信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作的研究

文/廣州城建職業(yè)學(xué)院 沈小軍

信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作的研究

文/廣州城建職業(yè)學(xué)院 沈小軍

信息化建設(shè)是民辦高校檔案工作創(chuàng)新的客觀需要，只有抓住信息化建設(shè)的方向，才能真正使檔案工作上一個新臺階。本文主要分析了民辦高校檔案信息化工作的現(xiàn)狀，提出了加快信息化建設(shè)的必要性和具體方法。

信息化；創(chuàng)新；民辦高校；檔案管理工作

目前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，推動了各行業(yè)的發(fā)展，也將檔案工作推向了一個全新階段，民辦高校檔案工作要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)自身價值，就必須主動適應(yīng)信息時代的發(fā)展，加快檔案信息化建設(shè)，提高信息化管理水平，創(chuàng)新檔案工作，更好地發(fā)揮服務(wù)功能。

一、檔案信息化是民辦高校檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要

信息化為檔案工作的開展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，“檔案信息化是檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的一個重要標志。”為此，國家多次出臺相關(guān)文件，積極推進檔案信息化建設(shè)。2000年，國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，提出了加強檔案信息化建設(shè)的要求，2002年11月頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，是各單位推進檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)性文件，也是民辦高校加強檔案信息化建設(shè)的推動器。

加快檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的需要，民辦高校作為重要的人才培養(yǎng)基地，每年產(chǎn)生大量的行政、教學(xué)、財務(wù)等檔案，這些檔案都需要規(guī)范有效的管理和保存，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要，這需要檔案人員跟上信息化發(fā)展的趨勢，改變傳統(tǒng)的工作方法，學(xué)習(xí)新技術(shù)，積極應(yīng)對檔案工作的新挑戰(zhàn)。

二、民辦高校檔案工作信息化水平的現(xiàn)狀

民辦高校的檔案工作起步晚，普遍存在著檔案工作不受重視、管理不規(guī)范、信息化程度不高等問題，表現(xiàn)為一些學(xué)校的檔案基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，缺少復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備；檔案人員編制少；一些檔案員身兼數(shù)職，即是檔案員，又是統(tǒng)計員，還要負責文秘、工會等工作，工作量繁重；一些學(xué)校的檔案員文化程度偏低，計算機應(yīng)用不熟練，思想比較守舊。這些問題的存在，制約了檔案信息化建設(shè)的進程，許多民辦高校的檔案成了“死”檔案，利用率低，降低了檔案工作存在的意義。

三、信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案工作的措施

我們應(yīng)該看到，公辦學(xué)校的檔案工作信息化建設(shè)投入大，信息化程度高，已經(jīng)走在了民辦高校的前面。所以，民辦高校相關(guān)人員應(yīng)認真對待檔案工作中的問題，積極解決，創(chuàng)新檔案工作的新局面。具體來說，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入。民辦學(xué)校的檔案工作因為不能直接產(chǎn)生效益，不如教學(xué)、招生等工作受重視，在人、財、物方面得不到應(yīng)有支持，存在重視程度不夠、資金投入少、設(shè)備配置低等問題，與公辦高校存在不小的差距。在檔案信息化工作的進程中，首先需要民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案意識，設(shè)立專項經(jīng)費，提高資金投入力度，檔案信息化建設(shè)建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上，為此，應(yīng)該購置掃描儀、打印機、數(shù)碼相機、圖像識別、處理軟件等設(shè)備，改善檔案工作的辦公條件，實現(xiàn)管理設(shè)備的先進化，保障檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）建立科學(xué)的檔案管理體系。民辦高校應(yīng)改變舊的工作觀念和模式，堅持以信息化建設(shè)為載體，建立科學(xué)的檔案管理體系。“檔案管理信息化是指檔案部門改革傳統(tǒng)管理方法，運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用的過程。”民辦高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行，檔案信息資源應(yīng)該全面整合，集中管理，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，優(yōu)勢互補。

