淺談檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性

嚴(yán)寶龍

摘 要 檔案管理在我國(guó)已有完善的法律體系，各單位對(duì)檔案的管理都形成了一定的模式，有組織、有投入、有檢查、有考核、有總結(jié)。檔案在形成和使用過(guò)程中體現(xiàn)出了原始記錄屬性、信息屬性和知識(shí)屬性三大重要屬性，隨著時(shí)代的發(fā)展和檔案管理的創(chuàng)新，檔案管理又體現(xiàn)出了包括藝術(shù)性在內(nèi)的新特性。本文通過(guò)對(duì)檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性特點(diǎn)的觀察和思考，對(duì)其進(jìn)行了闡述，希望對(duì)檔案從業(yè)人員在工作中更好地把握和發(fā)揮其特性、作用提供幫助。

關(guān)鍵詞 檔案 藝術(shù)性 經(jīng)濟(jì)性

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，因此檔案就是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，最基本的屬性就是原始記錄性。我們?cè)趯W(xué)習(xí)檔案知識(shí)和管理檔案時(shí)，往往會(huì)關(guān)注其原始記錄屬性、信息屬性和知識(shí)屬性，其實(shí)除此之外，檔案還具有其他屬性，如政治性、文化性、社會(huì)性、教育性等，從現(xiàn)代檔案管理角度來(lái)看，它又具備了藝術(shù)性特點(diǎn)，同時(shí)突出了經(jīng)濟(jì)性（價(jià)值性）。

檔案具有藝術(shù)性特點(diǎn)。隨著檔案管理手段的現(xiàn)代化、智能化水平的提升，科技含量和創(chuàng)新管理為檔案管理工作提供了新的幫助，加之檔案所屬單位對(duì)檔案管理工作的法制觀念和重視程度不斷加強(qiáng)，積極投入，創(chuàng)新管理，使得檔案管理的藝術(shù)性不斷顯現(xiàn)。檔案庫(kù)房的匠心設(shè)計(jì)與精細(xì)化管理、檔案資料依智能化科目類別設(shè)計(jì)檢索、原始檔案資料本身通過(guò)精心整理后合理整齊擺放、按照標(biāo)準(zhǔn)化要求實(shí)施的檔案外包裝與檔案工作者個(gè)人的創(chuàng)意和藝術(shù)修養(yǎng)的融入，都對(duì)賦予檔案管理的藝術(shù)性起到了推波助瀾的作用。當(dāng)我們有幸進(jìn)入優(yōu)秀企業(yè)的檔案庫(kù)房時(shí)，無(wú)不為其檔案的數(shù)量、規(guī)模以及多元化豐富的內(nèi)容所震撼，更為其在管理中所展現(xiàn)出的藝術(shù)性、協(xié)調(diào)性、創(chuàng)意性、合理性、便利性與美學(xué)設(shè)計(jì)融合所呈現(xiàn)出的較高的藝術(shù)水平所折服，使人們從呆板的檔案管理氣氛中得到新的體驗(yàn)。

檔案的藝術(shù)屬性的另一方面體現(xiàn)在檔案本身。著眼聲像檔案及其他諸如紅頭文件、出版物等，以及部分歷史檔案中獨(dú)具特色的鎮(zhèn)館寶藏等，均可在翻閱過(guò)程中細(xì)細(xì)品賞其在各個(gè)歷史時(shí)期的藝術(shù)特性，反映出當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)條件、審美情趣、基本構(gòu)想等。圖片和聲像資料最能體現(xiàn)當(dāng)事者和留檔人員對(duì)事件的觀察角度和資料歸檔思維的研判，被收檔的每一幅畫面都是精挑細(xì)選出來(lái)的實(shí)證和藝術(shù)品，在查閱過(guò)程中猶如翻看歷史畫冊(cè)，結(jié)合對(duì)往事的回眸，留給查閱者許多想象空間。近些年，我們看到的各種大型圖片展或歷史圖片展，不僅展示圖片，還結(jié)合了視頻（聲像）集成同步展覽，展示的許多資料就是來(lái)源于各級(jí)檔案館藏資料，或從館藏資料中復(fù)制而來(lái)，展覽所營(yíng)造出的空間和環(huán)境形成了一個(gè)藝術(shù)殿堂，而參展的各種文獻(xiàn)資料在經(jīng)過(guò)篩選、入展后，其自身的藝術(shù)屬性也得到了釋放。無(wú)論資料畫面顯示的內(nèi)容多么紛繁，通過(guò)藝術(shù)再現(xiàn)，其就不僅僅是歷史佐證，更是當(dāng)時(shí)歷史的深刻記憶和現(xiàn)代藝術(shù)的重新結(jié)合，即對(duì)研究歷史事件的學(xué)者提供幫助，也對(duì)普通參觀者產(chǎn)生了吸引力。

