電子卷宗應用問題探究

摘 要 隨著社會發展的日益創新，檢察人員辦案方式也在逐步改進，由傳統紙質卷宗掃描衍生的電子卷宗已經在檢察系統得到了廣泛應用。電子卷宗這一創新科技的產物有著紙質卷宗不具備的各種優勢，并且有效提升了檢察人員執法辦案信息化水平，促進了司法規范化。但是享受諸多便利的同時，作為以虛擬編碼形態存在的電子卷宗在實際應用過程中也伴隨著相應風險，那么當前電子卷宗應用需要解決的問題就是如何盡可能地規避風險，最大程度發揮其具備的優勢。

關鍵詞 檢察機關 電子卷宗 應用優勢 規避風險

作者簡介：劉恒恒，天津市寶坻區人民檢察院案件管理辦公室科員。

中圖分類號：D926.1 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.07.092

2015年12月16日，最高人民檢察院檢察委員會審議通過《人民檢察院制作使用電子卷宗工作規定（試行）》。根據《規定》，檢察機關辦理的審查起訴、提請抗訴等六類案件應當制作電子卷宗。隨著信息科技的日益發展，電子卷宗作為新興的案件信息載體，在我們日常辦案中逐漸體現出了不同于紙質卷宗的優勢，但同時在實際應用過程中也出現了一些問題。

一、電子卷宗出現的背景及概念

“全國檢察機關統一業務應用系統”上線以來，網上辦案成為規范檢察機關司法行為的重要措施，并且在提高辦案質量和效率方面發揮著重要作用。檢察機關統一業務應用系統初始功能包括司法辦案信息網上錄入、辦案活動網上監督管理、辦案數據自動采集生成等，但是大量的紙質案卷材料尚不能以電子文檔的形式儲存在系統中，這就給我們檢察官辦案帶來諸多不便。基于此，2015年底電子卷宗系統作為統一業務應用系統的子系統應運而生。

根據《規定》第二條，“本規定所稱電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過程中，將裝訂成卷的紙質案卷材料，依托數字影像技術、文字識別技術、數據庫技術等媒介技術制作而成的具有特定格式的電子文檔和相關電子數據。”在實際操作過程中的電子卷宗，主要是通過掃描儀將紙質案卷逐頁掃描生成為PDF文檔格式，掃描出的文檔必須圖像、文字清晰，可輕松辨認承載內容。在將PDF文檔編入到電子卷宗系統內并轉化為電子卷宗后，文檔會分為圖像層和文字層，圖像層類似紙質文檔不可更改，而文字層可以復制，并在外部粘貼。

二、電子卷宗制作問題探究

電子卷宗的制作一般由檢察院案件管理部門負責，在接收到紙質卷宗之后，交由專人進行拆卷、掃描、錄入、編輯。電子卷宗承載內容必須與紙質卷宗保持完全一致，才能發揮出其應有作用。那么如何高質量地制作電子卷宗，筆者就以下兩個方面進行探究。

（一）應當制作電子卷宗的案件范圍

每年檢察機關收到的案卷材料數量繁多，如果全部制作成電子卷宗，需要耗費大量的人力物力，其中某些案件的電子卷宗產生作用不明顯，例如公安機關報請批準逮捕的案件，批捕階段時間緊張，證據材料往往有待進一步完善，并且律師在偵查階段也不能查閱案卷材料，制作電子卷宗意義不大。所以應當在保證檢察官能夠順利辦案的前提下有選擇性地選取一部分案件制作電子卷宗，以爭取效益最大化。基于此，《規定》詳細列舉了六類檢察機關應當制作電子卷宗的案件類型：審查起訴類案件、報請上級檢察院決定逮捕、批準延長羈押期限、提請提出抗訴、核準追溯等案件。但是，各院制作的電子卷宗案件類別不僅限于此，一般會根據工作需要對其他案件制作電子卷宗。

（二）如何規范地制作電子卷宗

電子卷宗因其記錄內容的特殊性，需要更加嚴格和規范地制作。筆者認為首先要確保硬件設施達標，配備高速掃描儀、高性能電腦、監控探頭等專用設備，并注重設備的保密審核；其次需要健全相關工作制度，對制作流程和人員責任進行細化和規范，并對制作過程中出現的各種問題做出詳細規定，例如電子卷宗出現缺頁、漏碼、模糊不清等問題，要最大限度地保證電子卷宗內容與紙質卷宗的一致性；最后要將人員和場所配置到位，指定兩名工作人員并在專屬地點掃描制作電子卷宗。工作人員需要簽訂保密協議，電子卷宗制作場所要安裝全方位、無死角的監控設備，對電子卷宗制作全過程進行監控。在紙質卷宗拆卷掃描過程中，由于是人為操作，相關負責人尤其要注意保護紙質卷宗的安全性，杜絕一切因客觀或人為原因增減、篡改、調換、毀損紙質卷宗材料事件的發生。

