物聯網技術視角下的新型檔案管理模式探究

馬曉鶯

摘 要：傳統的檔案管理模式已經不能適用當前人們對信息快速獲取的需求，在物聯網技術和應用場景不斷發展的形勢下，檔案管理新的發展模式和動向，提出了基于“微信息”、“富信息”以及移動互聯網手機客戶端檔案利用和管理的新模式。

關鍵詞：物聯網；檔案管理；模式

物聯網（Internet of Things，IoT）是指利用無線傳感器網絡技術，實現物 -物（Machine-to-Machine）互聯、物 - 人（Machine-to-Man）互聯的技術，被美國麻省理工學院技術評論譽為未來改變人們生活的十大技術之首。物聯網對傳統管理領域的影響是顛覆性的，它是對傳統管理模式與思維領域的一種大的突破，它的成熟與發展也為其他行業帶來了質的變化與提升。

檔案管理，作為大數據時代下信息資源管理系統中重要的一環，傳統檔案管理方式與理念也同樣受到物聯網技術發展的影響與沖擊。如何更好的適應新形勢，將其引入到傳統檔案管理模式中，使檔案與信息得到更好的管理與利用，是本文研究與關注的主要內容。

1 基于物聯網技術下幾種檔案管理新模式的構想

1、“微信息”管理模式

“微信息”指的是和每個檔案文件關聯的、僅包含基本檔案信息的電子標簽，我們稱之為檔案定位信息。“微信息”管理模式主要從“物”的層面考慮，采用通信距離稍長的 RFID （Radio Frequency I-dentification）標簽技術，側重于解決檔案定位管理問題。

RFID 標簽技術，又稱無線電識別技術，是物聯網中的一種較為成熟的數據感知和傳輸技術。這種管理模式之下的系統，主要可以由兩個部分組成：第一個部分是和每個檔案盒相關聯的 RFID 標簽。

在實際使用中，從成本和通信距離的角度考慮，一般采用無源的高頻 RFID 標簽。

該標簽可以粘貼在檔案盒上，標簽內部主要存儲了關于檔案的標識信息；第二個部分是分布在檔案館墻壁或者天花板上的RFID 讀寫器。讀寫器由天線、電磁耦合元件以及芯片組成。在工作時，讀寫器利用天線能夠產生射頻場，在射頻場覆蓋范圍內的 RFID 標簽利用內置的天線可以和讀寫器進行通信。

至此我們可以通過 RFID 標簽與讀寫器獲取所存檔案的位置信息，實現館藏檔案的定位管理。

2、“富信息”管理模式

在信息化社會，對于檔案查詢利用來說，人們往往期望快速的獲取到有幫助的知識信息。“微信息”管理模式雖然能夠較好的解決“物”的管理問題，但不能便捷提供“檔案內容”方面的信息。為此，我們提出“富信息”的知識管理模式。也就是說給所管理的館藏檔案加一個“身份證”，除了定位以外，還可以嵌入電子文件的元數據信息，以及對文件信息內容或標題進行描述。此時“富信息”可以大量收集并管理存儲在大容量電子標簽中豐富的檔案語義信息，還可以將這些豐富的檔案語義信息關聯到互聯網大數據中。

此模式中一個關鍵的問題是電子標簽內“富信息”的生成問題。標簽內容除了檔案文件的電子編目外，內置的存儲空間還能夠存儲檔案文件的摘要信息。傳統檔案摘要往往于依賴于人工生成，所摘要的信息常常存在不全面、不客觀和不準確等問題。為此我們可以將自動摘要技術用于檔案“富信息”模式中，對檔案文件內容進行自動壓縮，并保證壓縮后形成的自動摘要能夠覆蓋原檔案的所有主題且不重復。

自動摘要技術可以快速地自動生成大量檔案文件的摘要信息，大大提高了人工檔案摘要的效能，有效地解決“富信息”的生成問題。自此包含了檔案文件編目信息、電子格式信息以及自動摘要信息的“富信息”成為了檔案文件的新的定位系統，此定位系統不僅包括了“物”的位置定位信息，更為重要的是實現了“檔案內容”的定位，為檔案利用提供了廣闊的新途徑。

