辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的高效措施

王海玲

摘要：本論文研究的目的為在辦公自動化背景下對醫(yī)院檔案管理進行必要性與可行性進行分析。具體方法為：首先對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后針對問題結合實際情況提出合理建議。醫(yī)院檔案管理工作在實現辦公自動化的基礎上可促使其工作效率得到有效提升，為在真正意義上實現對醫(yī)院各方面需求的滿足，醫(yī)院必須對自身的網絡安全管理進行有意識的加強，為今后的工作打下堅實基礎。

關鍵詞：辦公自動化環(huán)境下；醫(yī)院檔案管理；研究探討

醫(yī)院的日常運營會受到醫(yī)院檔案管理工作的直接影響，醫(yī)院檔案管理水平高低與醫(yī)院自身發(fā)展之間有著不可分割的密切聯(lián)系。醫(yī)院基礎設施的正常運轉以及醫(yī)療技術進步都需要得到醫(yī)院檔案管理記錄內容的支撐，這可在一定程度上促使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展與進步的目標得以順利實現。從傳統(tǒng)檔案管理角度來說，辦公自動化不僅可促使檔案管理效率得到提升，同時可促使檔案管理工作得到不斷的完善與優(yōu)化。

一、辦公自動化的基本概念和基本特點

1.基本概念

利用計算機信息技術進行辦公室工作就是指辦公自動化，數據傳輸接收以及數據儲存是辦公自動化的實質與目標，這對辦公可靠性與準確性的提升有積極作用。傳統(tǒng)的手工歸檔管理方式可辦公自動化的影響之下逐漸改變，這可作為一種重要手段促使醫(yī)院檔案管理工作提升自身的工作效率，促使醫(yī)院檔案的可靠性與完整性得到最大限度的提升。工作壓力較重是醫(yī)院的顯著特征，在檔案管理工作中使用辦公自動化可促使其自身的價值與意義得到最大限度的發(fā)揮。

2.基本特點

在辦公自動化的影響之下信息可在一定范圍內實現共享。多部門檔案管理以及檔案較為分散可實現對醫(yī)院綜合檔案管理的傳統(tǒng)性的直觀體現。計算機技術的價值與意義可在辦公自動化的背景之下得到最大限度的發(fā)揮與利用，檔案的科學化與合格化可在這一過程中得到根本性的保障，促使檔案管理工作的效率可在原有的基礎上得到大幅度提升，傳統(tǒng)檔案是調閱的時間限制與空間限制也在這一過程中被逐步打破。文件歸檔以及審批權限的規(guī)范需要在辦公自動化系統(tǒng)化的基礎上實現，同時也是對信息的保密性進行保障。

二、我國現階段醫(yī)院檔案辦公自動化存在的基本問題

1.缺乏完善的信息化管理制度

現階段我國醫(yī)院檔案的信息化管理制度依舊處于初級階段，軟件以及硬件設施方面都存在一定的缺陷。從電子檔案角度來說，其缺乏有效的存儲故障，極易導致患者出現資料泄露現象，最終導致患者的正常生活被影響。

即使醫(yī)院對醫(yī)院檔案管理投入了大量的資金，但是由于無法建設醫(yī)院辦公自動化的成熟檔案管理系統(tǒng)，因此在軟件以及硬件設施的配套上存在一定差距，因此無法搭建更為高效的醫(yī)院檔案管理平臺，造成資源的浪費情況出現[6]。

2.缺乏完善的辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)存在的基本問題主要包括以下幾個方面：其一，軟件投入過少；其二，軟件技術水平過于低下；其三，管理負擔任務較重。上述問題均影響著辦公自動化系統(tǒng)的整體水平，再加上辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)商水平與團隊水平不一致，所以使得某些軟件被開發(fā)出來之后與實際需求存在一定差距，造成電子檔案管理系統(tǒng)缺乏行之有效的子文件運轉系統(tǒng)。

3.缺乏專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員

辦公自動化技術的實現是基于計算機信息化技術的辦公方式，辦公自動化技術要求存儲方式具有多樣化，操作過程中更為精準。現階段我國醫(yī)院文檔管理工作人員還是習慣用傳統(tǒng)的方式來進行相關操作，缺乏了現代化文檔管理專業(yè)的操作技能，部分文檔管理工作人員在專業(yè)知識方面非常欠缺，無法勝任此項工作。

