新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討

李沂濱

[摘 要]與普通的檔案管理工作相比較，民政檔案管理工作具有兩點突出特點：系統性和綜合性。當前，伴隨著社會的發展，信息技術的進步，民政檔案數量呈不斷增長趨勢。此外，民政檔案涉及內容較多，要想做好新時期的民政檔案管理與利用工作困難非常大。基于此，本文首先系統地闡述了檔案信息化建設的內涵及重要性；其次，分析了當前我國民政檔案信息化管理與應用過程中所出現的一些問題；最后，筆者結合個人工作經驗就如何才能做好新時期民政檔案管理與利用工作提出了幾點看法，以期能夠為更好地服務于人民建言獻策。

[關鍵詞]民政檔案；信息化建設；新時期

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.105

[中圖分類號]D632；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

0 引 言

民政局是我國最為重要的行政職能部門之一，主要職責就是通過職能發揮從而保障廣大人民的各項生活權益，以實現社會穩定與和諧發展。民政檔案管理工作是民政部門的重要工作之一，因此做好新時期的民政檔案管理與利用工作，不僅能夠協助行政部門更好的發揮自身職能而且還能夠為我國的社會經濟穩定發展做出貢獻。新形勢下，信息技術迅速發展，給民政檔案管理與利用工作帶來了發展的春天。我們必須牢牢把握住檔案管理工作發展的新趨勢，進一步加快信息化建設進程。

1 檔案信息化建設的內涵及重要性

1.1 檔案信息化建設的內涵

具有非常豐富的內涵，既包括傳統意義上對檔案信息資源的有序整理也包括現代意義上對檔案信息資源的開發與利用。除此之外，檔案信息數據庫的建設、檔案信息化人才的培養、與檔案信息化相關的制度的制定與完善等等都在其范疇之內。

1.2 檔案信息化建設的重要性與必要性

1.2.1 是提升檔案管理工作效率的必要保證

以檔案信息資源的共享與利用為例，在傳統的檔案管理方式中，要想實現信息共享必須要全部依靠手工操作來實現，繁瑣的程序以及復雜的交接會使得單位對檔案的利用率大打折扣。長此以往，各種檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，這樣不僅會造成資源浪費而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而伴隨著信息技術的發展，檔案信息化建設進程的加快，相關部門在進行檔案管理時能夠使文檔直接通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由的進行檔案調閱。因此，我們說檔案信息化建設是提升檔案管理工作效率的必要保證。

1.2.2 是充分開發和利用檔案資源的客觀需要

將信息技術運用于檔案管理工作后，就可以通過對原生性檔案信息資源的科學管理和合理配置而使檔案管理工作實現數字化、標準化、系統化和網絡化。除此之外，將信息技術運用于檔案管理工作還可以實現原生性檔案資源與“信息高速公路”的接軌，從而挖掘出那些隱匿于信息表面的檔案內容，實現對社會檔案信息資源的充分開發與利用。

2 新時期民政檔案信息化管理與利用工作中存在的不足

2.1 對于檔案信息化建設認識不夠深刻

從當下來看，很多民政檔案管理人員仍然缺乏對檔案信息化建設的重視。他們認為檔案信息化建設并不能給檔案管理工作帶來實質性的改變，之所以要促進檔案信息化建設進程，僅僅是為了應對上級檢查。在這種錯誤的思想觀念指導下，檔案管理人員對相關工作的開展缺乏足夠的支持和配合。此外，由于檔案管理工作內容較為繁瑣，任務較為繁重，這給工作人員帶來了巨大的心理壓力，進而影響了民政檔案信息化建設進程。

2.2 基礎設施配置不夠完善和合理

當前，我國部分地區的民政信息化建設基礎設施配置仍然不夠完善，更不要提基礎設施是否能夠合理利用的問題。管理信息化所需的基礎設施配置分為硬件設施和軟件設施兩方面。民政檔案管理信息化的前提是提供相應的設備，這對檔案信息化管理起著重要的推動作用。其中比如計算機、管理軟件、局域網及數據庫的管理，都是民政檔案信息化管理中不可缺少的硬件設備組成部分。在以電子信息檔案保管為主導的今天，如果民政局檔案管理部門沒有這些可以接收、處理并保存電子檔案的工具和網絡，檔案的信息化建設就是紙上談兵。盡管經過多年的不懈努力，當前很多地區的民政局檔案館在信息化建設的硬件方面都已經有了非常快的進步和發展，但是檔案管理的軟件設施仍舊非常落后，嚴重阻礙了民政局檔案管理信息化進程。

