論重大活動檔案收集存在問題與對策

鄒曉光

摘要：檔案的重要性不言而喻，主要的功能就是對事件發生的時間、地點、過程等細節進行記錄。案材料在現實生活中的種類很多，較為常見的幾種包括個人檔案信息、事物檔案信息、工作檔案信息等，重大檔案信息的記錄在其中也比較具備代表性，這種檔案信息在實際收集與記錄中具有一定的難度，所以工作人員在組織工作中有很多需要關注的點，本文根據以往在實際工作組織中積累的經驗給出了一下建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：中大活動檔案；信息收集；問題存在；解決對策

企業經營發展過程中為了獲得更好的前景，會在轉型或是升級中舉行重大的活動，這些活動的舉辦對企業的后續發展來說具有重要的指導作用，所以對活動的內容以及過程進行記錄是一件較為重要的事。重大活動中對檔案信息進行整理時可能會遇到較大的難度，原因是這些活動的規模很大，所以整個活動設計的步驟很多，一旦在數據收集與整理過程中哪個環節沒有注意就會出現較多的問題，信息資料不完整、信息內容丟失等都是較為常見的現象。

一、問題主要原因分析

（一）概念上模糊不清

重大活動的檔案管理工作在實際落實過程中，一些管理工作人員因為沒有經過專業的訓練，所以在對種類復雜的檔案信息進行整理時不免會出現各種各樣的問題，如對檔案管理規范模糊不清、管理工作沒有制度可循、管理工作人員無法對重大活動的程度進行預估等，這些問題的存在，讓檔案管理工作的質量一直無法保障，最為嚴重的事故是有些工作人員甚至會在檔案信息整理過程中將一些較為重要的信息給漏掉了，這種錯誤的出現對企業發展來說是巨大的資料損失。

（二）管理要求不夠明確

重大活動的檔案信息整理對整理工作人員的基礎素質要求很高，因為這些活動不同環節在信息收集種類上也會存在差異，聲像檔案、文字圖片檔案、實物檔案等都是會涉及到的形式，此時如果工作人員的基礎素質沒有達到相關要求或是沒有經過崗前培訓，在對各種形式的資料進行管理時就會出現問題，不同的檔案存儲形式，在管理方法上的要求也不同。但是很多管理工作人員因為管理辦法使用的不夠明確，就會導致這些檔案信息出現各種各樣的問題。

（三）檔案信息收集上不夠合理

在信息檔案的收集過程中，因為管理方法以及手段不夠明確，也會給檔案收集者的管理工作帶來很多障礙，較為突出的一個就是檔案管理者接收到采集任務時，經常會在工作落實過程中出現滯后的狀況，這種滯后問題的存在，不僅僅會降低工作之間的效率，檔案信息在轉述以及轉載過程中出現的信息殘缺讓工作質量出現持續下降的問題。

（四）協調問題

重大活動在舉辦過程中涉及檔案存儲形式較多，所以為了讓檔案信息可以整理的更為完善，需要安排更多的工作人員針對性負責不同形式檔案信息收集，在信息整理中管理工作人員需要與其他部門的工作人員進行協作，但是在溝通協調中沒有提前進行組織與安排的話就會導致工作效率無法保障。

（五）特殊檔案難收集

聲像檔案收集難這個長期困繞檔案收集工作的難題在重大活動檔 案資料收集中也不例外，仍有個別同志把照片檔案當作自己的私有財 產，不愿意提供給檔案部門。檔案管理人員必須要根據 相關檔案管理規范，來改變重大活動檔案材料的管理現狀，保持這類 檔案材料的完整性，本文根據對重大檔案材料管理體系的了解，對當 值管理水平低的原因以及解決管理問題的方法進行分析。

（六）其他問題

收集工作啟動滯后，收集工作必然需要更多時間。概括而言，這 個環節的工作通常需要三個步驟才能結束，第一步找到具體人員，說 明收集內容，展開收集工作；第二步協商確定收集時間、收集方式，辦理檔案收集相關事宜：第三步主動上門收集，辦理交接手續。一般 情況下，這三個步驟下來，已經過去幾個月時間了。重大活動檔案資料整理的復雜性，主要體現在以下幾點：一是類 型眾多，形式多樣。其中有紙質檔案，也有電子文件、聲像檔案；有 標準規格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質載體的文件材 料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊的 文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規范分別進 行整理，程序繁雜。二是數量巨大的照片檔案，需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應與各單位的文書檔案一起立卷整理，如此才能保 持文件材料之間的歷史聯系，現在單獨收集到檔案館后，因無法與其 它文書檔案一起整理，需要單獨確定檔案類別和整理方法等等，這些 問題導致整理工作異常復雜。

二、解決對策分析

（一）建設管理規范

黨的群眾路線教育活動很重要的一個環節，就是要求對存在的問 題建章立制，限時整改，因而能使“四風”頑疾迅速得以糾正。重大 活動檔案資料收集也要借鑒這種立竿見影式的解決問題方法。任何一 項重大活動，都必須將形成的各種類型的檔案資料歸檔一份，交檔案 部門保存。對此，檔案工作主管機關要出臺專門的重大活動檔案資料 收集制度，對歸檔工作提出具體要求，尤其要明確歸檔范圍、時間和 方式等，使相關部門人員明確職責，按制度開展工作。

（二）做好籌劃工作

重大活動檔案資料的收集，爭取上級領導的重視很重要。為了做 好這項工作，應做好兩個方面的提前籌劃：一是檔案工作主管機關提 前做好工作籌劃，努力爭取上級領導對重大活動的組織方提出明確的 檔案收集歸檔要求，明確收集內容、收集方式和收集時限；二是擔負 檔案收集任務的部門和人員也要提前做好工作籌劃，適時展開收集工 作，確保收集齊全，確保歸檔及時，確保移交及時。提前籌劃應大力 提倡的一種做法是：檔案工作主管機關及擔負檔案收集任務的部門人 員，都應將重大活動檔案資料收集列入年度工作計劃，作為年度工作 的一項內容，在實際工作中為檔案收集預留出必要的時間、人力和物 力做保障，只有這樣，才能確保收集任務的順利完成。

（三）采取跟蹤收集的方法進行檔案收集工作

筆者建議盡可能從完善相應制度機制來解決重大活動檔案收集中 存在的問題。另外，筆者提出跟蹤收集這一概念，是覺得它不同于我 們常講的主動收集。主動收集強調的是檔案部門主動去收集應歸檔的 檔案資料，而這種主動接下來會遇到各種各樣的問題，筆者更關注的 是這些問題的解決過程，因而提出跟蹤收集這一概念。所謂跟蹤收集 是指收集人員要密切跟蹤收集進度，做到鍥而不舍，一而再，再而三 地催收檔案，協調解決遇到的任何難題，直至收集任務最終完成，要 有一種不達目的誓不休的態度，這也是解決重大活動檔案收集工作現 實問題所不可缺少的。

三、結語

企業的重大活動檔案材料收集是一個異常復雜的過程，同時涉及的檔案信息載體種類也是異常多，只有在實際工作職責履行過程中制定出嚴格的執行標準，才能讓檔案信息的價值真正發揮出來，這些檔案材料也才能在使用過程中對歷史事實進行重現，讓研究人員更好的開展研究工作。所以實際整理過程中管理工作人員首先要將檔案信息的種類進行區分，然后根據這些檔案信息的整理方法將檔案的管理質量進行保障。

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