企業檔案管理與企業發展

向曉梅

[摘要]檔案是企業發展的重要體現載體，企業檔案是企業的重要信息資源，企業檔案建設也是企業現代化建設的重要體現。在有限的檔案資源中，能體現出無限的企業生命力和創造力。企業檔案的信息化和管理創新對于企業文化建設和企業發展有著重要的推動作用。

[關鍵詞]企業；檔案；信息化；創新；發展

現代企業制度的建立，對檔案工作提出了嚴峻的考驗。傳統的企業檔案管理模式已經不能滿足現今先進企業發展的需求了。隨著科技的發展，新型的現代化的檔案管理機制成為企業發展必須。企業檔案包含對企業發展的翔實紀錄，其中也有重點工程項目建設全過程活動的相當內容，是國家的寶貴財富和不可再生的信息資源，也是國家財產管理的依據和憑證，加強重點工程建設項目檔案管理工作，對于保存重點工程的歷史，指導現實和今后發展具有不可替代的作用。隨著企業信息化建設的加速，檔案信息管理如何標準化和規范化？檔案管理工作如何創新？檔案管理隸屬關系變更的思考？如何按公司的實際需要建立信息平臺，成為企業在工作中能充分利用資源？這些都是作為一名企業檔案工作人員必須思考的重要問題。

一、企業檔案管理信息化與企業發展

檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益隨著企業計算機運用、辦公自動化的日益普及和電子文件的大量涌現，檔案管理信息化已經成為很多企業檔案管理工作必須面對的新課題，也是必須解決的一個現實問題。檔案管理能否跟上整個企業管理信息化的步伐，使之真正成為企業信息化不可分割的一部分，已經成為衡量企業檔案工作成敗與否的重要標志。

企業檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此企業檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：檔案信息的數字化：檔案信息利用的網絡化：檢索的自動化：檔案信息接收、存儲和利用的一體化。需要注意的是檔案信息化管理必須解決安全問題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的光盤的安全性、軟件系統的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全，即信息為不被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度，防治不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導致機密信息的泄漏。

二、企業檔案與企業文化建設

企業文化以企業精神為核心，以企業文化理念群、企業價值取向、企業文化形態、企業亞文化精髓為主要內容，以企業物質文化、企業制度文化為支撐，以企業文化符號為外部記載、傳播與輸出的工具，融企業的宗旨、行為規范、倫理體系、價值準則、習俗、信仰、制度規定等為一體，是企業賴以生存的精神支柱。企業檔案、圖書、情報等信息管理方面的文化建設。實質上這既是企業文化的基礎建設，又是企業文化建設的重要組成部分。企業檔案中的文化因素。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，但其內容的實質則是它的文化性質。檔案是人類文化的記錄者，其中蘊含著豐富的歷史文化知識，是人類必需的文化營養和精神財富，是人類文明進步的階梯。企業檔案作為檔案的一個門類、一個分支，同樣具有這種文化性質。管理也是一種文化，企業檔案管理是企業管理的一項基礎工作內容，同時也是一種管理文化。企業檔案可作為企業文化建設的歷史借鑒和參考。企業檔案記述和反映了企業的技術資質、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用?？傊?，企業檔案記述和反映了企業發展的歷史過程。企業檔案具有科學文化屬性，因而企業檔案建設就是一種企業科學文化建設。企業檔案記載了企業科學技術的創新和發展，這是企業一代又一代職工的勞動結晶：企業檔案中包含了企業經營管理的經驗和教訓，是企業勞動者不可多得的寶貴精神財富：企業檔案敘述了企業發展的艱辛歷程及幾代勞動者的創業事跡，從而匯成一種企業精神，是當今企業發展的精神動力。綜觀企業檔案本身，就是一部企業文化建設史。企業檔案管理是維護企業歷史面貌的一項重要事業，只有管好企業檔案，才能為企業留下一份文化遺產，企業文化建設和發展才能源遠流長。

三、企業檔案管理的創新與企業發展

隨著國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》和《關于加強企業檔案信息化建設的意見》等綱領性文件的頒布實施，新時期企業檔案信息化建設迎來了快速發展的機遇，但從目前企業檔案信息化發展的現狀和趨勢看，可謂形勢有喜有憂，外部困境和內部矛盾并存，其中體制性障礙是顯性的突出矛盾。企業檔案信息化建設必須在改革和創新中求發展，轉變觀念是前提，提高質量是核心，體制改革是關鍵，管理創新任重道遠。

第一，思想觀念創新。思想觀念創新是各方面創新的基礎，是保證檔案事業發展的首要條件。在長期計劃經濟體制下，檔案部門蒙著一層神秘的面紗，處于封閉狀態。在不斷發展的新形勢下，檔案工作者只有解放思想、更新觀念、開拓創新，才能研究新情況、解決新問題、實現新突破。

第二，理論知識創新。延續了幾十年的檔案學理論，對中國檔案事業的發展起到了很大的作用，隨著形勢的發展，特別是計算機、無紙檔案、電子文件的出現，必將給整個檔案學理論帶來一個革命性變化。目前，應用計算機管理檔案主要是用計算機建立檔案數據庫，生成檔案目錄、卷內目錄、專題目錄等，整個管理還是模擬手工操作，隨著計算機檢索功能的健全，案卷目錄、全引目錄，都將失去作用，甚至案卷號、目錄號都有不存在的可能。電子文件的出現，也將給人們的工作和生活帶來巨大的變化。電子文件不同于紙質文件，它具有依賴性、易更改性等多種特點。這些知識對于我們來說都比較陌生，要掌握和利用它，必須全面加強檔案管理，不斷擴展檔案信息，在檔案信息化建設中走在前列，絕不能當“座上客”和“配角”。也就是說，我們要有運用現代化工具獲取信息的能力，要有綜合處理信息的能力，要有開展信息協作的能力，使檔案信息成為“零距離”交往的中介，與同行建立起和諧的協作關系。要有接受國外信息的能力，突破語言障礙，使國外先進的企業檔案管理經驗為我所用，否則，就無法跟上飛速發展的時代步伐。

第三，技術與管理創新。加強技術創新，發展高科技，實現產業化，是堅定不移地實施黨的科教興國戰略和可持續發展戰略的重大舉措。檔案事業要實現跨越式的發展離不開科學技術，離不開科學管理。技術創新就是要把以手工管理為主、計算機管理為輔，轉變為以計算機管理為主、手工管理為輔。管理創新就是對舊的管理模式進行改革，將傳統的人工管理納入計算機管理、網上管理和虛擬管理等模式。通過技術與管理創新，實現檔案信息電子化，電子檔案信息化，以充分發揮計算機功能，大力開發檔案信息資源，為提高社會效益和經濟效益服務。

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。endprint