淺議衛生計生檔案的信息化建設與管理

袁歆　向云霞

[摘要]隨著國民經濟的不斷發展，各種新型科學技術在我國多個領域得到了廣泛應用。衛生計生委作為管理我國計劃生育等任務的重要機構，其檔案管理工作也要緊跟時代發展。信息化技術的發展，催生出很多計算機管理軟件，而衛生計生的檔案管理工作也趨向信息化和技術化。如何做好衛生計生檔案的信息化管理，是不容忽視的重要話題。

[關鍵詞]衛生計生；檔案管理；信息化建設

在衛生計生檔案管理發展過程中，計算機的普及讓檔案管理實現了信息化，我國的檔案管理信息化起步較晚，因此仍然處于發展階段。管理技術、管理設備的革新變得至關重要。網絡技術和管理軟件是我國檔案管理信息化的基礎，做好衛生計生檔案信息化建設，能夠有效規避傳統檔案管理的弊端，提高檔案管理的質量和效率。

一、衛生計生檔案信息化的重要性

衛生計生檔案信息化管理指的是在衛生計生委檔案管理工作中，以現代化科學管理理論為基礎，運用信息化的方式開展檔案管理工作，轉變傳統檔案管理效率低下、出錯率高等現象，逐步實現檔案管理的信息化、系統化和智能化，讓衛生計生檔案管理能夠滿足人們不斷增長的需求，順應社會發展腳步。

隨著計算機技術和網絡技術的不斷發展，管理軟件功能越來越完善，為我國衛生計生檔案的信息化管理提供了堅實基礎。以網絡技術和管理軟件為基礎，衛生計生檔案的信息化管理將會表現出傳統檔案管理無法比擬的優勢。衛生計生檔案的信息化管理，能夠有效延長檔案的保存時間，讓檔案的實用性更強。傳統檔案管理主要是將紙質檔案保存在特別設置的檔案室等場所，物理因素對保存效果影響較大，如保存環境、天氣變化等，例如保存場所環境較為潮濕，那么紙質檔案就容易出現發霉變質等問題。衛生局經過幾十年發展，積累的各種檔案浩如煙海，想要查詢某個檔案難度很大，一些重要信息可能隨著時間推移而消失。而檔案信息化管理很大程度上能夠避免這個問題，講檔案以數據形式存儲在硬盤里或者電子磁盤上，不僅能夠節省特別為存儲檔案而設置的空間，還能提高檔案保存的安全性，在數量巨大的檔案中查詢想要的信息也變為可能。除此之外，檔案管理信息化最大的優點就是查找方便快捷，能夠有效提高檔案管理的工作效率。使用計算機管理軟件讓檔案的信息更加豐富，軟件附帶的檢索功能讓我們隨時查詢需要的信息，這顯然是傳統檔案管理無法實現的。查詢方式和步驟都非常簡便，并且不會影響檔案信息的保存。

二、衛生計生檔案管理存在的問題

（一）衛生局領導對檔案管理不夠重視

目前衛生局領導對單位的檔案管理方法、體制等不甚了解，對檔案管理工作缺乏認識導致不重視檔案管理。主要體現在：不重視建設管理制度，即使有的單位建立了檔案管理制度，也只是流于形式，執行力度并不強，而缺少檔案管理制度意味著職責缺失，部分單位并未針對檔案管理聘請專門的管理人員：管理方式效率低下，容易出錯，目前我國很多衛生局的衛生計生檔案管理，采用的仍然是人工管理方式，檔案管理水平低下，管理效率不高；部分單位沒有具備專業知識的管理人員，而領導也不重視檔案管理知識技能的宣傳指導，導致職工沒有開展檔案管理工作的意識。

（二）檔案管理專業人才數量不足

領導不重視導致單位檔案管理工作建設力度較小，檔案管理發展速度緩慢，很多單位仍未實現檔案管理信息化。目前衛生計生委中，具備專業知識和技能的檔案管理人才數量很少，一些檔案管理人員并未經過專業技能訓練就上崗，在檔案管理工作中經常出現錯誤和疏漏，對檔案的完整性、安全性造成隱患。一些檔案管理人員已經工作了十年以上，衛生計生檔案管理部門沒有新鮮血液，衛生計生檔案管理整體質量不高，難以滿足不斷發展的社會需求，因此，做好人員建設工作也是提高衛生計生檔案管理信息化水平的關鍵因素之一。

三、改善衛生計生檔案管理信息化現狀的策略

（一）領導要充分重視檔案的信息化管理

對于衛生計生委的領導來說，首先應該認識到檔案管理工作的保密性，因此必須加強對管理人員的專業培訓，提高他們的理論知識儲備和專業技能水平，讓管理人員能夠真正勝任檔案管理工作。在社會不斷發展的新環境、新形勢下，領導要指導檔案管理部門完善檔案管理制度，實現檔案管理工作的可持續發展，提高管理工作的質量和效率。建立更加完善的創新管理制度，恰當的運用現代化信息技術開展檔案管理工作。目前衛生計生檔案檔案管理平臺是運用數字信息技術建設的，因此檔案資料也要數字化，才能達到數字共享的效果。領導的思想和思維要與時俱進，緊跟社會發展腳步，努力提高檔案管理部門的整體水平，才能讓檔案管理人員成為能夠滿足新時期社會需求的高水平專業人才。

（二）加強檔案管理人才隊伍建設

檔案管理的信息化和網絡化，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更好的要求，衛生計生委領導要重視檔案管理人員的培養，并積極引進優秀的檔案管理人才，創新培訓形式，更新業務知識體系，適應逐漸增加的檔案管理需求。檔案管理人員對檔案管理的重要性要有所認識，在工作中要不斷學習，擴展視野和知識面，多思考和研究。引進優秀的計算機專業人才，具備一定計算機知識的人才才能更好的完成信息化管理工作，從這個角度講，提高工作人員的職業素養是實現衛生計生檔案管理信息化的關鍵。

（三）完善檔案管理方式實現信息化管理

要實現檔案管理信息化的可持續發展，需要建立更加完善的檔案管理制度，衛生計生的檔案管理部門要將錄音、視頻等數字形式的檔案進行處理和存儲。現代化檔案管理不僅需要先進的設備，還需要完善的管理制度和管理方式。

四、結束語

綜上，在我國人口高速增長的情況下，衛生計生檔案管理工作也愈加重要，完善制度，采取恰當的管理方法，才能真正實現檔案信息化管理的合理應用和可持續發展。endprint