（三）建立民辦高校檔案信息數(shù)據(jù)庫。目前，大部分民辦高校的檔案仍以紙質(zhì)為主，紙張檔案在保管中容易出現(xiàn)發(fā)脆、發(fā)黃等問題，長期保存比較困難，而進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)則可以解決這些問題。可以說，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要工作，也是檔案工作發(fā)展的必要趨勢。主要應(yīng)做好以下兩個方面的工作：1.加強紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)中，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)性工作，工作量大，難度高，需要對紙質(zhì)檔案進行掃描等技術(shù)處理，用數(shù)字記錄的方式全部存入磁盤、光盤之類的儲存器中，紙張檔案數(shù)字化不僅有利于檔案的長久保存，還能改善檔案的利用方式，提供更便捷的服務(wù)，實現(xiàn)信息共享。2.完善電子文件的收集、整理和保管工作。隨著計算機的普及，各高校產(chǎn)生大量的電子文件，其中大部分電子文件屬于歸檔范圍，我們應(yīng)加強對這些電子文件的歸檔工作，嚴格執(zhí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的“雙套制”歸檔制度，這需要我們一方面收集歸檔單位以前產(chǎn)生的、屬于歸檔范圍的電子文件；又要及時接收各歸檔單位新產(chǎn)生的電子文件，與校園網(wǎng)、辦公自動化系統(tǒng)做好連接，使文件材料通過網(wǎng)絡(luò)就可以接收和歸檔。應(yīng)保持電子檔案收集工作的連續(xù)性、完整性和多樣性，不僅要收集文字、圖表等檔案，還要保存相片、錄音、錄像等檔案資料。

（四）建立科學(xué)的檔案服務(wù)體系。檔案信息服務(wù)工作是檔案工作的目的，傳統(tǒng)的單一、被動的檔案服務(wù)模式已不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要，目前，一些民辦高校檔案部門的信息資源開發(fā)還處在淺層次，檔案利用率低，不能滿足師生對檔案信息的需求。隨著信息化時代的到來，檔案人員在規(guī)范整理檔案的基礎(chǔ)上，還“要多角度、多渠道、全方位、深層次開發(fā)檔案信息，主動、及時和超前提供利用服務(wù)。”不但要做到檔案的收集歸檔工作，還要對歸檔的檔案進行深入研究，編制各種文獻資料，改變服務(wù)觀念，提高檔案服務(wù)水平，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)快捷、便利的特點，實現(xiàn)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。

（五）建立一支優(yōu)質(zhì)的檔案工作隊伍。“實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備，檔案管理技術(shù)手段越先進，對工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求就越高。”學(xué)校應(yīng)重視檔案室的人員配備和兼職檔案員的隊伍建設(shè)，完善檔案管理人員隊伍，培養(yǎng)一支政治過硬、業(yè)務(wù)熟練的檔案工作隊伍。 民辦高校檔案人員應(yīng)改變傳統(tǒng)的思想觀念，多向信息化程度高的學(xué)校檔案部門取經(jīng)，按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的新局面。

四、總結(jié)

總之，民辦高校的檔案工作起步較晚，受主客觀因素的制約發(fā)展滯后，在社會信息化大潮的推動下，必須明確發(fā)展方向和工作重心，學(xué)習(xí)公辦院校的先進管理經(jīng)驗，提高檔案工作的信息化水平，爭取成為一流的檔案館（室）。

[1]孫艷麗.借力信息化建設(shè)創(chuàng)新檔案工作[J].現(xiàn)代情報.2010(6):111．

[2]譚慧.面向高校信息化的檔案管理創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2014(3):70.

[3]彭棟霞.高校檔案工作的現(xiàn)狀與改進對策[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版,2002,24(6):157.

[4]張其林.信息化社會下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議[J].學(xué)理論,2013(21):229.

廣州城建職業(yè)學(xué)院2016年校級課題——信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作的研究（課題編號：Y201668）的階段性成果。】