政策。檔案人員只有具備了這些知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關鍵環節，確保檔案質量。二要加強檔案人員的業務培訓工作，組織各參建單位檔案人員參加檔案業務培訓，學習基建檔案業務、管理理論和方法、網絡和計算機知識，掌握檔案整理立卷規范的操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業知識，優化知識結構，拓寬知識面。檔案人員還應樹立服務第一的意識，提高基建檔案工作的責任感，為學校發展做出更大的貢獻。

參考文獻

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