3、檔案文件“掌”中開放式管理利用新模式

“掌”指的是各種移動設備，即通過開發智能客戶端擴大檔案主動利用及管理途徑。“掌”中管理新模式針對的是檔案館工作人員。隨著物聯網中讀寫器的小型化，目前市面上部分智能手機已經將讀寫器集成到手機內部，也即智能手機擁有了讀寫器的功能，能夠讀寫檔案文件的“微信息”或“富信息”。打通了物聯網和移動互聯網的通道后，檔案管理人員利用開發的檔案管理手機客戶端軟件便可以進行“掌”中的便捷檔案管理。

針對不同的檔案館檔案管理需求，可以開發相應的功能模塊，一般通用的模塊主要包括：1）檔案文件定位模塊。將要查詢的檔案名稱寫入手機客戶端軟件，當要查詢的檔案在手機讀寫器發送的射頻場范圍內時，手機客戶端可以通過聲音或者振動的方式提醒檔案管理人員；2）電子標簽更新模塊。當檔案文件的“微信息”或“富信息”發生修改時，檔案管理人員只需將修改內容輸入手機客戶端軟件，客戶端軟件通過手機上的讀寫器將修改內容在對應的電子標簽上進行更新操作。

此外，“掌”中檔案開放管理利用模式由于公開了編程接口平臺，能夠吸引大量第三方開發人員開發有特色的檔案利用軟件，從而最大化檔案文件的利用價值。

2 新技術下幾種檔案管理新模式的特點與優勢

1、在檔案整理鑒定方面極大地提高了檔案管理效能。

無論是基于 RFID 標簽技術下的“微信息”管理模式，還是基于自動摘要技術下的“富信息”管理模式，都對傳統檔案管理有了很大的改進，相對于過去檔案編目環節中人工錄入、修改；檔案整理鑒定環節中人工鑒定、摘要等復雜繁瑣的程序來說，這幾種新的管理模式的引入則完全改變了檔案管理的節奏。讀寫器可以快速的對 RFID 標簽進行掃描，并且可以一次性地寫入、讀取或修改大量的檔案編目數據，有效地解決了常規檔案管理中存在的諸如人工檔案編目流程繁瑣低效和檔案定位耗時費力等問題。自動摘要技術的引入更是對檔案內容信息處理的智能化的有益嘗試，它們都極大地提高了檔案管理的工作效能。

2、在檔案保管方面為檔案實體安全提供了一種新途徑。

在檔案保管方面幾種新模式中所運用的 RFID 標簽安全性能較高，所存儲的數據信息采用加密保護，不易被非法獲取及篡改，配合一定的門禁系統還可以實現自動警報功能，防止檔案“非法”走失，因此為檔案實體安全保管提供了一種新途徑。此外由于新模式中很好的實現了檔案的“定位”信息，因此它也極大的方便了檔案的出入庫管理與清點工作，是檔案實體便捷保管的一種新嘗試。

3、在檔案提供利用方面開創了一種全新的開放式的模式。

在檔案提供利用上我們通過“掌”中開放式平臺提供所有館藏檔案的“富信息”，使得利用者可以通過各種移動設備隨時隨地搜索定位檔案，便捷地獲取檔案摘要信息，方便利用者從海量的檔案文件中找到自己所需要的信息，為進一步檔案實體利用提供指導性線索。這種開放式模式為檔案開拓公共服務功能提供了一種很好的范本。

3 物聯網技術的缺點及有待改進的方向

雖然這幾種新模式有很多的優點，對傳統檔案管理有很大的改進與優勢。但現實中這幾種模式要真正的實施會碰到RFID 讀寫器空間部署成本和優化難題。

此問題類似于移動通信中基站分布不合理導致的信號盲區問題。從成本和通信所允許的合法頻率范圍考慮，目前的 RFID標簽一般選擇的是無線通信距離在 1 米左右的高頻非接觸 RFID 標簽。假設一間檔案房間的面積為 100 平方米，那么需要部署的 RFID 讀寫器數目不能少于 100個。如此密集的部署，一方面購買讀寫器和綜合布線的成本太高，另外一方面讀寫器的位置放置本質上是一個組合優化的難題，加上讀寫器之間無線干擾的存在，使得很難避免讀寫盲區的出現。endprint