新時期社會保險檔案管理的創新舉措

程連明

【摘 要】隨著社會的進步與發展，尤其是社會整體管理水平的提高，社會保險業務的管理顯得尤為重要；這不僅是因為社會保險業業務范圍越來越廣，更是因為全民重視、全民參與的意識越來越強。

【關鍵詞】檔案 管理 措施

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.18.174

當今的社會保險已經涉及家家戶戶，關乎著每個家庭乃至整個社會的和諧與穩定。在這樣的背景與現實條件下，作為關乎每個人切身利益的社會保險檔案管理就必須與時俱進，而且要創新管理，這樣才能為我們社會的科學發展和可持續發展保駕護航。

一、徹底摒棄傳統而落后的檔案管理理念，樹立服務型管理思想

傳統的檔案管理，更加強調文獻與參考功能，靜態實錄要大于實際應用。也就說，傳統的檔案管理更加側重于保存功能，屬于機密而保存，一般的個體是無緣接觸或者使用檔案的，而現代社會的管理更強調檔案管理的應用性，一般是作為查閱性、紀實性而存在的，因而它提供給每一個個體的是強大的服務功能。所以，相對于傳統的檔案管理，現代社會里的檔案管理更加強調其管理內容的公開性、開放性、公正性、真實性和服務性。作為社會保險的檔案管理，除了必須保證檔案的及時性、真實性、公平性、開放性外，尤其強調其服務性，必須保證所有參保人員能夠及時準確了解自己參保的靜態與動態信息，了解社會的方針與政策。這就要求社保檔案管理者及時提供強大而真實參保信息，積極主動地為所有參保對象提供優質的服務。

二、與時俱進，創新檔案管理方法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。與時俱進，革新觀念，高效管理，提供更加優質、便捷的服務，本身就是人類社會文明與進步的標志。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，還可以有效防止檔案數據的丟失與缺漏。我們應針對不同門類的檔案，確定并采取不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。值得注意的是，立卷原則一旦形成并達成共識，所有管理人員就必須嚴格執行這個剛性原則；即使在工作開展過程中發生新情況，出現新問題，我們也要集體討論研究，根據實際情況作出適時、適當的修正。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。當前，我們國家人口眾多，社區劃分相對比較復雜，再加上任何一個社區的流動人口、外來人口眾多，為了便于實際的查閱與檢查，我們必須樹立一個“方便、快捷、優質服務”的建檔原則，這不僅是為了我們自身工作的方便，更是為了向社會提供更加方便快捷的服務，從而全面促進人類文明發展的進程。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”“長期”和“短期”三種保管期限。“永久”“長期”類的檔案，在管理時應格外盡心，堅持經常性地檢查、補充、核對，以確保其應有的價值，特別是保存價值和是使用價值。

（三）積極主動接軌全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄參保人個人歷年的工資收入情況。

不僅如此，我們還要加大資金與技術投入，比如開發并開放植根于計算機網絡、手機互聯網平臺的信息查詢端口，定期定時主動提供相關信息。非但如此，管理者還應及時準確更新各種信息，并將相關信息向參保者通報，同時要求參保者及時確認屬于自己的信息。考慮到縣級城市特別是郊區市民的信息技術水平現狀，我們管理者還應該及時地將參保者自己確定的信息打印出來進行公示，或者通過微信群、QQ群進行公示。

（四）統一并規范公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

（五）建立社區范圍內的民主監督管理體系

社保檔案的管理內容在很大程度上是開放的，但是，我們不得不做好參保人員信息的保密工作，積極防止那些有意或者惡意篡改公民參保信息的行為。在這方面，我們除了通過技術手段來強化信息管理的科學性外，尤其應該在我們的管理平臺上建立一整套科學而實用的監督系統，充分吸納社會熱心人士參與監督與管理。當然，對于參保人員的重要信息，我們仍然要堅持信息的保密性，只是允許部分公開信息，如各種公示性信息接受社會的監督，力爭在全社會的監督中完善我們的管理。比如參保單位與參保個人的繳費年限、繳費金額、繳費形式等，我們完全可以在平臺上公開，以接受社會的監督。至于那些依法依規享受各種優惠政策的參保信息，我們也可以進行公示與監督，一者是為了社會的公平，二者是為了進一步規范我們的管理行為；透明的、公開的、民主的管理舉措才是科學的，尤其令人民群眾信服，又能凝聚民心，有利于加快社會主義和諧社會建設的步伐。當然，有監督機制就要建立獎懲機制，對那些惡意篡改公民合法信息或者造謠惑眾者依法依規嚴肅處理，而對積極監督、認真履責，尤其是公民信服、敬佩者要大力表彰，以促進他們更好地盡職履責。endprint