淺談人事檔案管理的重要性

鄭偉

摘 要：人是自主創新和打造知名品牌的主體。檔案是科技創新活動的真實記錄，是知識產權的載體。人事檔案工作要為自主創新提供基礎條件，發揮參考借鑒和啟迪助推作用，成為實施知名品牌戰略的可靠保障。檔案工作要主動為企業自主創新和實施知名品牌戰略服務。

關鍵詞：人事檔案；現狀；管理

1 人事檔案管理工作在機關人事查考方面具有重要意義

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況，是每個人自然情況、學 歷、社會經歷的原始記錄，因此具有原始性、真實性和完整性，是第一手的參考材料。

科學規范的管理檔案，是衡量一個機關單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載了每個干部的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容，是按有關規定進行整理后組成的文字材料，它記錄著個人成長的“軌跡”，是歷史地、全面地了解識別人才和正確選用人才的基礎，對于全面了解人才，正確選拔和使用人才具有重要意義。

2 人事檔案的管理內容、目的及其作用

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

（一）人事檔案的管理制度內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

第一，材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第二，檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

（二）人事檔案的管理制度目的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

3 人事檔案管理近年來的發展現狀

人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問。領導不重視，工作人員責任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。

4 檔案的重要性

鑒于檔案的重要性，作為檔案從業者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點：

（一）對每個環節的檔案工作嚴格控制，由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質量和不泄露。

（二）檔案管理工作的信息化，檔案入錄的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性，由于檔案管理工作中的每一個環節都需要通過嚴格的管理機制進行把關，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規范和信息化的監督下才能確保它的完整、保密，因此安全性是檔案管理工作中的重中之重，目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高；在檔案的建立上，采取了嚴格的監督機制；在檔案的查閱上，制定了與檔案不相關的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的，這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

5 檔案工作的需要

面對社會新形勢的發展、新時期檔案工作的需要，在以后的檔案管理中，怎樣將檔案管理工作做好，促進檔案事業與經濟社會協調發展，使人事檔案管理工作更加規范化、標準化、制度化，并以此來指導檔案管理工作，應從以下幾個方面抓起：

（一）增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視 。無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。把檔案工作列入議事日程，是規范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。

（二）拓寬視野，加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理。隨著改革的深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現現代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現的問題。

（三）加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

綜上所述，高度重視人事檔案管理工作，不斷提升檔案管理的科學化，規范化水平。健全網絡，全面落實檔案管理制度，配備專職檔案工作人員，明確其他工作人員檔案管理責任，形成檔案管理“人人參與、人人有責”的共識；完善文件材料收集、歸檔、保管、保密、統計、鑒定銷毀、查閱利用等制度，制定檔案工作計劃，管理辦法和管理規定，定期監督檢查；夯實基礎，強化檔案管理硬件設施建設，空調、數碼相機等檔案管理專業裝備，為檔案管理提供了堅實的物質保障；以人為本，著力提升檔案隊伍的綜合素質，積極組織；檔案管理人員學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》等相關法律法規和檔案業務知識，不斷夯實檔案管理人才基礎。

參考文獻

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[2]檔案學通訊編輯出版：檔案學通訊雜志社.主辦單位：中國人民大學， 2008（12）

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