檔案信息數字化外包共建風險控制探析

王晴

摘 要 隨著社會的發展和時代的進步，我們進入了數字化時代，于是出現了很多數字化外包公司，這有利于我們對信息進行整理，與此同時，將信息外包給服務公司也會存在一些風險，例如，外包公司的監管不嚴導致外包出去的信息容易丟失、容易被盜取。所以，本文以檔案信息數字化為例，對其中存在的風險進行探討并提出一些有效的措施。

關鍵詞 檔案信息 數字化 外包 風險控制 探析

中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：A

0引言

檔案信息數字化是指以前的用紙張或者錄音帶或者錄像帶存儲的原始檔案信息現在通過一定的技術手段轉換成多媒體信息，例如圖片文件、聲音文件和錄像文件等。服務外包是指企業把自己公司的非核心工作外包給其他優秀的公司，以獲得完美的工作結果，再把自己公司核心的工作內容做好，從而達到降低成本、提高工作效率、增強企業之間的競爭力的經營和管理模式。

1檔案信息數字化外包共建的風險

隨著檔案信息化工作的開展，很多檔案館會把檔案信息數字化交給中介公司完成，但是，檔案業務外包也會存在一定的失誤，造成一些風險。下面從四個方面分析造成風險的原因。

1.1經營目的不同導致風險

檔案館將低成本、高工作質量作為工作目標，把檔案信息數字化外包給中介公司，而外包公司以高利潤為工作目標，這兩者的目標不對等，所以，當出現成本上升這種現象時，外包服務公司便得不到最大的利潤，此時外包服務公司的質量可能會有所下降，嚴重的話會造成外包服務公司違約，給檔案館帶來一定的損失。

1.2信息不對稱導致風險

在眾多外包服務公司中，某些外包公司為了讓自己公司比其他更有聲望，便提供一些虛假的信息，如此一來，在檔案館不知道的情況下，將重要的檔案信息交給該外包公司整理，該外包公司由于沒有足夠的能力，導致出現失誤，造成了一定的損失。

1.3 缺乏監督管理導致風險

由于檔案館很難參與到外包共建工作中，所以不能對外包企業工作進行管理和約束，基于這種情況，檔案館很難對檔案信息數字化影響較大的結果進行控制和把握，甚至有可能發生資料外泄的問題。有一部分檔案館不會對外包服務公司的工作質量進行檢查驗收，所以外包服務公司的工作質量無法得到監測，工作人員對待工作便會疏忽，不用心，造成工作上的失誤的可能性會更大些。

2檔案信息數字化外包共建的對策

隨著信息化的發展與進步，檔案信息數字化已經逐步變成信息化建設的一個重要組成部分，收集檔案信息資源，構建檔案信息化體系，是信息社會發展必須要做的事情。檔案數字化外包共建成為檔案信息數字化主要的媒介，但是，在外包共建的發展過程中也會出現一些問題，外包共建存在一定的風險和弊端，我們應該合理規避風險，把握好外包共建的有利方面并合理利用，下面圍繞檔案信息數字化外包共建工作需要做好的幾個方面進行討論。

2.1制定科學合理的外包決策

檔案館想要將檔案信息數字化外包就要先選擇合適的外包共建企業。由于數字化的發展越來越快，檔案業務外包中介機構也隨著越來越多，檔案館要在眾多的檔案業務公司中挑選出實力和價格這兩方面都滿意的公司是一件比較費力的事情，檔案館必須對外包企業的綜合實力和該公司在業內的評價進行綜合考察，還要把企業的資質、成立年限考慮在內，檔案館可以采用招標的方式選擇外包企業。其次，檔案館要確定外包的范圍，因為并不是所有的業務都適合外包，所以檔案館在外包前先要進行分類。一是要區分涉密信息和非涉密信息，二是分層次的外包，先對重要的信息進行外包，最先完成重要信息的數字化，然后逐步實現館藏檔案其他信息的數字化。最后要制訂一份外包共建的工作計劃，按照工作計劃進行外包共建工作，并對外包共建工作質量進行監測和管理。

2.2共建雙方要建立良好的合作氛圍

一個良好的團隊必定是每個人都相處得十分融洽，所以，共建雙方也要建立良好的合作關系。良好的合作關系有利于實現共贏，也有利于交流溝通，當兩方中有一方發現問題，另一方能夠積極配合并協助對方一起解決問題。

2.3做好外包期間管理人員的培訓工作

信息化的發展給檔案管理人員的工作增加了難度，以往的信息傳遞媒介已經以數字化的形式向人們顯示，這便要求檔案管理工作人員了解數字化相關的技術手段，以便做好檔案信息整理工作。所以，當檔案信息數字化工作被外包給其他服務公司的時候，檔案管理工作人員可以借此空閑時間學習一些相關的數字化處理技術，學習此技術既可以為交接外包服務公司的后續工作做好準備，也可以在檔案信息數字化工作出現一些紕漏的時候可以得到及時有效的解決。

2.4建立完善的監督檢查機制

檔案館將檔案信息交由外包服務公司進行處理，要首先了解該公司的背景和作風，然后對該公司進行一定的考察，建立完善的監測機制，因為檔案信息畢竟是很重要的信息，外泄勢必會引起一些弊端，所以外包服務公司應該對該信息進行保密，因此檔案管理工作人員應該對外包服務公司進行定期的監測和排查，防止該公司泄露信息。

3結語

本文主要從檔案信息數字化外包共建的風險和檔案信息數字化共建外包的對策兩方面著手進行探討，從多方面分析了檔案信息數字化外包共建的風險，也給出了一些外包共建的對策，希望對檔案信息管理工作有一定的幫助。

參考文獻

[1] 杜文軍. 檔案管理數字化中的信息安全風險及其控制[J]. 辦公室業務，2016，（09）：33+35.

[2] 段英華. 淺談檔案管理數字化中的信息安全風險及其控制[J]. 黑龍江史志，2015，（07）：104.

[3] 楊崇. 高校檔案數字化外包中信息安全的風險控制探析[J]. 蘭臺世界，2012，（35）：88-89.

[4] 趙丹陽. 數字環境下科技文獻信息開發利用與服務模式研究[D].吉林大學，2012.

[5] 周蕾. 檔案信息數字化外包共建風險控制探析[J]. 蘭臺世界，2011，（15）：59-60.endprint