紅頭文件和出版物等檔案資料會(huì)因其中的字體、措辭、排版、印刷（質(zhì)量）等而透出藝術(shù)氣息，猶如藝術(shù)品般給人以欣賞和回味。檔案館藏中的鎮(zhèn)館之寶一般是檔案所屬單位的檔案精品，無(wú)論內(nèi)涵、價(jià)值還是形態(tài)均有與生俱來(lái)的獨(dú)特藝術(shù)氣息，當(dāng)檔案使用者與其擦出“火花”時(shí)，便是其藝術(shù)氣息迸發(fā)的時(shí)刻。

檔案具有經(jīng)濟(jì)性特點(diǎn)。從廣義上講，檔案的經(jīng)濟(jì)性是指所有檔案的收藏價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值的總和。狹義上則指某件檔案所攜帶在其中的長(zhǎng)期收藏和使用價(jià)值，其價(jià)值是相對(duì)于檔案所屬單位而言的，但不局限于單位本身，在某些特殊時(shí)期或特定場(chǎng)合甚至?xí)皆搯挝弧?/p>

檔案的經(jīng)濟(jì)性應(yīng)從幾方面考察：一是對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的投入的性價(jià)比；二是檔案資料歸檔階段的自身價(jià)值，可稱為顯性價(jià)值；三是檔案資料歸檔后的長(zhǎng)期潛在價(jià)值，可稱為隱性價(jià)值。

一件毫無(wú)價(jià)值的普通檔案或許在終身收藏和管理中都無(wú)法發(fā)揮作用，比如某件過(guò)時(shí)的產(chǎn)品的原始?xì)w檔資料等，此類檔案在管理過(guò)程中會(huì)耗費(fèi)一定的管理成本。而一件有價(jià)值的檔案從歸檔之日起，一直在發(fā)揮自身的價(jià)值，比如一個(gè)單位建立之初的上級(jí)批文、當(dāng)時(shí)的法律依據(jù)文件、土地規(guī)劃資料、地下隱蔽工程設(shè)計(jì)竣工資料等，或與國(guó)防相關(guān)的產(chǎn)品、工程等原始資料或數(shù)據(jù)等，或某重要領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見(jiàn)等，再有就是某重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪的聲像資料依據(jù)，可以佐證該單位或該項(xiàng)目的地位、價(jià)值以及輝煌歷史，更可通過(guò)這些資料固本清源，發(fā)掘或延伸出新的價(jià)值或利益。因此，這部分資料的管理成本是必須投入的。

應(yīng)根據(jù)行業(yè)相關(guān)法規(guī)對(duì)檔案進(jìn)行定期梳理，按存在價(jià)值年限調(diào)整其后期館藏時(shí)間，將無(wú)價(jià)值或低價(jià)值檔案通過(guò)檔案管理程序進(jìn)行評(píng)價(jià)、申報(bào)、公開(kāi)或銷毀，減少或降低管理成本，將更多的資源用于那些有價(jià)值、有特點(diǎn)的檔案資料的管理中，集中精力保護(hù)好珍貴的、有價(jià)值的檔案資料。