三、辦公自動化后提高醫(yī)院檔案管理效率的主要措施

1.轉變傳統(tǒng)的工作方式，促進醫(yī)院檔案的高效管理

辦公室自動化背景下，文件本身是相對獨立的；相比起傳統(tǒng)的歸檔工作，個人以及部門在醫(yī)院檔案管理工作中分工不同，自動化檔案管理以文件為單位，能夠直接處理好文件之后進行歸檔。電子化檔案的歸檔工作不是一個部門的工作，還需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件歸檔。簡而言之，一旦檔案部門與信息技術部門的工作被分離之后所建立的檔案是不夠完整的，應該將管理工作逐漸發(fā)展到設計階段，辦公自動化的系統(tǒng)功能也需要涉及到前端控制階段中。

2.加強網絡安全與醫(yī)院檔案管理信息化的建設

網絡系統(tǒng)是由基礎設施以及軟件硬件等數據材料組合而成的計算機系統(tǒng)，具有安全高效與可靠等特點。網絡安全需要保護網絡系統(tǒng)中的各個組織部分不受到損害，讓系統(tǒng)能夠正常運行，提供持續(xù)的網絡服務支持。網絡安全可以通過以下幾種技術得以實現：其一，數據加密技術；其二，攻擊檢測技術；其三，數據恢復技術；其四，防火墻技術等。醫(yī)院患者的檔案信息關系著患者的診療與康復是否能夠安全，與此同時需要嚴密保護好醫(yī)患雙方的合法利益。

3.建立規(guī)范化以及標準化的檔案管理制度

辦公自動化下的檔案管理具有方便和及時的優(yōu)點，上述優(yōu)點要求檔案管理工作必須做到統(tǒng)一規(guī)范。其主要原因是：如果系統(tǒng)文件的管理與檔案管理被分離開來，那么兩者之間就會存在越權的問題，所以醫(yī)院相關單位就必須制定一套統(tǒng)一的標準規(guī)范，以期能夠規(guī)范檔案的管理工作；另外，在業(yè)務流程的處理過程中，對文件歸檔以及文件處理等均應該制定統(tǒng)一的格式規(guī)范，確保不同的接口類型檔案能夠順利歸檔。

4.建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理隊伍

即使辦公自動化操作起來非常方便，但是仍然需要依靠人的操作來完成相關管理工作，因此需要廣泛提高管理工作者的綜合素質與專業(yè)素質。辦公自動化的發(fā)展腳步加快會使得檔案管理工作需要緊跟時代的發(fā)展步伐，企業(yè)單位需要極盡所能地培養(yǎng)此類人才，通過學習與培訓等更新管理工作人員的知識儲備。從另外一個角度來看，管理人員的自身素質也是影響醫(yī)院檔案管理水平高低的直接因素，企業(yè)在實施獎勵機制后，將管理者的職稱與業(yè)績進行掛鉤能夠充分調動工作者的積極性，建立一個專業(yè)素質過硬的檔案管理團隊。

5.加強對網絡信息的監(jiān)管

為了維護醫(yī)院檔案信息的安全性，醫(yī)院需要建設精確且完整的檔案信息化網絡系統(tǒng)，通過對網絡系統(tǒng)的加密方式以及設置權限等方式加強文檔網絡信息的文檔監(jiān)管力度，使用數據恢復技術對已經受到損壞文檔的進行修補與維護；為了防止人為不合理操作而出現文檔更改行為，需要對重置的穩(wěn)定進行特殊權限設置處理。醫(yī)院辦公自動化所管理的檔案信息直接關系著患者的隱私，因此需要引起醫(yī)院的廣泛重視。

四、結語

加強醫(yī)院檔案工作與辦公自動化技術互為結合不僅僅能夠提高辦公室自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用效率。在今后的醫(yī)院檔案管理工作中需要清楚認識到辦公室自動化的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。

參考文獻：

[1]孫濤，陳小琤.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（1）：51-53.

[2]李霞.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2015（4）.