事業單位檔案管理信息化建設有關問題研究

趙海英

事業單位檔案管理信息化建設有關問題研究

趙海英

本文針對事業單位檔案管理信息化建設，首先簡要分析了事業單位檔案信息化建設的必要性，并分析了當前在事業單位檔案信息化管理中存在的問題，最后就改進加強事業單位檔案信息化建設，進行了論述分析。

事業單位 檔案 信息化建設

一、前言

檔案管理在事業單位內部管理中具有非常重要的作用，隨著社會經濟的不斷發展，改進加強事業單位的檔案工作，已經成為加強事業單位管理的重要內容。為了進一步提高事業單位檔案管理質量和效率，提高事業單位的利用效率和服務水平，必須進一步推進事業單位檔案管理的信息化建設。這也要求事業單位在檔案管理工作的開展過程中，應該根據檔案管理信息化的發展趨勢要求，進一步完善事業單位檔案管理信息化體系建設，促進事業單位檔案管理工作質量和效率的不斷改進提高。

二、事業單位檔案管理信息化建設的必要性分析

（1）檔案信息化建設是提高事業單位檔案管理效率的關鍵。隨著經濟社會的發展，事業單位檔案管理工作內容和范圍不斷擴大，大量的檔案資料文件對事業單位檔案管理工作提出了較高的要求，為了進一步提高事業單位檔案管理效率和質量，必須積極推進事業單位檔案管理信息化，這不僅有利于實現檔案資料歸集、存儲、利用的高效化，也是順應政務公開等對事業單位的工作要求。

（2）檔案信息化是提高事業單位檔案信息價值利用效率的關鍵。在事業單位檔案管理過程中建立信息化的檔案管理體系，能夠通過檔案管理信息化體系，實現檔案資料檢索查閱的便捷化，實現檔案資料的深度開發利用，這對于提高檔案資料的利用水平具有重要作用。

（3）檔案信息化是推進事業單位檔案管理改革創新的主要途徑。事業單位檔案管理改革創新，要求必須逐步改變傳統的檔案資料人工整理、紙質媒介的方式，主要途徑是建立檔案管理信息系統，實現檔案資料歸集保存的信息化，依靠信息化來推動檔案管理工作的創新發展。

三、當前事業單位檔案信息化面臨的問題分析

目前，很多事業單位在檔案管理過程中，都已經注重了加強事業單位檔案管理信息化建設，但在具體實施過程中，也出現了一些問題，主要表現在以下兩方面：一方面，事業單位檔案信息化標準化規范化水平不高。另一方面，推進事業單位檔案管理信息化建設，需要配備相應的軟硬件設施，但是目前部分事業單位對檔案管理信息化建設重視程度不夠，在檔案管理信息化建設方面的投入不夠，影響了檔案管理工作信息化的整體水平的提升。

四、推進事業單位檔案管理信息化建設的措施

（1）提高事業單位檔案信息化數據庫的建設水平。在事業單位的檔案管理信息化建設中，首要工作就是應該確保檔案管理數據庫質量，這也是保障事業單位檔案管理服務和管理水平的關鍵。在具體的實施過程中，重點是根據事業單位檔案管理工作的實際需要明確數據庫的建庫內容、檔案數據庫數據結構、基本屬性要求等，完善檔案管理數據庫的建設。在數據庫的管理方面，重點是結合事業單位內部管理信息化網絡化建設，實現檔案數據保存的動態化。既要注重對傳統檔案資料進行數據庫入庫，對有關的紙質檔案進行掃描、備份，完善電子檔案信息庫，并打造數字化目錄索引，實現檔案查閱方式由原始資料翻閱向電子信息檢索的轉變。同時，也應該注重實現事業單位檔案管理的前端控制。

（2）提高事業單位檔案管理工作各項流程的信息化。推進事業單位檔案管理信息化，在事業單位檔案的歸檔管理環節方面，事業單位的檔案工作部門應該根據檔案管理相關要求，對于事業單位經營管理中產生的具有保存和利用價值的電子文件等，進行集中采集、歸檔、管理，確保有關檔案資料管理規范、安全完整、資源共享。其次，在事業單位檔案管理方面，還應該注重提高各類檔案資料的服務利用效率，對于事業單位各項檔案資料，應該按照相關管理權限設定要求，積極為外界提供網絡化的查詢利用服務，最大程度的提高事業單位檔案資料的利用水平。第三，針對事業單位的檔案管理，應該進一步完善事業單位檔案管理安全保障體系的建設完善，特別是應該加強對檔案管理終端計算機的安全管理，加強身份認證和權限管理，對于有保密要求的檔案資料管理應該嚴格執行網絡物理隔離，確保事業單位檔案資料的安全可靠。

（3）強化事業單位檔案管理有關基礎工作。在事業單位檔案管理方面，首先事業單位應該重視檔案管理信息化建設，特別是應該增加相關的經費投入用于檔案管理信息化建設，為檔案數字化、檔案信息安全保障和檔案信息化運行維護設置必要的經費。其次，應該重點加強事業單位檔案管理人員隊伍建設，按照事業單位檔案管理信息化建設的需要，培養和引進既懂計算機網絡技術，又懂檔案業務知識的復合型人才，并進一步加強事業單位檔案人員的計算機、網絡技術、多媒體技術等信息化知識與技能培訓,為事業單位檔案管理信息化建設提供有力支持。

五、結語

信息化是事業單位檔案管理的主要發展方向，在事業單位檔案信息化體系建設發展的推進過程中，應該緊密結合當前事業單位檔案管理的新理念新手段，重點在檔案管理信息化標準化管理、數據庫建設以及檔案數據有效利用等方面采取有效措施，以不斷提高事業單位的檔案管理水平。

[1]王曼華．推動事業單位檔案信息化管理的舉措分析[J]．城建檔案,2014(11):85～86．

[2]項靜瑤．淺談事業單位檔案管理信息化建設[J]．科技資訊,2013(30):214,216．

[3]粟盛．提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]．東方企業文化,2013(16):128～129．

（作者單位：濟南市渣土管理處）