醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的SWOT分析

張璐+黃圣潔

【中圖分類號】R71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2017）10--01

SWOT分析是由美國舊金山大學韋里克教授提出來的，是一種綜合考慮組織內(nèi)部條件和外部環(huán)境的各種因素，進行系統(tǒng)評價，從而選擇最佳經(jīng)營戰(zhàn)略的方法[1]。對醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理而言，“S”是指根據(jù)醫(yī)院檔案自身情況的分析，確定實現(xiàn)醫(yī)院檔案電子化管理的內(nèi)部優(yōu)勢；“W”是指對于醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理建立的存在的問題和不利因素；“O”是指有利于醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的客觀環(huán)境的出現(xiàn)；“T”是指出現(xiàn)了醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理不利的情況，有可能威脅到醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理和發(fā)展。醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的發(fā)展經(jīng)歷一段歷史時期，目前取得了一定的成績，然而，要實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理，具有一定的優(yōu)勢，當然也存在不足；具有良好的外部環(huán)境，同時也充斥著許多的外部威脅。

1 醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的優(yōu)勢分析

1.1 信息的方便性

電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言，可以直接由計算機進行處理，使檔案信息的處理極為方便，又能節(jié)省時間。檔案管理者和使用者可以根據(jù)要求使用計算機對文件中的信息進行分類、匯總、打印或復(fù)制，將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式[2]。

1.2 信息的共享性

醫(yī)院的電子化檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活，電子化檔案的存儲的多樣性，比如硬盤存儲、醫(yī)院OA管理系統(tǒng)存儲、醫(yī)院FTP的存儲，亦或者是通過云存儲，這樣的存儲方式使得醫(yī)院電子化檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)在全院甚至是全社會的共享。

1.3 信息的復(fù)用性

醫(yī)院的電子化檔案的可變現(xiàn)及共享性，注定信息具有極大的復(fù)用性。電子檔案的傳播性快，所有用戶所見的檔案文件與原始檔案文件具有一致性，檔案的使用者即能所見即所得，信息的復(fù)用性好，檔案復(fù)印機查閱出錯的幾率低。

1.4 信息傳遞的快捷性

電子化檔案可以在網(wǎng)絡(luò)上通過數(shù)據(jù)傳輸進行查閱和傳遞，具有比紙質(zhì)檔案傳播更加方便、快捷和迅速，不受時間和空間的傳播限制，只要有網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)信息傳播途徑，就能實現(xiàn)電子檔案的快捷傳遞。

2 醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的劣勢分析

2.1 缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范

許多醫(yī)療機構(gòu)在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視購置較好的計算機設(shè)備和信息系統(tǒng)，忽視電子化檔案信息資源統(tǒng)一標準和規(guī)范化建設(shè)[3]。

2.2 檔案管理人員意識問題

較多檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已輕車熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的問題，在一定程度上制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展[4]。

2.3 軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差

許多檔案部門雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用[2]。另外，目前市面上成熟的醫(yī)療機構(gòu)檔案管理的系統(tǒng)并不多。

2.4 數(shù)據(jù)保護存在風險

醫(yī)院電子化檔案具有所有電子數(shù)據(jù)庫的共性問題，傳播的快速性使得數(shù)據(jù)保護存在一定的風險。目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全，容易導(dǎo)致醫(yī)療機構(gòu)信息的丟失與盜用[5]。

3 醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的機會分析

3.1 管理過程中都存在信息載體的壽命問題

紙質(zhì)檔案靠紙張這個載體來延續(xù)其保存價值，而紙張壽命具有一定的局限性，經(jīng)過一定的時間之后，紙張就會脫氧泛黃，而且受到保存環(huán)境的影響，對于防火、防潮、防蟲等的條件要求比較高，紙質(zhì)檔案對于存放空間的要求較高，醫(yī)院的醫(yī)療檔案住院病歷保存30年，門診病歷檔案保存15年，很多醫(yī)療機構(gòu)需要預(yù)留大量的房間作為檔案室。電子檔案的信息載體要求相對而言更加低，占用的現(xiàn)實空間也較少，網(wǎng)絡(luò)存儲的壽命更長。

3.2 在管理上可以相互轉(zhuǎn)化

為實現(xiàn)更便捷的保存但又能最大限度的反應(yīng)歷史的真實面貌，紙質(zhì)檔案和電子檔案實現(xiàn)了相互轉(zhuǎn)化，將計算機中的部分電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之在實際應(yīng)用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務(wù)實的職業(yè)道德精神。為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作電子文件和數(shù)字化副本，其主要出發(fā)點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現(xiàn)資源共享。

4 醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的威脅分析

4.1 電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物

信息技術(shù)在大大豐富了檔案的表達形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。

4.2 檔案管理工作的分布由相對聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?/p>

在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個節(jié)點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無法彌補。

5 醫(yī)療機構(gòu)檔案電子化管理的戰(zhàn)略分析

5.1 SO策略：依靠內(nèi)部優(yōu)勢，利用外部機會

紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性[2]。endprint

5.2 WO策略：利用外部機會，彌補內(nèi)部劣勢

隨著信息化的發(fā)展和計算機、掃描儀等硬件設(shè)施的優(yōu)化升級和簡化應(yīng)用，檔案管理人員在使用的時候操作性更強，使得越來越多的檔案管理人員能夠更好地接受電子化管理檔案，檔案管理人員電子化管理意識越來越高。

5.3 ST策略：利用內(nèi)部優(yōu)勢，規(guī)避外部威脅

在當今網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)飛速發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)檔案的安全性高過電子檔案，因此在檔案管理時，部分保留傳統(tǒng)檔案是必要且意義重大的。對一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件，假如發(fā)生意外或特殊情況，致使電子文件賴以存在的計算機系統(tǒng)發(fā)生故障，因此有適當?shù)募堎|(zhì)文件備份也是極為重要的[2]。

5.4 WT策略：減少內(nèi)部劣勢，規(guī)避外部威脅

在當前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存的兩種檔案管理和存儲的方式[2]，電子化檔案管理的推進不可能一蹴而就。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，擔負著存儲、管理并提供利用醫(yī)院黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能，它是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實記錄，是醫(yī)院生命的年輪[6]。因此，要加快檔案信息資源的數(shù)字化進程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進檔案信息化建設(shè)，滿足信息社會對檔案信息資源的需求，對于檔案工作更有效的服務(wù)于政務(wù)信息公開和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)具有重要的意義[6]。

參考文獻：

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