2.3 民政檔案管理工作規范化程度較低

檔案信息化建設是一個新興事物，目前，管理人員仍然缺乏對此項工作的管理經驗，從而使得民政檔案信息化管理工作規范化程度較低。首先，信息化檔案材料的收集程序不規范，這導致民政檔案材料的內容不完整。其次，信息化檔案材料的整理程序不規范，這導致民政檔案內容查閱起來非常困難。最后，信息化檔案材料的調閱程序不規范，這不僅容易造成一些需要保密的資料外泄而且還有可能導致資料丟失。

2.4 民政檔案信息安全性得不到保證

造成民政檔案信息不安全的因素有二：一是檔案管理部門缺乏對信息化檔案管理的安全意識，導致其審查與管理力度不足；二是伴隨著信息技術的進步，黑客的竊密技術也得到飛速發展，嚴重威脅著民政檔案的信息安全。以此前流行的“勒索病毒”為例，正是由于部分地區民政檔案管理部門平時不注重加強防范，不注重技術維護從而導致其檔案信息被封鎖。

2.5 民政檔案管理人員素質參差不齊

計算機技術的發展在給民政檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業素質提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統的檔案管理方式，以現代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業人員進行科技管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業素質提出了更高的要求。endprint

但是目前來看，仍然有很大一部分民政檔案管理人員缺乏對信息技術及與檔案管理相關的軟件的學習與應用。不僅如此，一些編外人員工作積極性不足、專業性不強，導致人才綜合素質參差不齊，嚴重降低了信息化民政檔案管理利用工作效率。

3 新時期做好民政檔案信息化管理與利用的措施

3.1 提升思想認識是做好民政檔案信息化管理與利用的基礎

首先，應當從提升單位領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案信息化建設的重要性，最大程度地爭取到領導對工作的支持。其次，民政檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的與信息化建設有關的工作設置專職的管理崗位，將信息化的檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，民政部門應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息化檔案管理知識，以提升社會各界對檔案信息化建設的重視程度。

3.2 加強基礎設施建設是做好民政檔案信息化管理與利用的關鍵

完善的軟、硬件配置一方面有利于加快民政檔案管理信息化建設進程，另一方面也有利于提升檔案管理的質量和效率。因此，單位不僅要為民政檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

3.3 完善規章制度是做好民政檔案信息化管理與利用的根本

首先，應當要求民政檔案管理工作人員嚴格依照《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的各項規定進行材料收集、歸檔、調閱等。其次，要求單位要在《檔案法》的基礎上，依據單位實際發展水平對各項規則進行細化。最后，為了確保信息化檔案管理制度的有效推行，單位應當制定責任追究制度，對于一些檔案泄密行為、違反規則的行為進行追責與制裁。

3.4 加強檔案資料的安全性建設是做好民政檔案信息化管理與利用的重點

首先，民政檔案管理部門應當通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識；其次，單位要采取有效措施、運用先進技術加強網絡信息的保護；最后，單位領導要加強內部管理，不僅要提升工作人員思想素質準入門檻，也要對現有工作人員進行定期思想素質考核。

3.5 培養具有較高素質的人才隊伍是做好民政檔案信息化管理與利用的保障

一方面要通過加強對民政檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富與信息化檔案管理工作有關的專業知識，并引導檔案管理者樹立起終生學習的理念；另一方面要加強對現有檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發展要求。

4 結 語

檔案信息化發展對于進一步提高管理工作效率具有非常重要的意義。盡管目前我國的民政檔案信息化建設成效顯著，但是要想真正實現檔案管理部門工作效率的提升任重而道遠。仍然需要檔案管理者進一步提升對民政檔案管理工作的認識、加強基礎設施建設、完善檔案信息化管理機制、加強對計算機技術的學習，只有這樣才能不斷提升其對信息化檔案管理工作的適應能力，才能切實做好新時期的檔案工作。

主要參考文獻

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