檔案資料的經(jīng)濟(jì)性更多的是指自身帶來(lái)或存在的價(jià)值，也就是顯性價(jià)值。這種價(jià)值可從對(duì)檔案所屬單位在法律層面、戰(zhàn)略層面和對(duì)該單位能否提供經(jīng)營(yíng)管理幫助角度來(lái)衡量。最具價(jià)值的檔案是有著堅(jiān)實(shí)的法律底蘊(yùn)的，是可以為檔案所屬單位在相關(guān)法律糾紛中提供佐證和依據(jù)的，比如該單位成立初期的相關(guān)批文以及其他重要資料、依據(jù)等。最具價(jià)值的檔案是可以在檔案所屬單位調(diào)整戰(zhàn)略決策或任何階段的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中體現(xiàn)出方向性，并把持好基礎(chǔ)和底線的不可逾越的依據(jù)和紅線，如國(guó)家或上級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)該單位發(fā)展或產(chǎn)業(yè)重點(diǎn)定性的批文、長(zhǎng)期有效或正在執(zhí)行中的該單位對(duì)外相關(guān)合同、該單位戰(zhàn)略調(diào)整或在改革創(chuàng)新的方向變化上應(yīng)該把持的總目標(biāo)和要求等硬性規(guī)定的檔案資料。

檔案的經(jīng)濟(jì)性的隱性價(jià)值體現(xiàn)，就是其為檔案所屬單位所能發(fā)揮的未來(lái)價(jià)值而存在的必要性的體現(xiàn)。一般單位收藏檔案時(shí)最大的考慮因素就是希望通過(guò)該檔案資料的長(zhǎng)期有效收藏管理，以備不時(shí)之需，并不斷發(fā)掘其帶來(lái)的隱性和遠(yuǎn)期價(jià)值。有些案例可以說(shuō)明，如在某企業(yè)與相鄰企業(yè)的土地糾紛中，因?yàn)橛辛四痴鎸?shí)檔案的明確證據(jù)，在法律糾紛中據(jù)理力爭(zhēng)，贏得土地歸屬權(quán)利。又如，在與某合作單位開(kāi)展合作的過(guò)程中，因?qū)Ψ讲宦男泻贤x務(wù)，違反了合同精神產(chǎn)生糾紛或矛盾，在訴諸法律時(shí)，因原始合同及相關(guān)支持性附件或文件存檔及時(shí)、完整，提供了清晰的責(zé)任判定依據(jù)，從而贏得勝訴，為企業(yè)挽回了損失。又如，某政府部門因行政不作為，企業(yè)在開(kāi)展某項(xiàng)工作時(shí)遭遇審批環(huán)節(jié)卡殼，造成工作延滯，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失，經(jīng)協(xié)商無(wú)果且協(xié)調(diào)不力，將該政府部門訴諸法律，因?yàn)橛嘘P(guān)鍵資料和依據(jù)的完整存檔，經(jīng)法庭調(diào)閱后起到了很好的法律判罰支撐作用，挽回了企業(yè)的損失。諸如此類的案例是很多的。

因此，考察檔案的經(jīng)濟(jì)性，既要看其歸檔之際的實(shí)際利用價(jià)值，更要放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，準(zhǔn)確判斷其將來(lái)所能發(fā)揮的隱性價(jià)值，對(duì)其實(shí)施精細(xì)化管理，確保其價(jià)值的隨時(shí)發(fā)揮和永續(xù)存在。

其實(shí)，檔案的藝術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性是檔案資料或檔案管理中的“感性”和“理性”兩方面的實(shí)際體現(xiàn)，檔案工作者應(yīng)積極改善檔案的呆板形象，在科學(xué)管理檔案過(guò)程中不斷賦予其生動(dòng)活潑的藝術(shù)氣息，給檔案使用者帶來(lái)一定的創(chuàng)新感受和藝術(shù)體驗(yàn)，同時(shí)尊重檔案管理的嚴(yán)肅性，在檔案資料的經(jīng)濟(jì)性方面用心發(fā)掘、精心管理，發(fā)揮好檔案的長(zhǎng)期實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性作用，以最大限度為檔案所屬單位提供服務(wù)和幫助。

（作者單位為上海發(fā)電設(shè)備成套設(shè)計(jì)研究院有限公司）endprint