三、電子卷宗使用優勢及相應問題探究

電子卷宗由于是電子數據，具有便于傳輸、存儲、復制、修改、攜帶等紙質卷宗不具備的優勢，那么電子卷宗在實際使用過程中能帶來哪些便利同時又伴隨怎樣的風險？筆者就電子卷宗的幾種使用類別進行探究。

（一）檢察人員使用，助力辦案提質增效

主要用于檢察機關內部的案件辦理工作，目前，根據電子卷宗系統制作要求將案件掃描上傳至系統后，即可將掃描圖片還原成可復制摘抄的高清圖片，承辦人點擊進入圖片，便能夠將公安機關制作的筆錄、證據材料等內容直接復制粘貼在需要制作的文書上，提高了制作審查報告、起訴書等法律文書的效率，極大限度減輕了承辦人打卷負擔，為案件快審快結提供了便利；并可以實現多人同時查閱同一本卷宗，方便主管領導和辦案人同時閱卷、發現問題，避免只依靠匯報就做出決定的局限性；同時，檢察院案件管理部門也可以依托電子卷宗系統，對辦案過程進行同步監督，進一步強化案件質量。但是辦案人員過度依賴電子卷宗可能會出現問題，如果電子卷宗與紙質卷宗不一致又恰好缺失重要內容那么可能引發嚴重辦案后果，所以辦案人員應當以紙質卷宗為主要參考資料，以電子卷宗為方便辦案的補充，當兩者不一致時，以紙質卷宗為準。

（二）律師閱卷更為便捷，保障了律師執業權利

電子卷宗系統全面上線之后，律師閱卷時只需通過統一業務系統導出加蓋水印和閱卷密碼的電子卷宗，并復刻到光盤上，即可在幾分鐘之內將電子卷宗帶走，在導入電腦后，可按需隨時查閱、打印案卷，較之以往律師要花費幾小時乃至一兩天進行查閱、復印、拍照的情形，徹底解決了律師“閱卷難、閱卷慢”的問題。但是在方便律師閱卷的同時為了保證電子卷宗帶出的安全性應注意以下問題：首先，在辯護律師閱卷之前，應當在提供相關材料的前提下，簽訂保密承諾書及相關電子卷宗保密規定；其次，電子卷宗導出過程中需嚴格按照規定加蓋閱卷律師信息水印及使用閱卷密碼，同時電子卷宗的承載光盤須為符合保密規定的加密光盤；最后，應當告知律師載體光盤使用注意事項及使用后如何處理，例如攜帶時應當注意保存防止丟失，使用時應當注意電腦系統環境安全防止電子卷宗數字信息泄露，使用后可以選擇交回檢察機關或者自行銷毀，最大程度保證案件信息安全。

（三）電子卷宗同步移送，實現政法機關跨部門使用

目前部分省市已經實現電子卷宗在公安、檢察院、法院之間的同步移送，并通過協商合作建立起了電子卷宗數據互通共享平臺。公安機關提請批準逮捕、移送審查起訴及報送偵查材料和檢察機關移送起訴及報送相關訴訟材料時，一律同步移送電子卷宗，并對案卷的數字化工作命名規范、工作流程、工作標準、數字化設備配置、電子卷宗交換形式等問題做出具體規定，并要求公安機關按照制作規范，嚴格制作案件電子卷宗，確保合法、規范、高效、完整。 政法機關跨部門使用電子卷宗，實現了只制作一次便可提供給偵查人員、辦案檢察官、主審法官、律師四家使用。電子卷宗不僅僅可以查閱，還可以復制、摘錄其中內容，極大地為檢察官、法官、律師辦理案件提供了便利，避免了大量的文字重復錄入工作，節約出的時間可以更多地投入到案件思考中去，促進辦案效率、提高辦案質量。

注釋：

晨迪.電子卷宗監督辦案 成都檢察添新名片.成都日報.2016年1月11日，第011版.endprint